Inwentaryzacja jest kontrolą przeprowadzaną na koniec roku obrotowego. Jej głównym celem jest stwierdzenie, czy aktywa, które jednostka wykazuje w swoich księgach, istnieją. W toku inwentaryzacji identyfikowane są różnice między stanem aktywów w księgach a ich stanem rzeczywistym. O tym procesie rozmawiamy z Edytą Kalińską, biegłym rewidentem, Regionalnym Partnerem Zarządzającym Działem Rewizji Finansowej BDO, Region Zachód.

Koniec roku to także moment obowiązkowych podsumowań w firmie. Jeden z kluczowych procesów przeprowadzanych w tym czasie w przedsiębiorstwach to inwentaryzacja. Czemu dokładnie inwentaryzacja ma służyć?

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów stanowi obowiązkowy komponent rachunkowości jednostki. Inwentaryzacja jest bardzo istotną aktywnością kontrolną w procesie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdania finansowego. Metody inwentaryzacji, jej częstotliwość, terminy, udokumentowane i rozliczenie uregulowane zostały w Rozdziale 3 ustawy o rachunkowości.

Czy są różne metody przeprowadzenia inwentaryzacji?

Tak. Istnieją różne sposoby przeprowadzania inwentaryzacji. Aktywa finansowe i należności są inwentaryzowane drogą potwierdzeń sald. Aktywa rzeczowe inwentaryzuje się drogą spisu z natury. Niektóre aktywa mogą być inwentaryzowane drogą porównania ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami.

Podczas inwentaryzacji identyfikowane są również aktywa nieprzydatne, uszkodzone, wyłączone z użycia czy przeterminowane.

Celem sprawozdania finansowego jest dostarczenie rzetelnej informacji o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Dzięki inwentaryzacji wykazany w sprawozdaniu majątek odzwierciedla stan faktyczny, a wszelkie różnice zostają ujęte w księgach rachunkowych.

Czy przedsiębiorstwo powinno w jakiś szczególny sposób przygotować się do tego procesu?

Aby sprawnie i terminowo przeprowadzić inwentaryzację, należy ją dobrze zaplanować. Ustawa o rachunkowości nie zawiera szczegółowych uregulowań dotyczących technik przeprowadzania inwentaryzacji. Z tego względu jednostki powinny opracować wewnętrzne regulaminy, procedury i instrukcje inwentaryzacyjne dostosowane do wielkości oraz posiadanego majątku.

Niezależnie od istniejących procedury i polityk w celu właściwego przygotowania inwentaryzacji majątku jednostka powinna sporządzić harmonogram inwentaryzacji, powołać komisję inwentaryzacyjną, a kierownik jednostki powinien przygotować zarządzenie w sprawie inwentaryzacji.

Członkowie zespołów spisowych powinni być przeszkoleni. Ważne jest to, aby były to osoby nie tylko kompetentne, ale również obiektywne i bezstronne (nie powinny być to przykładowo osoby, które odpowiadają materialnie za składniki majątku).

Czy któryś z elementów inwentaryzacji jest wyjątkowo trudny do przeprowadzenia?

Szczególnym wyzwaniem organizacyjnym jest inwentaryzacja drogą spisu z natury zapasów, materiałów, towarów, wyrobów gotowych i produktów. Aktywa te podlegają ciągłej rotacji, mogą być trudne do policzenia, w niektórych przypadkach ich ilość może być ustalona jedynie w sposób przybliżony. W przypadku zapasów niezwykle istotne jest dobre przygotowanie magazynów lub innych miejsc, w których będzie odbywać się spis z natury. Podczas spisu z natury zapasów rozchody i przychody w magazynie powinny być zatrzymane. Warto wyznaczyć pola spisowe i odpowiednio je oznaczyć.

Ze względu na brak szczegółowych wytycznych w ustawie o rachunkowości, 26 kwietnia 2016 roku Komitet Standardów Rachunkowości uchwałą nr 5/2016 przyjął stanowisko w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów.

Stanowisko wyjaśnia problemy merytoryczne i organizacyjne, powstające przy przeprowadzaniu inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów. Opisuje, jak przygotować i zorganizować inwentaryzację, jakie techniki spisowe należy stosować, jak udokumentować przeprowadzony spis.

Czy biegły rewident jest zobligowany prawem do uczestniczenia w spisie? Jakie są jego obowiązki w tym zakresie?

Badania sprawozdań finansowych w Polsce są przeprowadzane zgodnie z Krajowymi Standardami Badania w brzmieniu Międzynarodowych Standardów Badania. Szczegółowe informacje, w jaki sposób biegły rewident może uzyskać wystarczające i odpowiednie dowody badania dotyczące istnienia i stanów zapasów zawarte są w Międzynarodowym Standardzie Badania 501 Dowody badania – szczegółowe rozważania dla wybranych pozycji.

Jeśli zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, wystarczające i odpowiednie dowody badania można uzyskać poprzez obecność podczas spisu z natury, oceny jego przebiegu i stosowanych procedur, inspekcji zapasów i wykonania przeliczeń kontrolnych. Zgodnie ze standardami badania biegły rewident powinien być obecny podczas inwentaryzacji zapasów, aby móc wypowiedzieć się o ich istnieniu. Bardzo trudne, a w większości przypadków niemożliwe jest uzyskanie odpowiednich i wystarczających dowodów badania w inny sposób.

W przypadku środków trwałych, które nie podlegają tak jak zapasy szybkiej rotacji, zwykle biegły rewident jest w stanie upewnić się, że istnieją samodzielnie, porównując maszyny czy narzędzia ujęte w rejestrze środków trwałych ze stanem faktycznym.

Czy inwentaryzacja znajdzie swoje odzwierciedlenie w księgach i czy może mieć wpływ np. na badanie sprawozdania finansowego?

Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

W przypadku spisu z natury zapasów komisja inwentaryzacyjna wyjaśnia różnice i ujmuje w protokole z inwentaryzacji przyczynę powstania różnic oraz propozycję rozliczenia. Kierownik jednostki rozpatruje i zatwierdza wnioski komisji oraz zatwierdza protokół inwentaryzacyjny. Na tej podstawie wyniki spisu ujmowane są w księgach rachunkowych.

W toku badania sprawozdania biegły rewident weryfikuje m.in. czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych. Istotnym elementem rachunkowości zgodnie z ustawą o rachunkowości jest inwentaryzacja. Badając istnienie aktywów biegły rewident ocenia rzetelność przeprowadzonej inwentaryzacji i sposób jej rozliczenia. Istotne nieprawidłowości w procesie inwentaryzacji mogą wpłynąć na opinię biegłego rewidenta. Jeśli jednostka nie rozliczy różnic inwentaryzacyjnych biegły rewident z pewnością zaproponuje korektę w tym zakresie i zaleci wprowadzenie różnic inwentaryzacyjnych do ksiąg.

Co w sytuacji, gdy firma spisu nie przeprowadzi lub jego przeprowadzenie będzie niemożliwe?

Jeśli jednostka podlega obowiązkowemu badaniu sprawozdania finansowego lecz rezygnuje z przeprowadzenia spisu z natury, a zapasy są istotne dla sprawozdania finansowego, mamy do czynienia z ograniczeniem zakresu badania. Biegły rewident wydaje wówczas opinię z zastrzeżeniem ze względu na brak możliwości uzyskania dowodów badania na istnienie zapasów na dzień bilansowy. Podobna sytuacja będzie miała miejsce, gdy biegły rewident nie zostanie poinformowany o spisie, bądź umowa na badanie zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym udział w spisie z natury.

Rozmawiała Ewa Konderak