O Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) przedsiębiorcy słyszą od kilkunastu miesięcy. Co więcej – mogą go już stosować, jeśli chcą. Resort finansów z początkiem 2022 r. uruchomił bowiem dobrowolną opcję dla KSeF. Oznacza to, że dziś KSeF można stosować obok innych dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży (a są nimi faktury elektroniczne i papierowe). Rok 2022 miał być pierwszym, w którym firmy stosują KSeF i uczą się go po to, aby od 1 stycznia 2023 r. przeszły na niego w pełni. Problem jednak w tym, że nowy, ministerialny system fakturowania w Polsce musiała zaakceptować Rada Unii Europejskiej. I owszem, zaakceptowała go, ale wprowadziła ważną poprawkę odnoszącą się do terminu wejścia w życie tych przepisów. Przesunęła go z roku 2023 na 2024. Dlatego konsultacje nad projektem ruszają dopiero teraz, bo ministerstwo ma jeszcze cały rok na jego wdrożenie, a przedsiębiorcy na naukę.
MF zachęca wszystkie firmy, aby zaczęły stosować KSeF jak najszybciej, bo pozwoli im to poznać system, co w efekcie da im komfort wejścia w rok 2024 bez większych trudności.
KSeF pozwoli na ujednolicenie standardów
W swoich komunikatach wyjaśniających zasady stosowania KSeF resort finansów podkreśla, że jest to system intuicyjny, który zawiera ustrukturyzowaną formę faktury. Oznacza to, że wszystkie dokumenty wystawiane za pośrednictwem KSeF mają te same elementy i są spójne (dziś każda firma może mieć swój wzór faktury, choć oczywiście wszystkie muszą zawierać odpowiednie elementy, zgodnie z przepisami ustawy o VAT). Wszystko to ma przełożyć się na uporządkowanie i ujednolicenie dokumentów przedsiębiorstw. Co więcej, dzięki temu, że sprzedaż będzie dokumentowana fakturami dostępnymi w systemie MF, urzędnicy podatkowi zyskają dostęp do tych dokumentów praktycznie w czasie rzeczywistym. To z kolei da skarbówce możliwość lepszej analizy posiadanych danych, szybszego wykrywania nieprawidłowości i bardziej precyzyjnego typowania podmiotów do kontroli. W końcu – obowiązkowy KSeF to jeden z elementów uszczelniania systemu podatkowego.
Zdaniem resortu finansów, dzięki KSeF wystawianie faktur jest szybsze i efektywniejsze, a także bezpieczne. Co więcej, przedsiębiorcy stosujący KSeF nie muszą wystawiać duplikatów faktur, gdyż nie ma tu możliwości zgubienia dokumentu. Wszystkie będą gromadzone w systemie MF. Równie ważne jest też to, że KSeF będzie także archiwizował wystawione faktury i to przez okres 10 lat.
Obowiązki dokumentacyjne
Obligatoryjny system fakturowania za pośrednictwem KSeF obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług. Warto wiedzieć, że obowiązkowy KSeF od 2024 r. obejmie tylko przedsiębiorstwa mające siedzibę na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej. Bez zmian pozostanie też reguła, zgodnie z którą faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana.
MF zachwala swój system
Jak już wspomnieliśmy MF podkreśla zalety KSeF, aby zachęcić biznes do jak najszybszego przejścia na niego. Aby motywacja przedsiębiorców była większa wprowadzono rozwiązania, które mają ich do tego skłonić, m.in. szybszą procedurę zwrotu podatku od towarów i usług. Normalnie podatnik na odzyskanie pieniędzy czeka 60 dni. Przy stosowaniu KSeF jest to 40 dni, a więc aż 20 dni mniej. W dzisiejszych trudnych czasach szybsza gotówka na koncie firmy może być na wagę złota.
Ważne jest również to, że podatnicy, którzy przejdą na KSeF mają też znacznie uproszczone obowiązki w zakresie wypełnianego JPK_VAT. Wynika to z prostego faktu, a mianowicie MF – a więc i organy podatkowe – dzięki KSeF dysponują już sporą wiedzą na temat sprzedaży danego przedsiębiorstwa i powtarzanie jej w JPK_VAT nie ma większego sensu.
