fbpx
czwartek, 28 marca, 2024
Strona głównaBiznes Inwentaryzacja to bardzo ważny proces do oceny sytuacji przedsiębiorstwa

[WYWIAD] Inwentaryzacja to bardzo ważny proces do oceny sytuacji przedsiębiorstwa

Inwentaryzacja jest kontrolą przeprowadzaną na koniec roku obrotowego. Jej głównym celem jest stwierdzenie, czy aktywa, które jednostka wykazuje w swoich księgach, istnieją. W toku inwentaryzacji identyfikowane są różnice między stanem aktywów w księgach a ich stanem rzeczywistym. O tym procesie rozmawiamy z Edytą Kalińską, biegłym rewidentem, Regionalnym Partnerem Zarządzającym Działem Rewizji Finansowej BDO, Region Zachód.

Koniec roku to także moment obowiązkowych podsumowań w firmie. Jeden z kluczowych procesów przeprowadzanych w tym czasie w przedsiębiorstwach to inwentaryzacja. Czemu dokładnie inwentaryzacja ma służyć?

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów stanowi obowiązkowy komponent rachunkowości jednostki. Inwentaryzacja jest bardzo istotną aktywnością kontrolną w procesie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego. Metody inwentaryzacji, jej częstotliwość, terminy, udokumentowane i rozliczenie uregulowane zostały w Rozdziale 3 ustawy o rachunkowości.

Czy są różne metody przeprowadzenia inwentaryzacji?

Tak. Istnieją różne sposoby przeprowadzania inwentaryzacji. Aktywa finansowe i należności są inwentaryzowane drogą potwierdzeń sald. Aktywa rzeczowe inwentaryzuje się drogą spisu z natury. Niektóre aktywa mogą być inwentaryzowane drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Podczas inwentaryzacji identyfikowane są również aktywa nieprzydatne, uszkodzone, wyłączone z użycia czy przeterminowane.

Celem sprawozdania finansowego jest dostarczenie rzetelnej informacji o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Dzięki inwentaryzacji wykazany w sprawozdaniu majątek odzwierciedla stan faktyczny, a wszelkie różnice zostają ujęte w księgach rachunkowych.

Czy przedsiębiorstwo powinno w jakiś szczególny sposób przygotować się do tego procesu?

Aby sprawnie i terminowo przeprowadzić inwentaryzację, należy ją dobrze zaplanować. Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych uregulowań dotyczących technik przeprowadzania inwentaryzacji. Z tego względu jednostki powinny opracować wewnętrzne regulaminy, procedury i instrukcje inwentaryzacyjne dostosowane do wielkości oraz posiadanego majątku.

Niezależnie od istniejących procedury i polityk w celu właściwego przygotowania inwentaryzacji majątku jednostka powinna sporządzić harmonogram inwentaryzacji, powołać komisję inwentaryzacyjną, a kierownik jednostki powinien przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji.

Członkowie zespołów spisowych powinni być przeszkoleni. Ważne jest to, aby były to osoby nie tylko kompetentne, ale również obiektywne i bezstronne (nie powinny być to przykładowo osoby, które odpowiadają materialnie za składniki majątku).

Czy któryś z elementów inwentaryzacji jest wyjątkowo trudny do przeprowadzenia?

Szczególnym wyzwaniem organizacyjnym jest inwentaryzacja drogą spisu z natury zapasów, materiałów, towarów, wyrobów gotowych i produktów. Aktywa te podlegają ciągłej rotacji, mogą być trudne do policzenia, w niektórych przypadkach ich ilość może być ustalona jedynie w sposób przybliżony. W przypadku zapasów niezwykle istotne jest dobre przygotowanie magazynów lub innych miejsc, w których będzie odbywać się spis z natury. Podczas spisu z natury zapasów rozchody i przychody w magazynie powinny być zatrzymane. Warto wyznaczyć pola spisowe i odpowiednio je oznaczyć.

Ze względu na brak szczegółowych wytycznych w ustawie o rachunkowości, 26 kwietnia 2016 roku Komitet Standardów Rachunkowości uchwałą nr 5/2016 przyjął stanowisko w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

Stanowisko wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów. Opisuje, jak przygotować i zorganizować inwentaryzację, jakie techniki spisowe należy stosować, jak udokumentować przeprowadzony spis.

Czy biegły rewident jest zobligowany prawem do uczestniczenia w spisie? Jakie są jego obowiązki w tym zakresie?

Badania sprawozdań finansowych w Polsce są przeprowadzane zgodnie z Krajowymi Standardami Badania w brzmieniu Międzynarodowych Standardów Badania. Szczegółowe informacje, w jaki sposób biegły rewident może uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody badania dotyczące istnienia i stanów zapasów zawarte są w Międzynarodowym Standardzie Badania 501 Dowody badania – szczegółowe rozważania dla wybranych pozycji.

