Po pandemii w wielu firmach nadal działa zdalny bądź hybrydowy tryb pracy. Pozwoliło to przedsiębiorcom na większą elastyczność w zakresie zatrudniania. Nie muszą bowiem ograniczać się do szukania pracowników w miejscu siedziby przedsiębiorstwa, ale mogą wybierać z tych kandydatów, którzy są najlepsi, a mieszkają w innych miejscach. Zdarza się jednak, że mimo wykonywania pracy zdalnej pracownicy od czasu do czasu muszą pojechać do firmy lub klienta. Zazwyczaj wynika to z charakteru wykonywanej pracy. Pojawia się więc pytanie, czy firma ma prawo do ujmowania w swoich kosztach wydatków poniesionych na dojazdy i nocleg pracowników do siedziby firmy lub do jej klienta.
Warunki ustawowe
Zacznijmy od przypomnienia zasad ogólnych dotyczących rozliczania wydatków firmowych w kosztach. Zgodnie z przepisami ustaw o podatkach dochodowych (PIT, CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych wprost w ustawach, jako z kosztów wyłączone.
Definicja ta ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego właściwej kwalifikacji. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.
Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
– został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
– jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
– pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
– poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
– został właściwie udokumentowany,
– nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
W konsekwencji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod warunkiem, że nie zostały one wyłączone przez ustawodawcę z kosztów oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.
Ocena przedsiębiorcy
Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.
Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność.
To oznacza, że dla kwalifikacji danego kosztu kluczowe znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.
Jeśli zatem dojazdy pracowników do siedzimy firmy lub do jej klientów oraz noclegi będą miały związek z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej, wówczas możliwe będzie zaliczenie ponoszony na ten cel wydatków do kosztów podatkowych.
