Lato to w wielu przedsiębiorstwach czas organizacji spotkań dla pracowników. Chodzi nie tylko o dobrą zabawę na koszt szefa, ale przede wszystkim o integrację zespołu. Jest to niezwykle istotne, zwłaszcza po okresie pandemii i praktycznie dwóch latach w trybie pracy zdalnej. Wiele osób podjęło pracę w czasie lockdownu i zwyczajnie nie miało możliwości, aby poznać swoich współpracowników. Teraz jest szansa, aby to nadrobić i obserwując ruch na rynku spotkań integracyjnych można uznać, że firmy z tej opcji chętnie korzystają. W końcu zgrany zespół to korzyści dla pracodawcy, także w postaci lepszych wyników, które przekładają się przecież na przychody przedsiębiorstwa.
Co wynika z przepisów
Temat spotkań integracyjnych i ich kwalifikacji podatkowej to temat rzeka. Od wielu lat budzi emocje, wydanych zostało wiele interpretacji i orzeczeń sądowych – w tym Trybunału Konstytucyjnego. Można uznać, że w tym obszarze jest wypracowana jednolita linia interpretacyjna. Co z niej wynika?
Zacznijmy od przypomnienia, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach (PIT i CIT), które za koszty uznane być nie mogą. Definicja ta ma charakter ogólny. Dlatego też organy podatkowe zawsze podkreślają, że każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
– wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
– jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
– pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
– poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
– został właściwie udokumentowany,
– nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Jak ocenić związek przyczynowo-skutkowy
Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu. Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.
Które wydatki w kosztach
Zgodnie z przepisami podatkowymi kosztami mogą być – co do zasady – tzw. koszty pracownicze, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji (np. spotkania integracyjne, okolicznościowe itp.). Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.
Wyjątki w ustawie
Analizując, które wydatki można zaliczyć do kosztów trzeba przyjrzeć się też katalogowi wyłączeń. Ustawy podatkowe (zarówno ustawa o PIT, jak i ustawa o CIT) wyłączają z kosztów wydatki na reprezentację. Zgodnie bowiem z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów – w tym alkoholowych. Wspomniane przepisy podatkowe nie definiują pojęcia reprezentacji. Na podstawie orzecznictwa sądów administracyjnych należy ją rozumieć w taki sposób, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy, działalności etc. i wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym, bądź dominującym, celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie dobrego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.
A zatem „reprezentacja” dla potrzeb podatkowych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.
Czy „reprezentację” można rozumieć inaczej
Organy podatkowe i sądy administracyjne w wydawanych rozstrzygnięciach podkreślają, że rzeczywistość gospodarcza podlega ciągłym zmianom. To przekłada się na skutki podatkowe podejmowanych decyzji i np. na definiowanie pojęcia reprezentacji. W dostępnych interpretacjach czy orzeczeniach sądów można przeczytać, że to, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację obecnie do takiej kategorii nie zostanie zaliczone ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej.
To wszystko oznacza, że wydatki na organizację spotkań o charakterze integracyjnym (z wyłączaniem wydatków na zakup alkoholu) przypadające na pracowników mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem należytego ich udokumentowania. Jeśli charakter spotkania uwzględnia budowanie pozytywnych relacji między pracownikami lub między pracodawcą a pracownikami w sposób mogący faktycznie przyczynić się do zwiększenia przychodów podatnika, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła jego przychodów, to wydatki takie można uznać za koszt uzyskania przychodów. Ale pamiętajmy – co również podkreślają urzędnicy fiskusa – sam fakt przypisania spotkaniom pracowniczym nazwy „spotkanie integracyjne” nie przesądza o automatycznym zaliczeniu wydatków na takie spotkania do kosztów podatkowych.
Co z tym alkoholem
I na koniec zostało nam rozważenie kwestii zakupu alkoholu na spotkania integracyjne, bo w wielu przypadkach (choć zapewne nie wszystkich) jest on na takich imprezach dostępny i jest finansowany przez pracodawcę. Jak podkreśla się w interpretacjach podatkowych wydatki na zakup alkoholu nie przyczyniają się do osiągnięcia lub zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te, nawet jeżeli uznawane są za zwyczajowo przyjęte i zostaną dostosowane do charakteru spotkania, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Według fiskusa trudno jednoznacznie powiązać wydatek na alkohol dla uczestników spotkań z zakładanym celem integracji – związanie pracowników z firmą, poprawa atmosfery i wzrost motywacji do pracy poprzez fundowanie bezpłatnego alkoholu uznać należy za pozostające poza związkiem przyczynowym, którego istnienie zakładają przepisy podatkowe.
Potwierdzeniem takiego stanowiska na kwalifikację spotkań integracyjnych może być np. interpretacja indywidualna nr 0111-KDWB.4010.14.2021.2.AZE.