Jeśli zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, wystarczające i odpowiednie dowody badania można uzyskać poprzez obecność podczas spisu z natury, oceny jego przebiegu i stosowanych procedur, inspekcji zapasów i wykonania przeliczeń kontrolnych. Zgodnie ze standardami badania biegły rewident powinien być obecny podczas inwentaryzacji zapasów, aby móc wypowiedzieć się o ich istnieniu. Bardzo trudne, a w większości przypadków niemożliwe jest uzyskanie odpowiednich i wystarczających dowodów badania w inny sposób.

W przypadku środków trwałych, które nie podlegają tak jak zapasy szybkiej rotacji, zwykle biegły rewident jest w stanie upewnić się, że istnieją samodzielnie, porównując maszyny czy narzędzia ujęte w rejestrze środków trwałych ze stanem faktycznym.

Czy inwentaryzacja znajdzie swoje odzwierciedlenie w księgach i czy może mieć wpływ np. na badanie sprawozdania finansowego?

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

W przypadku spisu z natury zapasów komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia różnice i ujmuje w protokole z inwentaryzacji przyczynę powstania różnic oraz propozycję rozliczenia. Kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji oraz zatwierdza protokół inwentaryzacyjny. Na tej podstawie wyniki spisu ujmowane są w księgach rachunkowych.

W toku badania sprawozdania biegły rewident weryfikuje m.in. czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych. Istotnym elementem rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości jest inwentaryzacja. Badając istnienie aktywów biegły rewident ocenia rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji i sposób jej rozliczenia. Istotne nieprawidłowości w procesie inwentaryzacji mogą wpłynąć na opinię biegłego rewidenta. Jeśli jednostka nie rozliczy różnic inwentaryzacyjnych biegły rewident z pewnością zaproponuje korektę w tym zakresie i zaleci wprowadzenie różnic inwentaryzacyjnych do ksiąg.

Co w sytuacji, gdy firma spisu nie przeprowadzi lub jego przeprowadzenie będzie niemożliwe?

Jeśli jednostka podlega obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego lecz rezygnuje z przeprowadzenia spisu z natury, a zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, mamy do czynienia z ograniczeniem zakresu badania. Biegły rewident wydaje wówczas opinię z zastrzeżeniem ze względu na brak możliwości uzyskania dowodów badania na istnienie zapasów na dzień bilansowy. Podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy biegły rewident nie zostanie poinformowany o spisie, bądź umowa na badanie zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym udział w spisie z natury.

Rozmawiała Ewa Konderak

Ewa Konderak
Ewa Konderak
Od ponad 20 lat dziennikarka zajmująca się tematyką podatkową. Swoje artykuły publikowała na łamach ogólnopolskich dzienników prawno-gospodarczych, jak np. „Dziennik Gazeta Prawna” oraz portali gospodarczych, jak np. rp.pl. Ma także bogate doświadczenie w redagowaniu publikacji książkowych, współpracując z największymi wydawnictwami w Polsce. Ukończyła studia na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Społecznych na Uniwersytecie Warszawskim oraz podyplomowo Prawo Unii Europejskiej na tym samym Uniwersytecie.

INNE Z TEJ KATEGORII

Polska chce zwiększyć eksport do Chin

W Warszawie miało miejsce polsko-chińskie spotkanie, którego głównym tematem była współpraca w sektorze rolno-spożywczym.
2 MIN CZYTANIA

Salony kosmetyczne toną w długach

W ostatnim roku gwałtownie wzrosło zadłużenie salonów kosmetycznych i fryzjerskich funkcjonujących w Polsce. Nadzieją jest obniżka stawki VAT dla branży beauty.
2 MIN CZYTANIA

Nierówna konkurencja z Ukrainy przytłacza polskich transportowców

Znów przybywa firm transportowych zmagających się z zatorami płatniczymi – wynika z badania „Skaner MŚP” za I kwartał tego roku, zrealizowanego dla BIG InfoMonitor. Zaległości w transporcie wzrosły w minionym roku o niemal jedną piątą. Co jest tego powodem?
3 MIN CZYTANIA

INNE TEGO AUTORA

Do końca marca roczne rozliczenie CIT

Podatnicy CIT mają do końca marca czas na rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych za 2023 rok. Trzeba tego dokonać na druku CIT-8.
3 MIN CZYTANIA

Urlop i choroba w kosztach kwalifikowanych

Przedsiębiorcy mogą ująć w kosztach kwalifikowanych na działalność badawczo-rozwojową wydatki poniesione na pracownika z tytułu urlopu, choroby i składek ZUS – potwierdza minister finansów w interpretacji ogólnej.
4 MIN CZYTANIA

Część firm będzie upubliczniać informacje o podatku dochodowym

Największe przedsiębiorstwa międzynarodowe będą musiały publikować sprawozdania o podatku dochodowym. To kolejny z elementów, który ma uszczelnić system podatkowy.
4 MIN CZYTANIA