Sejm przegłosował projekt ustawy, który przewiduje wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Ustawa czeka już tylko na podpis prezydenta. W efekcie KSeF ruszy 1 stycznia 2022 r.

Jednak trzeba od razu zastrzec – od początku przyszłego roku system będzie dobrowolny, przedsiębiorcy będą mogli z niego korzystać. Dopiero od 1 stycznia 2023 r. stanie się on obowiązkowy dla wszystkich prowadzących biznes.

Wyjaśnijmy zatem, czym KSeF będzie:

KSeF jedną z opcji, ale z korzyściami

W pierwszym etapie, a więc od 2022 r. ministerialne e-faktury będą jedną z dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i obecnie już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. W związku z faktem, że pierwszy rok KSeF będzie wyborem przedsiębiorców – a nie obowiązkiem – MF chce zachęcić do korzystania z niego jak najszybciej, stąd swoiste kuszenie podatników korzyściami płynącymi z przejścia na nowy tryb fakturowania.

Pierwszą z korzyści nowego trybu dokumentowania sprzedaży będzie szybszy zwrot VAT. Ma on następować w ciągu 40 dni. Normalnie jest to 60 dni.

Po drugie, według MF KSeF będzie bezpiecznym systemem, gdyż faktura pozostanie w bazie danych resortu i nigdy nie ulegnie zniszczeniu czy zaginięciu, nie też będzie konieczności wydawania jej duplikatów.

Po trzecie, cały proces obiegu dokumentów ma być usprawniony, gdyż dzięki działaniu za pośrednictwem bazy ministerstwa, przedsiębiorca ma zyskać pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.

Czwarta zaleta to jednolitość dokumentów. Piątą korzyścią ma być standaryzacja, która pozwoli na łatwiejsze wzajemne rozliczenia oraz księgowanie faktur w systemach FK. Szósta korzyść to brak obowiązku przechowywania faktur wystawionych w KSeF, ponieważ będą one przechowywane przez administrację przez 10 lat, a więc co do zasady w okresie, w którym większość zobowiązań podatkowych się przedawnia. I ostatnia – siódma – zaleta to fakt, że podatnik wystawiający faktury w KSeF nie będzie musiał przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby sensu.

Nowości przy fakturowaniu

Wraz z KSeF zajdą też pewne uproszczenia w samym procesie fakturowania, które zawarte są w pakiecie SLIM VAT 2. Wśród nowości, które wejdą w życie warto wspomnieć, że przedsiębiorcy nie będą już musieli zamieszczać na fakturach oznaczenia „Duplikat”, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Podobnie będzie z oznaczeniem faktury korygującej – ono też będzie zbędne. Co więcej nie będzie też konieczności wskazywania na przyczynę korekty.

Kolejna zmiana obejmie korekty zbiorcze. Mają być one możliwe do poszczególnych pozycji z faktury. Dopuszczalna będzie przez podatnika za dany okres na rzecz jednego odbiorcy, za pomocą faktury korygującej, zarówno korekta faktur poszczególnych dostaw lub usług, jak i korekta wszystkich dostaw lub usług.

Dodatkowo przedsiębiorcy zyskają możliwości wcześniejszego wystawienia faktury – zmiana pozwoli podatnikom na wystawianie faktur nie wcześniej niż 60. dnia (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, jak i 60. dnia przed otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Ruszył pilotaż

Na początku października Ministerstwo Finansów w opublikowanym na swoich stronach komunikacie zaprosiło wszystkich do wzięcia udziału w testowaniu Krajowego Systemu e-Faktur. Do pilotażu nie trzeba się zgłaszać, wystarczy przejść do środowiska testowego systemu. Jedynym zaleceniem MF przy testowaniu KSeF jest używanie zanonimizowanych danych.

MF zapewnia, że faktury wystawione w trakcie testów nie będą wywierać żadnych skutków prawnych. Po określonym czasie będą usuwane z systemu.

Dostęp do wersji testowej oprogramowania jest możliwy za pośrednictwem dedykowanej WWW: Krajowy System e-Faktur (mf.gov.pl)