Obowiązkowe e-faktury w ramach Krajowego Systemu e-Faktur staną się faktem 1 stycznia 2023 r. Będzie to ostatni krok do jeszcze pełniejszej elektronizacji dokumentacji transakcji, a przy okazji kolejny etap uszczelniania systemu VAT w Polsce. Warto jednak podkreślić, że 1 stycznia przyszłego roku nie będzie rewolucją dla biznesu w tym zakresie. Prace nad e-fakturami trwają od dłuższego już czasu. W październiku 2021 r. ruszył program pilotażowy, do którego mógł przystąpić każdy przedsiębiorca, a od 1 stycznia 2022 r. Krajowy System e-Faktur już działa, mimo że na razie tylko na zasadzie wyboru. W konsekwencji podatnik może, ale nie musi z niego korzystać. MF zachęca biznes, aby dobrowolnie przystępował do systemu jak najszybciej.
Sytuacja się zmieni w przyszłym roku. „Może” zostanie zastąpione przez „musi” i w efekcie każdy przedsiębiorca będzie zobowiązany do przejścia na Krajowy System e-Faktur.
Ustrukturyzowane faktury
W ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) możliwe jest wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Dziś taką fakturę można wystawić na równi z innymi dostępnymi i stosowanymi do tej pory sposobami dokumentowania sprzedaży. To oznacza, że firma może dziś wystawić fakturę papierową, elektroniczną bądź ustrukturyzowaną e-fakturę w KSeF. Jeśli już dziś przedsiębiorca zechce korzystać z dobrowolnego systemu Ministerstwa Finansów, musi pamiętać, że sposób wystawiania i odbierania faktur będzie inny. Faktury w ramach KSeF są sporządzane zgodnie z opracowanym przez MF wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Następnie faktura jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta. To oznacza, że w systemie MF dostęp do tej faktury ma zarówno przedsiębiorca, jak i jego kontrahent, dla którego ta faktura została wystawiona.
Korzyści z KSeF
Resortowi finansów zależy na tym, aby jak najszersza grupa korzystała z KSeF jak najszybciej. Pozwoli to, po pierwsze, na przetestowanie systemu, po drugie – system szybciej stanie się szczelniejszy. Dlatego też wdrażając e-faktury MF przygotowało odpowiednie rozwiązania, które mają zachęcić podatników do ich wyboru. Przyjrzyjmy się zatem tym korzyściom.
Przede wszystkim w firmach, które przejdą na KSeF zniknie konieczność archiwizowania faktur. Dla firm, które wystawiają dużą liczbę takich dokumentów (setki, a nawet tysiące miesięcznie) to może być faktycznie spora korzyść, bo brak archiwizacji to brak kosztów ponoszonych na ten cel. Dokumenty ustrukturyzowane są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat i nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców. Według MF nie ma też ryzyka, że taka faktura zginie, a więc nie ma również konieczności wystawiania duplikatów.
Kolejna korzyść to jeden format, jeden wzór i jeden standard faktury. Wszystko odbywa się elektronicznie i ma postać cyfrową. Według resortu finansów to pozwoli na zwiększenie efektywności wymiany dokumentów między podatnikiem a jego kontrahentami.
Podatnicy, którzy będą korzystać z KSeF szybciej odzyskają też VAT. Zamiast czekać 60 dni na pieniądze, skarbówka zrobi zwrot o 20 dni szybciej. To niewątpliwie korzyść, która ma realny wpływ na płynność finansową przedsiębiorstw. Ważne jest również to, że przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Wszystko dlatego, że dane są automatycznie dostępne dla administracji skarbowej w KSeF.
Procedura w ramach UE
Podatek od towarów i usług jest podatkiem zharmonizowanym w ramach Unii Europejskiej. To oznacza, że wprowadzanie zmian, które są odstępstwem od standardu muszą uzyskać akcept odpowiednich organów Unii Europejskiej. Stąd podjęcie niezbędnych kroków Ministerstwa Finansów w celu uzyskania takowej zgody.
Jak podaje MF na swojej stronie internetowej, 2 sierpnia 2021 r. Polska przekazała do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w celu upoważnienia do stosowania środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 tej dyrektywy. Komisja Europejska na bazie tego wniosku przygotowała i skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej upoważniającej Polskę do wdrożenia obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego. Oczekiwanie na zgodę rady może potrwać kilka tygodni.
Dodatkowo w Ministerstwie Finansów trwają prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego modelu KSeF. Urzędnicy resortu zapewniają, że swoje pomysły będą szeroko konsultować – również z biznesem.
