Jeszcze niedawno zapowiadało się, że w przypadku przygotowania sprawozdań finansowych, rok 2022 przyniesie spore ułatwienia w związku z tym, że w spółkach z wieloosobowymi zarządami, sprawami sprawozdania będzie mógł zająć się jeden, wyznaczony członek zarządu. W praktyce, nie będzie to jednak takie łatwe.
Przypomnijmy – od 8 grudnia 2021 roku obowiązują przepisy umożliwiające (pod pewnymi warunkami) podpisywanie sprawozdania finansowego tylko przez jednego członka zarządu. Do 8 grudnia 2021 r. obowiązywała zasada, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Jeśli zatem spółką kierował trzyosobowy zarząd, to podpisy pod sprawozdaniem musieli złożyć wszyscy trzej członkowie zarządu spółki.
Nowelizacja ustawy o rachunkowości umożliwiła dokonania tej czynności (podpisania sprawozdania) tylko przez jednego członka zarządu. Z tym jednak zastrzeżeniem, że pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu złożą oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie. Mogą też odmówić złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia.
W treści odmowy podpisu, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Nadal bowiem – obok członka zarządu – sprawozdanie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg.
Myliłby się jednak ten, kto założyłby, że obecnie wystarczy do wszelkich spraw związanych z przygotowaniem, złożeniem i badaniem sprawozdania finansowego upoważnić jednego członka wieloosobowego zarządu. Jest to niestety niemożliwe z uwagi na wymogi, jakie narzuca Krajowy Standard Badania 580 (KSB 580), który nadal wymaga składania określonych oświadczeń biegłemu rewidentowi przez wszystkich członków zarządu. Dotyczy to oczywiście tylko tych sprawozdań, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta (to, które sprawozdania podlegają badaniu określone jest w przepisach ustawy o rachunkowości).
Opisywanie wszystkich wymogów KSB 580 byłoby oczywiście w tym miejscu trudne. Niemniej warto zwrócić uwagę, że standard ten przewiduje m.in., że biegły rewident zwraca się do kierownictwa z wnioskiem o złożenie pisemnego oświadczenia, że kierownictwo wywiązało się z odpowiedzialności za sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z mającymi zastosowanie ramowymi założeniami sprawozdawczości finansowej obejmującymi, gdzie to odpowiednie, jego rzetelną prezentację, zgodnie z warunkami zlecenia badania.
Oświadczenie takie musi podpisać cały zarząd. Podobnie jest z oświadczeniem, że kierownictwo przedstawiło biegłemu rewidentowi wszystkie odpowiednie informacje i zapewniło taki dostęp, jak uzgodniono w warunkach zlecenia badania oraz wszystkie transakcje zostały zaewidencjonowane i odzwierciedlone w sprawozdaniu finansowym.
Pisemne oświadczenia odnoszą się do wszystkich sprawozdań finansowych i okresów sprawozdawczych objętych sprawozdaniem biegłego rewidenta. KSB przewiduje przy tym, że pisemne oświadczenia powinny mieć formę listu oświadczającego, zaadresowanego do biegłego rewidenta. Co więcej, ze względu na swoją odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego i odpowiedzialność za prowadzenie działalności jednostki, od kierownictwa oczekuje się posiadania wystarczającej wiedzy na temat przyjętego przez jednostkę procesu sporządzania sprawozdania finansowego i zawartych w nim stwierdzeń, na których opierają się te pisemne oświadczenia.
Reasumując – mimo wprowadzonego uproszczenia w podpisywaniu sprawozdania finansowego, w przypadku spółek, których sprawozdania podlegają obowiązkowemu badaniu lub też które same się na takie badanie decydują, nie ma możliwości „wydelegowania” jednego członka zarządu spółki do załatwiania spraw związanych z przygotowaniem i złożeniem sprawozdania finansowego. Nadal aktywny udział w tym procesie muszą brać wszyscy członkowie zarządu wieloosobowego.
