Pierwsza rzecz niezbędna, by przedsiębiorca mógł korzystać z KseF, to nadanie tzw. uprawnień, dzięki którym możliwe będzie nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Dopiero otwarcie sobie przez przedsiębiorcę możliwości do zarządzania KseF umożliwia wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych (co jest istotne przy zarządzaniu sprzedażą) lub prawo do ich weryfikowania (w ramach uprawnienia pobierania z KSeF faktur sprzedaży i zakupu).
Osobne uprawnienie, które musi zostać nadane, dotyczy wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach samofakturowania, pozwalając w tej formie zarządzać firmową sprzedażą.
Podatnicy mają wybór
Chcąc korzystać z KseF, przedsiębiorca może wybrać, czy będzie sam nadawał (bezpośrednio) uprawnienia konkretnym ludziom, także spoza własnej firmy, czy też upoważni do tego jakiś podmiot zewnętrzny (zazwyczaj jest to biuro księgowe czy rachunkowe), do wystawiania i odbierania faktur w jego imieniu. Zwłaszcza gdy ma nieco większą firmę i zdecyduje się na to drugie rozwiązanie, fakturami zajmie się wskazana przez niego firma.
Podatnicy niebędący osobami fizycznymi i używający NIP mogą skorzystać z KSeF na podstawie tzw. pierwotnych uprawnień właścicielskich, czyli bez konieczności zgłaszania tego w urzędzie skarbowym. Firmy niedysponujące tzw. pieczęcią NIP oczywiście także mogą korzystać z KSeF, ale dopiero po zawiadomieniu urzędu skarbowego (na druku ZAW-FA); w nim wskażą osobę upoważnioną z ramienia ich firmy do działań w zakresie KseF. Stosowne uprawnienia w KseF przedsiębiorca może nadać bezpośrednio głównemu księgowemu w zewnętrznej firmie rachunkowej, a nawet pracownikowi biura tej firmy. To drugie rozwiązanie może być jednak z czasem kłopotliwe. Zwłaszcza w sytuacji, gdy zmieni się opiekun księgowy w biurze rachunkowym. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał się pofatygować i stracić czas na to, by odebrać uprawnienia poprzedniemu pracownikowi tej firmy oraz nadać je nowemu. Chyba więc lepiej jest zawczasu upoważnić do korzystania z KseF samego właściciela biura rachunkowego.
Warto na marginesie zauważyć, że przedsiębiorcy korzystający z systemu wFirma dla biur rachunkowych mogą nadawać i zarządzać uprawnieniami bezpośrednio poprzez tę platformę, co jest możliwe dzięki integracji wFirma z KseF. Bez konieczności czasochłonnego nieraz przedzierania się przez służące temu rządowe platformy.
