Minister finansów w wydanej interpretacji postanowił rozstrzygnąć długo trwający spór dotyczący możliwości zaliczania do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo-rozwojową, poniesionych przez podatnika w danym miesiącu należności za czas urlopów i innych usprawiedliwionych nieobecności pracownika oraz sfinansowanych przez płatnika składek ZUS.
Jak rozumieć pojęcia
Z przepisów podatkowych wynika, że za koszty kwalifikowane, tj. koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, uznaje się poniesione w danym miesiącu należności, m.in. za czas urlopów czy zwolnień lekarskich oraz sfinansowane przez płatnika składki ZUS z tytułu tych należności w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.
Pojęcie „usprawiedliwiona nieobecność pracownika” należy rozpatrywać na podstawie przepisów prawa pracy i dotyczą one wyłącznie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność pracownika w pracy są zdarzenia i okoliczności określone przepisami prawa pracy, które uniemożliwiają stawienie się pracownika w pracy i jej świadczenie, a także inne przypadki niemożności wykonywania pracy wskazane przez pracownika i uznane przez pracodawcę za usprawiedliwiające nieobecność w pracy.
Ważne: Ulga badawczo-rozwojowa funkcjonuje w polskim prawie podatkowym od 1 stycznia 2016 r.
Dotychczasowe stanowisko fiskusa i sądów
Dotychczasowe stanowisko Ministerstwa Finansów i Krajowej Informacji Skarbowej wskazywało, że „ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu” to wyłącznie czas faktycznie przepracowany. Zatem stanowisko organów skarbowych wyłączało możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej kosztów związanych z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika (np. urlop lub choroba). Inaczej na sprawę patrzą jednak sądy administracyjne. Ich zdaniem nie można z czasu pracy wyłączyć momentów usprawiedliwionej nieobecności pracownika, co oznacza, że nie może być on także wyłączony z kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej.
Ważne: Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z odliczenia kosztów kwalifikowanych w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową są zobowiązani w prowadzonej ewidencji rachunkowej (podatnicy CIT) lub podatkowej księdze przychodów i rozchodów albo w księgach rachunkowych (podatnicy PIT) wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.
Jak minister zmienia zdanie
W związku z tym, że w tego typu sprawach toczy się wiele postępowań, a orzecznictwo sądowe jest tu jednolite i pozytywne dla podatników, minister finansów postanowił wydać interpretację ogólną w tym zakresie (nr DD8.8203.1.2021).
Ważne: Pojedyncze elementy składowe wynagrodzenia pracownika, tj. wynagrodzenia urlopowe i chorobowe, powinny być traktowane jako składniki kosztu wynagrodzenia kwalifikowanego do ulgi badawczo-rozwojowej w takiej części, w jakiej do ich poniesienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów oraz przy zachowaniu wszystkich pozostałych wymogów – w tym szczególnie: określenie, czy przedmiotowy koszt stanowi koszt uzyskania przychodu właściwego roku podatkowego oraz ustalenie zaangażowania pracownika w realizację działalności badawczo-rozwojowej.
Minister finansów uznał, że należy się zgodzić ze stwierdzeniem prezentowanym w orzecznictwie, że zarówno czas urlopu jak i czas zwolnienia chorobowego, za które przysługuje wynagrodzenie chorobowe, nie są bezpośrednim czasem wykonywania pracy, ale są czasem zatrudnienia pracownika, za który to czas przysługują pracownikowi należności wynikające z zatrudnienia, a na pracodawcy ciążą obowiązki związane, czy to z wypłatą wynagrodzenia, czy z odprowadzaniem składek z tytułu zatrudnienia. Dlatego też nie ma podstaw prawnych do wyłączenia z katalogu kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej należności poniesionych przez pracodawcę stanowiących przychód pracownika realizującego działalność badawczo-rozwojową, a uzyskanych, gdy nie świadczy on pracy z powodu usprawiedliwionej nieobecności. Zarówno wynagrodzenia za czas urlopu jak i choroby stanowią przychód pracownika.
Nie zmienia to faktu, że w dalszym ciągu, aby skorzystać z ulgi badawczo-rozwojowej podatnik musi spełnić łącznie wszystkie wymagane warunki określone w ustawach o podatkach dochodowych, tj. m.in. wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym poniesione koszty związane z prowadzeniem działalności badawczo-rozwojowej, które mieszczą się w zamkniętym katalogu określonym w przepisach, a poniesione koszty muszą stanowić dla podatnika koszty uzyskania przychodu. Podatnik musi również osiągać przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych, a koszty kwalifikowane poniesione na działalność badawczo-rozwojową podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Minister zaznaczył także, że koszt związany z zatrudnieniem pracownika może zostać zaliczony do kosztów kwalifikowanych ulgi na działalność badawczo-rozwojową jedynie w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Podatnik ma obowiązek posiadać dokumentację uzasadniającą zaangażowanie poszczególnych pracowników w realizację działalności badawczo-rozwojowej.
