Od 1 stycznia 2023 r. wszystkie księgi i ewidencje podatkowe trzeba będzie prowadzić w formie elektronicznej i regularnie przesyłać w formie ustrukturyzowanej bezpośrednio do fiskusa. W tym samym terminie pojawi się obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem serwerów Ministerstwa Finansów, a ZUS chce wprowadzić obowiązek składania jednolitego pliku ubezpieczeniowego.

zmiany w ryczałcie opłacalność - grafika wpisu
Pixabay

Podatkowy Polski Ład wchodzi w życie 1 stycznia 2021 r. (nowelizacja została opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2021 r., pod poz. 2105), a wraz z nim pojawią się nowe obowiązki dla podatników. Na szczęście część z nich wejdzie w życie z rocznym opóźnieniem, czyli dopiero 1 stycznia 2023 r. Nie jest to jednak duże pocieszenie dla podatników, biorąc pod uwagę o jakich nowych obowiązkach jest mowa.

I tak – od 2023 r. nie wystarczy już, że podatnik będzie regularnie wysyłał do fiskusa (tak jak robi to dziś) plik JPK_VAT. Pojawią się nowe pliki JPK, tym razem obejmujące księgi prowadzone na potrzeby podatków dochodowych. Tym samym zakres przekazywanych danych znacznie się wkrótce poszerzy, a i sam JPK_VAT ulegnie modyfikacji w związku z wejściem w życie nowelizacji ustawy o VAT (nieobjętej Polskim Ładem), która wprowadza Krajowy System e-Faktur, korzystanie z którego w 2022 roku ma być dobrowolne, zaś od 2023 obowiązkowe (te zmiany będą obowiązywały już od 1 stycznia 2022 r.).

Obowiązek prowadzenia ksiąg

Przede wszystkim jednak podatnicy, którzy prowadzą działalność gospodarczą będą obowiązani do prowadzenia ksiąg rachunkowych, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (księgi podatkowe) przy użyciu programów komputerowych. Księgi będą zatem obowiązkowo musiały mieć wersję elektroniczną. Dziś nadal można (jeśli ktoś ma taką determinację) prowadzić księgi w wersji papierowej.

Co jednak ważniejsze – podatnicy będą mieli także obowiązek przesyłania do urzędu skarbowego ksiąg w formie ustrukturyzowanej.
I tu ważna uwaga. Takie same obowiązki mają dotyczyć nie tylko osób opłacających PIT (zasady ogólne lub stawka liniowa) ale także podatników ryczałtu.

Z nowych przepisów wynika, że co miesiąc – w terminie do 20. dnia następnego miesiąca – będą przesyłane księgi w przypadku, gdy na podstawie ksiąg i ewidencji jest ustalany dochód, od którego są wpłacane miesięczne zaliczki (będą to nowe pliki JPK_KR lub JPK_PKPIR). Kwartalnie zaś – w terminie do 20. dnia miesiąca następującego bezpośrednio po upływie kwartału (a zatem np. za pierwszy kwartał do 20 kwietnia) – będą przesyłane księgi w przypadku, gdy na podstawie ksiąg i ewidencji jest ustalany dochód, od którego są wpłacane kwartalne zaliczki.

Po zakończeniu roku księgi będą przesyłane raz jeszcze, tym razem w terminie do upływu terminu dla złożenia zeznania za rok podatkowy (dla podatników PIT jest to ostatni dzień kwietnia, dla podatników CIT, dla których rok podatkowy jest taki sam jak kalendarzowy – ostatni dzień marca, dla podatników ryczałtu – do końca lutego).

Na tym jednak nie koniec. Nowe przepisy dadzą bowiem ministrowi finansów prawo do poszerzenia zakresu danych przekazywanych w formie ustrukturyzowanej. Zakres dodatkowych danych będzie mógł być określony w drodze rozporządzenia. Pozwoli to fiskusowi na zbieranie w formie elektronicznej niemal dowolnych danych od przedsiębiorców.

Faktury ustrukturyzowane

W tym kontekście warto także pamiętać, że resort finansów zakończył już także prace nad tzw. fakturami ustrukturyzowanymi, czyli rządowym systemem do wystawiania faktur sprzedażowych przez podatników. Wprowadzające ten system przepisy opublikowane zostały w Dzienniku Ustaw z 2021 r. (pod poz. 2076). Pozwalający na ich wystawianie Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy system do fakturowania oparty na elektronicznej wymianie danych umieszczonych przez podatników na serwerach Ministerstwa Finansów. System ten zagwarantuje fiskusowi, że od stycznia 2023 r. (w 2022 system jest dobrowolny) każda wystawiona faktura przejdzie przez serwery Ministerstwa Finansów. A zatem fiskus zyska łatwy dostęp do wszystkich wystawianych w Polsce faktur, co ułatwi mu wychwytywanie nieprawidłowości i prowadzenie na szeroką skalę kontroli krzyżowych (to takie kontrole, które odbywają się równocześnie u podatnika i jego kontrahentów).

Można być pewnym, że przy takim systemie wystawiania faktur oraz w związku z obowiązkiem stałego przekazywania fiskusowi elektronicznych kopii ksiąg, część podatników będzie nie tylko bardziej skłonna do darowania sobie co bardziej ryzykowanych transakcji i odliczeń VAT, ale także zaliczania do kosztów podatkowych tych wydatków, o które toczą się regularne spory z fiskusem.

Zwiększona kontrola

Nie powinno być wątpliwości, że plan, by firmy przesyłały od 2023 r. do fiskusa niemal wszystkie dokumenty rozliczeniowe w formie elektronicznej ułatwi fiskusowi kontrole rozliczeń. Fiskus zresztą tego nie ukrywa. W uzasadnieniu projektu, który stał się już obowiązującym prawem, wprost napisano, że dodatkowe dane będą zbierane w celu ułatwienia wykrywania nadużyć w formie zdalnej oraz zwiększenia efektywności kontroli.

Równocześnie z ujawnionych już planów ZUS wynika, że od 2023 r. przedsiębiorcy będą zobowiązani przekazywać Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych tzw. jednolity plik ubezpieczeniowy (JPU), który przeniesie część obowiązków technicznych, związanych np. z wyliczeniem składek, na sam zakład. Rozwiązanie to ułatwi z kolei potencjalne kontrole ZUS. Prezentowany przez ZUS harmonogram zakłada, że tzw. JPU wprowadzony zostanie etapami, przy czym od kwietnia 2023 r. obowiązek ten objąłby działalność jednoosobową, od listopada 2023 płatników, u których będzie do 20 ubezpieczonych, a od grudnia 2023 r. płatników, u których będzie do 50 ubezpieczonych. Pozostałych podatników – czyli największe firmy – obowiązek przesyłania JPU obejmie w styczniu 2024 r.