Nie ma lepszego sposobu na zdemoralizowanie zespołu niż bezustanne sprawdzanie produktywności pracowników. Największym złem jest bezduszny nadzorca, poszukujący oznak jakichkolwiek działań niezwiązanych z pracą.

Narodziła się nowa forma mikrozarządzania, która wykracza poza organizacje. Na całym świecie staje się ona zmorą wszystkich, którzy musieli się wcielić w rolę zdalnych pracowników. Wyeliminowanie tego niebezpiecznego i szkodliwego zjawiska jest niezbędne do osiągnięcia sukcesu biznesowego w każdej firmie. Nie tylko takiej, która wprowadziła u siebie telepracę.

Pandemia spowodowała, że z dnia na dzień praca zdalna przekształciła się z hojnego przywileju pracownika w konieczność biznesową. Nagle wywróciliśmy do góry nogami swoje tradycyjne, biurowe harmonogramy. Ankieta Gallupa pokazuje, że 63 proc. Amerykanów przeniosło się ze środowiska biurowego do pracy w domu, a wszystko to w ciągu zaledwie dwóch miesięcy.

Praca idealna

Można by pomyśleć, że dzięki powszechnemu stosowaniu pracy zdalnej, pracownicy mieliby znacznie większą swobodę. To scenariusz wymarzonej pracy każdego pracownika. Nie trzeba już siedzieć przy biurku od 8 do 16. Szefowie są daleko i nikt nikomu nie zagląda przez ramię na to, co aktualnie znajduje się na ekranie komputera. Pracownicy mogą samodzielnie organizować realizację poszczególnych zadań, aby w pełni wykorzystać swoje możliwości w czasie, gdy czują się najbardziej produktywni. Koniec z męczącymi dojazdami do firmy…

Niestety, wielu pracowników nie cieszy nowa sytuacja. W erze pracy zdalnej, którą wymusiła sytuacja epidemiczna, mikrozarządzanie przybrało nową formę.

Bardzo popularne stały się specjalne programy do monitorowania pracowników –Time Doctor , ActivTrack i Hubstaff. Okazało się, że w każdym zakątku świata wysyłając pracowników do domu, firmy na masową skalę kupowały te narzędzia. Instaluje się je na komputerach, aby przez cały czas aktywnie śledzić wydajność. Rejestrują nawyki użytkowników komputerów. Zebrane dane mają pomagać w optymalizacji strategii telepracy. Niektóre z tych aplikacji pozwalają menedżerom zdalnie obserwować ekrany podwładnych i oceniać takie parametry, jak wiersze wpisanego kodu, wysyłane wiadomości e-mail. W skrajnych przypadkach możliwe jest nawet automatyczne wstrzymywanie liczenia czasu pracy, gdy przez kilka minut komputer pozostaje bezczynny.

Strach na odległość

Co stoi za nagłym zainteresowaniem i monitorowaniem każdego ruchu zdalnych pracowników? Według Gartnera tylko 30 proc. pracowników kiedykolwiek pracowało zdalnie lub elastycznie przed pandemią. Oznacza to, że 70 proc. pracowników nigdy nie doświadczyło spójnej umowy o pracę zdalną. Obszar telepracy był więc prawie nieznanym przed zamrożeniem gospodarki – zarówno dla pracowników, jak i osób zarządzających. Brak odpowiedniego doświadczenia i wiedzy stał się czynnikiem ograniczającym zaufanie. Szefowie nie wiedzą, jak skutecznie zarządzać ludźmi, którzy są daleko. Nie czują, że mają wystarczającą kontrolę. Konserwatywnie pojmowana odpowiedzialność wzmaga niepokój o to, że pracownicy mogą nadużywać swobodę, wynikającą z braku bezpośredniego nadzoru. Mikrozarządzanie ma zaspokoić własne przekonanie kierownictwa o skuteczności wypełniania podstawowych funkcji kierowniczych. Wynika to z braku umiejętności zarządzania przez cele i lęku przed delegowaniem zadań oraz odpowiedzialności za ich wykonanie.

Wielu menedżerów wobec braku doświadczenia w pracy zdalnej jest przekonanych, że gdy ich podwładni są w domu, to niewystarczająco angażują się w pracę. W rezultacie stosują wobec nich takie taktyki, jak zmuszanie pracowników do informowania o każdej przerwie, nakładanie limitów czasowych na pisanie wiadomości i odpowiedzi e-mail. W skrajnych przypadkach instalowane jest oprogramowanie do monitorowania ekranu komputera pracownika, który szefowie mogą zdalnie i w dowolnym momencie obserwować.

Nikt nie lubi, gdy menedżerowie nieustannie analizują każdy ich ruch. Prowadzi to do obniżenia wydajności i kreatywności. Sprawia, że pracownicy żyją w ciągłym strachu przed ostrą krytyką i odwetem ze strony swoich kierowników, nawet za każdy mały błąd. Co najważniejsze, nieustannie śledzeni uważają, że przełożeni im nie ufają – a zaufanie jest podstawowym fundamentem pracy zdalnej. Te wszystkie negatywne skutki składają się na jeden główny i niebezpieczny efekt – niskie zaangażowanie pracowników. Według Gallupa 57 proc. pracowników zadowolonych ze swojej pracy, składa wymówienie tylko z powodu swoich szefów.

Komunikacja źródłem zaufania

Jednym z najlepszych sposobów wzmocnienia pozycji pracowników jest zwiększenie ich zdolności do komunikowania się z dowolnego miejsca. Dostępne są różnorodne zunifikowane rozwiązania komunikacyjne. Łączą one w jedną, „chmurową” platformę: wiadomości zespołowe, wideokonferencje i telefon. Dzięki temu pracownicy mogą bez wysiłku porozumiewać się z każdego miejsca, posługując się dowolnym urządzeniem. Dzięki lepszej i wygodnej komunikacji między zdalnymi pracownikami, menedżerowie mogą ufać, że ich zespoły mają wszystko, czego potrzebują do współpracy i zwiększenia wydajności. Poszukiwanie z pracownikami sposobów rozwiązywania problemów, tworzenie harmonogramów realizacji zadań, sprzyja zarządzaniu przez cele. Dzięki temu pracownicy i ich kierownicy mogą powoli eliminować potrzebę mikrozarządzania, zastępując kontrolę formalną, samokontrolą i odpowiedzialnością pracownika za osiągnięcie wspólnie uzgodnionego celu.

Wobec dużego prawdopodobieństwa nadejścia drugiej fali pandemii, wiele organizacji i firm z pewnością rozważać będzie utrzymanie pracowników poza biurami. Ostatnie badanie Gartnera, którym objęto 317 dyrektorów finansowych amerykańskich firm, ujawniło, że 74 proc. przedsiębiorstw planuje na stałe korzystać z telepracy, nawet po ustaniu zagrożeń wynikających z COVID-19. Prawie jedna czwarta z nich planuje na stałe przenieść 20 proc. swoich pracowników, na zdalne stanowiska.

Przed liderami stoi olbrzymie wyzwanie przygotowania odpowiednich, nowoczesnych strategii zarządzania. Tym razem można już skorzystać z nabytej wiedzy i doświadczenia.

Elastyczność umożliwiająca pracownikom podejmowanie własnych decyzji podczas pracy z domu jest głównym atutem telepracy. Wynika z niej wielka szansa na zwiększenie kreatywności i produktywności. Jednocześnie organizacje, które nauczą się skutecznie zarządzać zdalnymi zespołami, będą znacznie lepiej przygotowane do konkurowania o najlepsze talenty. Dzięki internetowi można wykorzystać do tego zasoby zglobalizowanego rynku pracy.