Przed nami sezon firmowych pikników, grillów czy innych form spotkań, zabawy i integracji. W wielu przedsiębiorstwach to jedno ze standardowych świadczeń pozapłacowych dla pracowników. Po okresie pandemii, wielu ograniczeniach – w tym konieczności pracy zdalnej, spotkania na żywo wydają się obecnie jeszcze bardziej zyskiwać na atrakcyjności. Dlatego też nie dziwi fakt, że wielu pracodawców aktywnie poszukuje sposobu na zorganizowanie pracowniczej integracji. Wielu z nich zadaje sobie też pytanie, jak tego typu wydatki prawidłowo ująć w firmowych dokumentach. Na szczęście z pomocą w tym obszarze przychodzą dość liczne i wydaje się, że już jednolite interpretacje organów podatkowych. Co z nich wynika?
Kwalifikacja kosztów jest określona
Organy podatkowe w wydawanych interpretacjach zgodnie podkreślają, że zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy ustaw o podatkach dochodowych (są one zarówno w ustawie o PIT, jak i w ustawie o CIT).
Zgodnie z tymi regulacjami kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w przepisach, które kosztem być nie mogą (wyłączenia w ustawie o CIT znajdują się w art. 16, a w ustawie o PIT jest to art. 23). Definicja ta – jak widać – ma charakter ogólny. Dlatego też każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, a więc temu, czy może być on ujęty w kosztach podatkowych. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Co to dokładnie oznacza? Otóż to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
W konsekwencji, aby dany wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt muszą być spełnione następujące warunki:
– wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
– jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
– pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
– poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
– został właściwie udokumentowany,
– nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Jest związek, może być koszt
Z cytowanych zasad wynika zatem, że podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w katalogu wyłączeń oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. To oznacza, że pomiędzy kosztem podatkowym i przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. Trzeba jednak wiedzieć, że we wspomnianym katalogu wyłączeń znajdują się wydatki poniesione na reprezentację, w szczególności chodzi o wydatki poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Problem jednak w tym, że przepisy podatkowe nie zawierają definicji „reprezentacji”. Trzeba tu sięgnąć po definicje słownikowe lub orzecznictwo sądów administracyjnych. Z dostępnych wyroków wynika, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów – w tym alkoholowych – nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny (wyrok NSA o sygn. akt II FSK 702/11).
Zdaniem NSA „reprezentacja” stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia. Stanowisko zaprezentowane przez Sąd zostało potwierdzone w interpretacji ogólnej wydanej przez ministra finansów (nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521).
Otoczenie gospodarcze się zmienia
Warto podkreślić, że w dostępnych interpretacjach podatkowych Dyrektor KIS wskazuje, że kwalifikując dany wydatek do kosztów podatnicy powinni także uwzględniać zmieniającą się rzeczywistość gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Dokładnie takie podejście należy zastosować przy wydatkach na integrację. Kiedyś były one bowiem czymś wyjątkowym. Dziś są raczej naturalną praktyką rynkową.
Integracja ma związek z przychodem
Według organów podatkowych wydatki ponoszone przez przedsiębiorców w związku z organizacją imprez integracyjnych, w których uczestniczą pracownicy w zakresie, w jakim impreza ta ma charakter promowania i reklamy działalności spółki, stanowią koszty uzyskania przychodu w tym konkretnym zakresie. Występuje tu bowiem związek przyczynowo-skutkowy poniesionych wydatków, które mają wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu, ponieważ celem imprezy integracyjnej może być np.: promowanie kultury dzielenia się wiedzą i zapewnianie wszystkim pracownikom platformy do dzielenia się swoimi doświadczeniami i pomysłami w różnych działach, integracja pracowników, ułatwienie ułożenia wzajemnych relacji między pracownikami oraz zwiększenie ich zaangażowania w działalność, a także wzmocnienie więzi pomiędzy pracownikami a pracodawcą, co w efekcie poprawi efektywność pracy, która to efektywność ma wpływ na przychody osiągane przez pracodawcę. W związku tym istnieje tu związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, a tym samym wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Warto tu dodać, że skarbówka nie zgadza się na ujęcie w kosztach wydatków na organizację integracji dla kontrahentów. Tu – według urzędników – mamy do czynienia z wydatkami reprezentacyjnymi wyłączonymi z kosztów.
Takie stanowisko potwierdza Dyrektor KIS m.in. w interpretacji o nr 0111-KDIB1-1.4010.42.2022.1.SH.
