Takie wnioski płyną z interpretacji podatkowej dyrektora Krajowej Informacji Podatkowej z 24 lutego 2023 r. (nr 0111-KDIB2-1.4010.720.2022.1.KK). W przypadku, który analizował szef KIS chodziło o firmę, która zajmuje się nagrywaniem filmów, programów itp., w których uczestniczą pracownicy. Godziny ich pracy często przekraczają 8 godzin dziennie. Dodatkowo, nagrania mogą się odbywać w miejscach słabo skomunikowanych i niemożliwe byłoby samodzielne zorganizowanie posiłków przez pracowników. Dlatego firma zamawia catering. Posiłki są dostępne dla pracowników wyłącznie podczas wykonywania przez nich pracy na planie zdjęciowym; nie mają charakteru wystawnego, a ich zapewnienie jest konieczne dla sprawnego kontynuowania pracy i generowania przez spółkę przychodu.
Ważne związki
Przy ustalaniu, kiedy dany wydatek może być kosztem kluczowe jest ustalenie jego związku z przychodem lub zabezpieczeniem źródła przychodu. Z przepisów wynika bowiem, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków, które z kategorii kosztów są wyłączone.
Z przytoczonej definicji wynika zatem, że podatnik może odliczyć dla celów podatkowych wszelkie wydatki pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zaliczenie konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest więc możliwe, jeśli racjonalnie oceniając wydatek ten mógłby przyczynić się do powstania przychodu czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.
Ważne warunki
Wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, gdy:
1 – został poniesiony przez podatnika, tj. musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2 – jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
3 – pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4 – poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5 – został właściwie udokumentowany,
6 – nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W analizowanej sprawie wszystkie te warunki zostały spełnione. Przedsiębiorca ponosi ekonomiczny ciężar funkcjonowania spółki, zaś koszty nabycia w trakcie planów filmowych usług cateringowych nie zostaną mu w jakikolwiek sposób zwrócone. Ponoszone kwoty są właściwie udokumentowane. Ponoszone przez podatnika wydatki pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przez niego przychodami. Celem wydatków jest poprawa jakości wykonywanej pracy, zdrowia oraz samopoczucia pracowników, co wpływa również na zwiększenie motywacji do pracy oraz gwarantuje realizację zadań na najwyższym poziomie.
Ważna reprezentacja
W analizowanej sprawie istniało ryzyko, że organ podatkowy uzna zakup posiłków za wydatki na reprezentację, a te znajdują się w katalogu wyłączeń, tj. nie mogą one być ujęte w kosztach podatkowych. W przepisach podatkowych nie ma definicji reprezentacji. Z kolei z orzecznictwa sądowego wynika, że przy ocenie, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza jednak, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami uzyskania przychodów jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. W sprawie, która była przedmiotem interpretacji z takim przypadkiem nie mamy do czynienia. Takie stanowisko potwierdził dyrektor KIS.
