Nowelizacja Kodeksu pracy określa pracę zdalną jako pracę wykonywaną całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą – w tym pod adresem zamieszkania pracownika – w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dopuszczalne będą dwa tryby pracy zdalnej – zwykły (z wymaganą zgodą pracownika) oraz nadzwyczajny (z polecenia pracodawcy). Formuła ta pozwala na wykonywanie pracy całkowicie zdalnej (regularna praca zdalna) lub też częściowo zdalnie (hybrydowa praca zdalna). Możliwa jest także tzw. okazjonalna praca zdalna – w wymiarze do 24 dni w trakcie roku.
W związku z wprowadzeniem pracy zdalnej do Kodeksu pracy, nowe przepisy nakładają na pracodawcę szereg obowiązków związanych z jej wykonywaniem przez pracownika. Pracodawca jest zobowiązany m.in.:
– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej; – pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu;
– zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.
Strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Przy czym zarówno obowiązek pokrycia kosztów, jak i wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Z punktu widzenia podatkowej oceny skutków wypłaty ekwiwalentu za pracę zdalną istotne jest stanowisko, jakie ma w tej sprawie fiskus. Otóż z interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 maja 2023 r. (nr 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN) wynika, że ryczałt wypłacany pracownikom świadczącym pracę zdalną nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, a w konsekwencji na płatniku nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na PIT. W konsekwencji, niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu i płatnik nie ma obowiązku pobrania od niego zaliczek na PIT.
Jak wyjaśniono w interpretacji, zgodnie ze znowelizowanymi przepisami Kodeksu pracy to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Jednocześnie możliwe jest także używanie przez pracownika prywatnych narzędzi pracy w przypadku, w którym obie strony stosunku pracy tak ustalą – pod warunkiem, że prywatne narzędzia pracownika wykorzystywane przez niego do pracy będą zapewniały bezpieczeństwo pracy. Wynika to z art. 6724 § 2 Kodeksu Pracy, w myśl którego strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, spełniających wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego. W takim przypadku, pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ekwiwalent (art. 6724 § 3 Kodeksu pracy).
Taki ryczałt jest zwolniony z PIT. Tu jednak jedna ważna uwaga. Odpowiednie zwolnienie nie wynika w tym przypadku z przepisów ustawy o PIT, ale bezpośrednio ze znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy. Stosownie bowiem do art. 6725 ustawy Kodeksu pracy zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. I to właśnie dlatego ryczałt wypłacany przez spółkę pracownikom świadczącym pracę zdalną nie stanowi przychodu ze stosunku pracy i w konsekwencji na pracodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek.
