Kluczową rolę dla inwentaryzacji odgrywają przepisy ustawy o rachunkowości. To tu ustawodawca zawarł wszystkie niezbędne elementy dla tego procesu. Jednym z terminów inwentaryzacji, na który wskazuje ustawa jest właśnie koniec roku. Z jej przepisów wynika, że przedsiębiorcy przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
– aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych); papierów wartościowych w postaci materialnej; rzeczowych składników aktywów obrotowych; środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji; a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Elementy te w ramach inwentaryzacji trzeba spisać, wycenić i porównać z danymi ksiąg rachunkowych, a także wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice,
– aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej; należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów. Tu inwentaryzację przeprowadza się poprzez otrzymanie od banków i uzyskanie od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,
– środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony; gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych; należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych; a także aktywów i pasywów niewymienionych w punktach powyżej oraz wymienionych w tych punktach, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. Tu inwentaryzacja ma postać porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Ważne: Inwentaryzacja jest przeprowadzona prawidłowo w przypadku składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości), jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym inwentaryzacja może rozpocząć się 1 października 2022 r. i trwać maksymalnie do 15 stycznia 2023 r.
Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że ustalenie stanu w ramach inwentaryzacji powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda –przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Gdy proces inwentaryzacji w firmie zostanie zakończony, trzeba go udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. Jeśli w ramach inwentaryzacji wyjdą różnice między tym, co jest na stanie a tym, co jest w księgach, trzeba to wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin spisu.
