UWAGA – zapłata za fakturę na niewłaściwy rachunek może cię drogo kosztować!

Od stycznia 2017 r. przy transakcjach, w których stronami sąÄšÂ¨ przedsiębiorcy, obowiązuje limit 15 tys. zł dla płatności gotówkowych. Oznacza to, że płatności powyżej tej kwoty muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego.

W 2020 roku doszedł dla takich płatności kolejny warunek. Od 1 stycznia 2020 roku, przy transakcjach powyżej 15 tys. zł podatnicy chcąc uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych, w przypadku, gdy dokonują płatności przelewem dostawcy towarów lub usługodawcy, będącemu podatnikiem VAT czynnym (czyli takim, który nie korzysta ze zwolnienia), za zakupy potwierdzone fakturą powinni dokonywać tej płatności na rachunki rozliczeniowe prowadzone przez banki lub imienne rachunki w SKOK zamieszczone w Wykazie podatników VAT (wykaz ten działa od września 2019 roku).

Bez kosztów i z odpowiedzialnością za podatek kontrahenta

Dokonanie płatności na rachunek spoza Wykazu podatników VAT (nazywanego też białą listą) powoduje poważne konsekwencje podatkowe. Po pierwsze dokonanie takiej wpłaty na rachunek spoza listy powoduje, że podatnik wydatku takiego nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych). Jeśli mimo to wydatek taki do kosztów zaliczy, to musi te koszty później skorygować. A gdy korekta kosztów nie będzie możliwa, zwiększyć o kwotę z takiej faktury własne przychody.

Tak czy inaczej skutek jest taki, że podatnik musi wykazać wyższy dochód do opodatkowania niż w przypadku, gdy płatność trafia na właściwy rachunek. W konsekwencji płaci też wyższy podatek. Już tylko ta sankcja powoduje, że od nowego roku wszyscy zaczęli dość dokładnie sprawdzać rachunki, na które płacą kontrahentom. I to nie tylko przy fakturach opiewających na kwoty powyżej 15 tys. zł.

Problem bowiem w tym, że w przepisach mowa jest o transakcjach o wartości 15 tys. zł, nawet jeśli wynikające z nich płatności, są rozłożone w czasie i fakturowane „po kawałku” (płatność podzielona jest na klika rat). Pojawiły się zatem od razu i takie interpretacje, z których wynika, że obowiązkiem takim jest objęta także np. umowa o dzieło, w której co prawda płatności są dokonywane co miesiąc w wysokości tylko 2 tys. zł, ale w sumie na podstawie umowy wypłacane jest w roku 24 tys. zł. To sprawia, że firmy starają się dziś weryfikować rachunki przy niemal każdej fakturze opłacanej na rzecz podatników VAT. Niezależnie od tego, na jaką ona opiewa kwotę.

Ale brak kosztów to nie jedyna konsekwencja dokonania zapłaty na rachunek kontrahenta inny niż wskazany w wykazie. Drugą jest solidarna odpowiedzialność VAT. Polega ona na tym, że w przypadku, gdy wystawca nie zapłaci wynikającego z tej faktury podatku (VAT), to mimo że opłacający taką fakturę nabywca zapłacił kontrahentowi (płacona kwota obejmuje w tym przypadku należność dla wystawcy i VAT, który wystawca powinien odprowadzić na rachunek urzędu skarbowego), to odpowiada on za niezapłacony podatek tak jak wystawca faktury.

W praktyce ma to ten skutek, że urząd skarbowy może sobie wybrać, czy chce wyegzekwować niezapłacony VAT od wystawcy faktury, czy od nabywcy. A wybiera z reguły tego, od kogo jego zdaniem łatwiej jest zaległy podatek ściągnąć.

Zawiadamiając o rachunku, można uniknąć negatywnych konsekwencji

W przepisach, które dziś obowiązują, dano jednak podatnikom możliwość uniknięcia tych przykrych konsekwencji, mimo że zapłata za fakturę trafiła na rachunek spoza Wykazu. Jest to możliwe wtedy, gdy podatnik w terminie trzech dni od dnia dokonania zapłaty zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego o numerze rachunku spoza Wykazu podatników VAT, na który przelał należność. Co ważne, o takim rachunku trzeba zawiadomić tylko raz. Przy pierwszej płatności. Jeśli będą na niego dokonywane kolejne wpłaty, a fiskus został już o tym raz powiadomiony, nie trzeba tego robić ponownie. Każdy taki rachunek zgłasza się tylko raz.

Kłopot z tymi przepisami jest taki, że czas na złożenie zawiadomienia jest stosunkowo krótki, Co więcej, zawiadomienie podatnik płacący za fakturę składa nie w swoim urzędzie skarbowym, ale w urzędzie właściwym dla wystawcy faktury. O czym oczywiście trzeba pamiętać.

Kłopoty te zostaną wkrótce rozwiązane. Do Sejmu trafiła już bowiem nowelizacja, która po pierwsze przewiduje wydłużenie terminu na składanie oświadczenia z 3 do 7 dni, a po drugie, wprowadza zasadę, że zawiadomienie będzie składane do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla nabywcy, a nie wystawcy faktury. Jeśli nic nie zakłóci procesu legislacyjnego, nowe przepisy powinny zacząć obowiązywać na początku kwietnia 2020 roku.

Zamiast sprawdzać rachunki, lepiej wpłacać VAT na specjalne konto

To nie jedyna korzystna zmiana wynikająca z nowelizacji. Od 1 kwietnia 2020 roku przepisy o zapłacie na rachunki z Wykazu podatników VAT mają być powiązane z systemem podzielonej płatności. Otóż ci podatnicy, którzy zapłaty za fakturę dokonają w systemie podzielonej płatności, nie będą ponosili negatywnych skutków, nawet jeśli zapłacą na rachunek spoza białej listy. Co więcej, nie będą też musieli zawiadamiać fiskusa o numerze takiego rachunku. W praktyce oznacza to, że podatnik dokonujący podzielonej płatności w ogóle będzie mógł zrezygnować ze sprawdzania rachunków kontrahentów w wykazie.

System podzielonej płatności jest obecnie dobrowolny. Polega on na tym, że płacąc za fakturę podatnik przelewa należność na dwa różne konta (w jednym przelewie). Kwota netto trafia na zwyczajny rachunek kontrahenta, który prowadzi on w zawiązku z działalnością gospodarczą. Kwota podatku (VAT) trafia zaś na specjalny rachunek VAT, który obowiązkowo prowadzony jest obecnie dla każdego podatnika.

Wydaje się, że intencją fiskusa jest w tym przypadku upowszechnienie bardzo wygodnego dla niego systemu podzielonej płatności, która jako dobrowolna nie zawojowała specjalnie serc podatników. Musimy bowiem pamiętać, że środki zgromadzone na koncie VAT można wydać głownie na regulowanie należności podatkowych i ZUS. Dostęp do nich na inne cele wymaga już zgody fiskusa. Jest zatem mocno ograniczony.

Po zmianie przepisów dokonywanie takich płatności da podatnikom poczucie bezpieczeństwa, wynikające z tego, że nawet jeśli niedokładnie sprawdzą rachunek kontrahenta lub źle zakwalifikują transakcję, jako nieobjętą takim obowiązkiem, to nic im się nie stanie. O ile tylko VAT trafi na specjalne konto. Podzielona płatność może zatem szybko i zgodnie z intencjami resortu finansów, zyskać od kwietnia na popularności.