Od 1 stycznia 2021 roku wejdzie w życie obowiązek informowania Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o zawarciu umowy o dzieło. Na zgłoszenie będzie siedem dni od zawarcia umowy. ZUS będzie też mógł sprawdzić, czy zgłoszona umowa jest umową o dzieło, czy umową zlecenia i po przekwalifikowaniu umowy zażądać składek.

Mimo, że ostatecznie rząd nie oskładkował wszystkich umów o dzieło, choć tak zapowiadano w pewnym momencie, to i tak umowy takie będą musiały być rejestrowane w ZUS. Taki nowy obowiązek wprowadziła Tarcza antykryzysowa 1.0, czyli ustawa z 31 marca 2020 roku o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw.

Tydzień na rejestrację umowy

Zgodnie z nowymi przepisami, na zgłoszenie umowy o dzieło przewidziano siedem dni licząc od dnia jej zawarcia. Umowy będą rejestrowane na koncie płatnika. Obowiązek rejestracji nie dotyczy jednak tych umów, w których wykonawca jest etatowym pracownikiem zamawiającego dzieło oraz przypadku, gdy w ramach umowy o dzieło pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy.

Już tylko te przepisy mogą spowodować spore utrudnienia. W większości przypadków podstawą do zarejestrowania umowy będzie jej papierowa wersja. A ta nie zawsze jest obecnie zawierana wtedy, kiedy wykonywane jest dzieło. Coraz częściej zdarza się, że zanim dział prawny firmy przejdzie proces przygotowania umowy a świadczący dzieło ją zaakceptuje, podpisze i odeśle, dzieło już dawno jest wykonane.

Kłopotliwe jest także to, że zgłaszać trzeba wszystkie umowy o dzieło, a zatem także umowy autorskie. W przypadku firm takich jak duże wydawnictwa prasowe i internetowe oznacza to obowiązek zgłaszania setek umów miesięcznie.

W styczniu ten problem będzie jeszcze większy i dotknie wszystkie firmy. Zgłosić będzie bowiem trzeba wszystkie zawarte dotychczas, a jeszcze nie zakończone umowy o dzieło. Firmy czekają zatem pracochłonne porządki w umowach. Również pod kątem tego, jak daną umowę zakwalifikować.

Nie o dzieło, a zlecenie

Zgłoszenie umów o dzieło może dać ZUS podstawy do weryfikacji umów i przekwalifikowania umów o dzieło na umowy zlecenia, co oznaczałoby np. ich wsteczne oskładkowanie. W niektórych przypadkach skutkiem mogłoby być także pozbawienie zleceniobiorcy autorskich kosztów uzyskania przychodów.

A o tym, że w wielu firmach jest problem w odróżnianiu umów o dzieło od zlecenia nikogo nie trzeba chyba przekonywać. Świadczą o tym liczne orzeczenia sądów, które dotyczą tej kwestii.

W ostatnim czasie jeden z sadów orzekł na przykład, że w przypadku wybudowania budynku nie mamy do czynienia z umową dzieło, ale z umową zlecenia (w tym konkretnym przypadku), mimo że mogłoby się wydawać, że efektem końcowym jest określone dzieło – czyli wybudowany dom. A musimy pamiętać, że w tym przypadku poza umową o dzieło i zleceniem, pod uwagę trzeba brać także specyficzną umowę o roboty budowlane. Pokazuje to, jak czasem trudne może być właściwe zakwalifikowanie umowy. Szczególnie w mniejszych firmach, w których nie ma rozbudowanych działów prawnych.

Zusowskie wskazówki

Kwestią rozróżnienia między umowami o dzieło i zleceniami ZUS zajmował się już kilka lat temu. Opublikował nawet 16 kwietnia 2018 roku na swoich stronach poradnik, jak odróżniać umowy zlecenia od umów o dzieło. Jak podkreśla ZUS, charakter umowy określa nie tylko sama nazwa umowy (co skądinąd jest dość oczywiste), ale przede wszystkim jej treść, a także warunki i okoliczności, które towarzyszą jej wykonywaniu. ZUS przypomniał wówczas, że ma prawo do zweryfikowania każdej umowy pod takim właśnie kątem.

Przedmiotem umowy o dzieło jest zobowiązanie do wykonania dzieła, czyli osiągnięcia określonego, indywidualnego rezultatu w postaci materialnej lub niematerialnej. Rezultat umowy o dzieło powinien mieć byt samoistny, obiektywnie osiągalny i pewny. Nie powinno być uznane za dzieło coś, co nie odróżnia się w żaden sposób od innych występujących na danym rynku rezultatów pracy, gdyż wówczas zatraciłoby swój indywidualny charakter dzieła (to właśnie w tym kontekście ostatnio jeden z sądów orzekł, że prace budowlane są zleceniem, a nie umową o dzieło; sygn. akt I UK 83/19, wyrok z 21 października 2020 r.).

W przypadku umowy zlecenia czy umowy o świadczenie usług przedmiotem jest zobowiązanie do wykonywania określonych czynności.

Umowa o dzieło różni się od umowy zlecenia tym, że wykonawca umowy o dzieło zobowiązuje się nie do samego działania, lecz do uzyskania określonego dzieła jako rezultatu tego działania. Wykonywanie określonej czynności (szeregu powtarzających się czynności) bez względu na jej rezultat jest właściwe dla umów zlecenia.

Potrzebne porządki w umowach

Biorąc pod uwagę stanowisko ZUS, jak również to, że nowy obowiązek wchodzi w życie już za kilkanaście dni, już teraz warto dokonać przeglądu zawartych umów o dzieło, by sprawdzić czy rzeczywiście posiadają cechy pozwalające na taką ich kwalifikację.
W przypadku, gdy na podstawie takiego audytu umów dojdziemy do wniosku, że istnieje ryzyko przekwalifikowania przez ZUS na inny rodzaj umowy, można podjąć odpowiednie kroki zmierzające do zmniejszenia tego ryzyka, zarówno dla zamawiającego, jak i przyjmującego zamówienie, z modyfikacją warunków umowy włącznie.
Często bowiem rzeczywistą intencją stron faktycznie jest zawarcie umowy o dzieło, jednak sama umowa sformułowana zostaje w sposób wadliwy, co powoduje wątpliwości co do jej rzeczywistego charakteru.