Inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego – wynika z przepisów. Inwentaryzacja pozwala ustalić rzeczywisty stan składników majątku (aktywów) i źródła ich pochodzenia (pasywów), zidentyfikować różnice inwentaryzacyjne, przyczyny ich powstania oraz ich odpowiednie rozliczenie w księgach rachunkowych.
Metoda do wyboru
W zależności od tego, co dane przedsiębiorstwo musi zinwentaryzować, taką metodę na ten proces musi wybrać. Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości inwentaryzację aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych); papierów wartościowych w postaci materialnej; rzeczowych składników aktywów obrotowych; środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, przeprowadza się drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
Jeśli firma posiada aktywa finansowe na rachunkach bankowych lub są one przechowywane przez inne jednostki, w tym papiery wartościowe w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielone pożyczki oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów, tu należy przeprowadzić proces otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic.
I w praktyce mogą zdarzyć się jeszcze przypadki, gdy firma posiada środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty oraz prawa zakwalifikowane do nieruchomości, należności sporne i wątpliwe, a w bankach również należności zagrożone, czy należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywa i pasywa nie objęte innymi metodami (spis z natury lub uzgodnienie sald) oraz objęte nimi, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. Wówczas w ramach inwentaryzacji należy przeprowadzić porównanie danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją wartości tych składników.
Ustawa o rachunkowości określa składniki aktywów i pasywów podlegające inwentaryzacji, terminy i metody jej przeprowadzenia. Jednak dokładny proces inwentaryzacji, w tym daty jej przeprowadzenia i całą procedurę określa kierownik jednostki. Dokument taki powinien zostać ustalony i przyjęty przed rozpoczęciem inwentaryzacji.
Ważne terminy
Aby inwentaryzacja była przeprowadzona prawidłowo przedsiębiorstwo musi pamiętać o ustawowych terminach na poszczególne etapy tego procesu. Zgodnie z regulacjami ustawy o rachunkowości inwentaryzacja składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – powinna się rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do 15. dnia stycznia następnego roku. Z kolei ustalenie stanu powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Tu trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że rozpoczęcie inwentaryzacji już od początku października (jeśli rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym) dotyczy tylko spisu z natury i potwierdzenia salda. Inwentaryzacja porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja wartości tych składników powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego (przy firmach z tożsamym rokiem obrotowym i kalendarzowym będzie to 31 grudnia).
Istotna rola kierownika
To, że ustawa o rachunkowości zobowiązuje przedsiębiorstwa do przeprowadzenia inwentaryzacji w odpowiednim terminie i w odpowiedni sposób to jedno. Drugim ważnym elementem jest odpowiedzialność za przeprowadzenie całego tego procesu. Ta spoczywa na kierowniku jednostki. Kierownik musi przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji oraz instrukcję do jej przeprowadzenia.
