Minister finansów pod koniec lutego wydał interpretację ogólną o numerze DD2.8202.3.2022 poświęconą zasadom ewidencji wydatków w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (pkpir). Chodzi o sytuacje późniejszego ujmowania dowodów w księdze w kontekście zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów.
Potrącanie kosztów
Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych precyzują, że koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Te reguły muszą stosować w praktyce również przedsiębiorcy prowadzący księgę podatkową. Wyjątkiem będą sytuacje, gdy przedsiębiorca wybierze zasady potrącania kosztów uzyskania przychodów stosowane jak przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Taka sytuacja jest możliwa pod warunkiem, że w każdym roku podatkowym księgi te będą prowadzone w sposób umożliwiający wyodrębnienie kosztów odnoszących się tylko do tego roku podatkowego. Zgodnie z tymi regułami koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącalne w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Koszty inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Zapisy w księdze
U podatników prowadzących pkpir, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Minister finansów w swojej interpretacji przypomniał, że zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Natomiast zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Biuro rachunkowe
W praktyce nierzadkie są także przypadki prowadzenia księgi podatkowej przez biuro rachunkowe. Wówczas zapisy dokonywane są w porządku chronologicznym na podstawie dowodów oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z prowadzonych ewidencji lub danych wynikających z odpowiednich zestawień przekazywanych przez podatnika w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Późne dostarczenie
Wystawienie dowodu np. zakupu nie kończy procesu jego rozliczenia. W praktyce bowiem mogą wystąpić przypadki, gdy podatnik otrzymuje dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu po dacie jego wystawienia. Takie sytuacje mają też miejsce w dostarczaniu dowodów do biur rachunkowych, co oznacza, że zachowanie chronologii w ewidencji może być kłopotliwe. Co więcej, brak ujęcia danego wydatku w księdze powoduje, że dochodzi do zawyżenia podstawy opodatkowania.
Ważny okres roczny
Minister finansów w wydanej interpretacji ogólnej podkreślił, że dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego później, może być zaksięgowany (ujęty) w pkpir w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Ważne, aby było to przeprowadzone do końca roku podatkowego, w którym koszt ten może być potrącony. Księgując (ujmując) ten dowód w księdze, w kolumnie drugiej podatnicy powinni wpisać datę zdarzenia gospodarczego. Jest to dzień, który wynika z dokumentu będącego podstawą dokonywania wpisu. Zatem późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia. Jeśli podatnik otrzymał dany dowód później lub z opóźnieniem przekazał go do biura rachunkowego, w kolumnie 17. księgi – „uwagi”, warto wpisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.
Stanowisko ministra finansów w opisanym zakresie z pewnością jest korzystne dla przedsiębiorców.
