Zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, wymienieni w tych przepisach pracodawcy zobowiązani są do przekazania w wyznaczonych terminach na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS równowartości odpisu określonego na dany rok. Do takich wpłat zobowiązane są trzy grupy pracodawców: przedsiębiorcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty; przedsiębiorcy, którzy na dzień 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, w przeliczeniu na pełne etaty (ta grupa pracodawców tworzy jednak fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej); jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe, które – co istotne, mają obowiązek utworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Z uwagi na powiązanie tego obowiązku u przedsiębiorców z liczbą zatrudnionych należy pamiętać, że oceny, czy taki obowiązek istnieje, czy też nie dokonuje się według stanu zatrudnienia na dzień 1 stycznia danego roku.
Dwa terminy wpłaty i nowa wysokość odpisu
Wpłat na ZFŚS dokonuje się w dwóch ratach. Pierwszą ratę przekazuje się w terminie do 31 maja każdego roku i nie może być ona niższa niż 75 proc. odpisu rocznego. Może być jednak większa. Natomiast pozostałą część odpisu należy przelać na wyodrębnione konto ZFŚS do 30 września, a zatem właśnie mija termin tej wpłaty.
Z uwagi na to, że fundusz taki można też utworzyć w przedsiębiorstwie dobrowolnie, a zatem mimo braku obowiązku jego tworzenia, warto pamiętać, że terminy ustawowy (dla dwóch rat) nie dotyczą funduszy, które utworzono dobrowolnie, a jedynie tych pracodawców, którzy mają ustawowy obowiązek utworzenia funduszu.
Mimo wyznaczenia ścisłych terminów wpłat, pracodawca nie ma obowiązku uiszczenia odsetek od kwot nieprzekazanych w terminie na rachunek bankowy ZFŚS. Równocześnie jednak pracodawca lub osoba będąca w imieniu pracodawcy odpowiedzialna za wykonanie przepisów ustawy o ZFŚS, który nie wykonuje jej przepisów albo podejmuje działania niezgodne z przepisami ustawy podlega karze grzywny na podstawie przepisów Kodeksu wykroczeń.
Od 1 stycznia 2023 r. przy obliczaniu podstawy naliczania odpisów należało stosować przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej, obowiązujące w drugim półroczu 2019 r. ogłoszone przez Prezesa GUS, tj. 4434,58 zł. Do końca 2021 r. stosowana była kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2018 r. w wysokości 4134,02 zł. Zgodnie jednak ze zmianami wprowadzonymi ustawą z 7 lipca 2023 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2023 oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1586), od 1 lipca 2023 r. odpis na ZFŚS dokonywany jest od podstawy obliczenia, którą stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2021 r., tj. 5104,90 zł.
Wzrost wysokości podstawowego odpisu wpłacanego we wrześniu
Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5 proc. W niektórych przypadkach odpisy mają jednak inną wysokość. I tak, wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika młodocianego wynosi: w pierwszym roku nauki 5 proc.; w drugim roku nauki 6 proc.; w trzecim roku 7 proc. Natomiast wysokość odpisu podstawowego na jednego pracownika wykonującego pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych wynosi 50 proc. Oznacza to, że wysokość odpisu podstawowego wyniosła w okresie od stycznia do czerwca 2023 roku 1662,97 zł, zaś w okresie od lipca do grudnia – 1914,34 zł. Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na rok 2023 pracodawca przekazuje na rachunek bankowy ZFŚS w terminie do dnia 30 września 2023 r., uwzględniając dotychczas przekazaną kwotę odpisów i zwiększeń, naliczonych w oparciu o przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2019 r., tj. 4434,58 zł).
Na zakończenie warto przypomnieć, że środkami zakładowego funduszu świadczeń administruje pracodawca, a niewykorzystane środki w danym roku kalendarzowym przechodzą na rok następny. Osobami uprawnionymi do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń są: pracownicy i ich rodziny; emeryci i renciści – byli pracownicy i ich rodziny oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z ZFŚS.
Warto też pamiętać, że przepisy przyznały związkom zawodowym prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz. Prawa do wniesienia tego roszczenia nie mają jednak pracownicy, gdy w zakładzie pracy nie działa związek zawodowy.
