Wiele firm w czasie pandemii zdecydowało się na ograniczenie bądź zawieszenie świadczeń pozapłacowych dla pracowników. Teraz do takich prezentów wracają. Najchętniej wybieraną przez nich formą podarku są karty przedpłacone, których zakup realizowany jest ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Pojawia się więc dość naturalne pytanie, jak taki bonus dla pracownika rozliczyć.
Powszechność opodatkowania
W Polsce obowiązuje zasada powszechności opodatkowania. Oznacza ona, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o PIT oraz dochodów, od których na podstawie Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Przychodami – z pewnymi zastrzeżeniami – są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Aby dopełnić obrazu musimy jeszcze przytoczyć definicję, zgodnie z którą źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy (w tym spółdzielczy stosunek pracy), członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza oraz emerytura lub renta.
Z przytoczonych regulacji wynika zatem, że przychodem będzie każde przysporzenie majątkowe, mające konkretny wymiar finansowy, otrzymane jako świadczenie pieniężne, rzeczowe lub też jako świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. O zaliczeniu danego przysporzenia majątkowego do przychodów podatnika decyduje definitywny charakter tego przysporzenia w tym sensie, że w sposób ostateczny faktycznie powiększa on aktywa tej osoby. To oznacza tyle, że za przychody podatkowe mogą być uznane tylko te przychody, które nie mają charakteru zwrotnego.
Stosunek pracy a wynagrodzenie
Trzeba też pamiętać, że zgodnie z przepisami podatkowymi za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Jeżeli przedmiotem świadczenia są rzeczy lub usługi wchodzące w zakres działalności pracodawcy, to wartość pieniężną świadczeń w naturze przysługujących pracownikom na podstawie odrębnych przepisów ustala się według przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców. Natomiast wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych ustala się na podstawie cen rynkowych stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca ich uzyskania.
Ważne: Jeżeli świadczenia są częściowo odpłatne, przychodem podatnika jest różnica pomiędzy wartością tych świadczeń, ustaloną według określonych zasad a odpłatnością ponoszoną przez podatnika.
Przepisy definiują zwolnienia
Nie możemy zapominać, że przepisy podatkowe określają dość precyzyjnie katalog zwolnień z PIT. W temacie, który dziś analizujemy ważny będzie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Wynika z niego, że wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika – w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS – rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 1000 zł. W tym miejscu bardzo istotna uwaga – otóż przepisy covidowe zmieniły wysokość tego limitu. W okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19 wynosi on 2000 zł.
A zatem, aby skorzystać z zacytowanego zwolnienia muszą być spełnione łącznie następujące przesłanki:
– świadczenie otrzymuje pracownik,
– świadczenie ma związek z finansowaniem działalności socjalnej określonej w przepisach o ZFŚS,
– świadczenie ma charakter świadczenia rzeczowego lub świadczenia pieniężnego,
– źródłem finansowania są w całości środki z ZFŚS lub funduszy związków zawodowych.
Przypomnijmy, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. To oznacza, że w sytuacji, gdy np. pracownik otrzyma od szefa bon, za który może np. zrobić zakupy spożywcze, zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT nie będzie miało tu zastosowania.
Jeden limit dla wszystkich prezentów
Ustalając wartość świadczeń pozapłacowych, które otrzymuje pracownik musimy pamiętać, że określony w przepisach limit zwolnienia ustalony przez ustawodawcę jest jeden i dotyczy wszystkich świadczeń wypłacanych w danym roku z funduszy socjalnych i funduszy związków zawodowych, niezależnie od tego, w ilu zakładach dany pracownik jest zatrudniony i od ilu podmiotów uprawnionych (pracodawców i związków zawodowych) otrzymuje świadczenia z tych funduszy. Jeśli zatem ze wszystkich zakładów pracy, łącznie pracownik otrzyma więcej niż określony przez ustawodawcę limit kwotowy, to nadwyżka ponad tę kwotę podlega u niego opodatkowaniu. Przy czym ustawodawca nie nałożył na podmiot wypłacający świadczenia, np. pracodawcę ze wskazanych funduszy obowiązku monitorowania, czy pracownik uzyskał już w roku podatkowym świadczenia od innego świadczeniodawcy oraz wysokości wykorzystanej kwoty u poszczególnych świadczeniodawców.
Ważne: Wartość świadczeń pozapłacowych, np. kart przedpłaconych, finansowanych z ZFŚS nie może być jednakowa dla wszystkich pracowników firmy. Musi być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu (to reguły wynikające z ustawy o ZFŚS).
Karta przedpłacona spełnia kryteria
Karta przedpłacona to swoisty rodzaj karty płatniczej. Wydawana jest bez konieczności posiadania rachunku osobistego w banku, nie jest też przyznawany jej użytkownikowi kredyt. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Organy podatkowe kartę taką, co do zasady, uznają za świadczenie pieniężne. To zaś oznacza, że świadczenie w postaci karty podarunkowej zasilanej środkami pieniężnymi, którą można dokonywać płatności w sklepach honorujących dany rodzaj kart, stanowi świadczenie pieniężne, które może korzystać ze zwolnienia z PIT na podstawie przytoczonego przez nas art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W konsekwencji w sytuacji przekazania pracownikom kart przedpłaconych finansowanych z ZFŚS, powstaje u pracownika przychód. Przychód ten będzie korzystał ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty obowiązującego w roku podatkowym limitu (obecnie 2000 zł). Jeśli łączna wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych otrzymanych przez pracownika nie przekroczy w roku podatkowym wartości tego limitu, po stronie pracodawcy nie powstaną obowiązki płatnika z tego tytułu, w tym obowiązek doliczenia wartości świadczenia do przychodu podatkowego danego pracownika oraz obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Potwierdzeniem poprawności takiego sposobu kwalifikacji i rozliczenia kart przedpłaconych może być m.in. interpretacja indywidualna nr 0115-KDIT2.4011.96.2022.1.RS.
