Fot. Pixabay

Zarządcy biur, szczególnie zlokalizowanych w dużych obiektach, przygotowali się na powrót pracowników tak skrupulatnie, jak tylko się dało. Chodzi głównie o spełnienie wymagań epidemiologicznych wynikających z rekomendacji Ministerstwa Zdrowia. Teraz muszą jeszcze więcej uwagi zwracać na kwestię czystości powierzchni i ich dezynfekcji. Części wspólne budynku muszą być regularnie czyszczone a podajniki na płyn dezynfekujący mają wisieć przy wejściu do każdego budynku. Na wspólnej powierzchni biurowej muszą być zachowane zasady dystansu społecznego.

Mamy więc i jednokierunkowe korytarze, żeby unikać zatłoczenia, nie wolno też gromadzić się w kuchniach na wspólne posiłki. Bezpieczeństwo pracowników w firmach ma też zapewniać praca zmianowa. Szefostwo będzie mogło zdecydować, które zespoły pracują w które dni, by uniknąć komasowania ludzi na stosunkowo niewielkiej przestrzeni. Firmy wydłużą też godziny pracy w taki sposób, aby wszyscy pracownicy nie zaczynali i nie kończyli dnia o tej samej porze. Słowem – moc niewątpliwych, chociaż, jak się wydaje, racjonalnych utrudnień.

Rynek wynajmujących
– Dzisiaj jest dobra okazja, żeby podpisywać kontrakty na wynajem ze względu na lepsze warunki, niż jeszcze kilka miesięcy temu – zachęca w rozmowie z Newseria Sebastian Świstak, dyrektor ds. komercjalizacji w warszawskim oddziale Cavatina Holding.

Rzeczywiście, okazja jest świetna. Rynek już się zmieniał w zeszłym roku i na początku bieżącego, a pandemia SARS-CoV-tylko przyspieszyła zmiany. Zmiany na korzyść najemców. Z raportu Knight Frank „Rynek biurowy w Warszawie w I kwartale 2020 r.” wynika, że od stycznia do marca na warszawskim rynku biurowym podpisano umowy najmu na niemal 140 tys. m kw. – o blisko 20 proc. mniej, niż na to wskazuje średni popyt z pierwszych kwartałów w ostatnich pięciu latach. Tak było jeszcze przed wybuchem epidemii. W jednym z nieupublicznionych raportów z kwietnia autorstwa think tanku Instytut Debaty Eksperckiej i Analiz QUANT TANK, któremu szefuje dr Stanisław Kluza, można przeczytać m.in., że „zmiany społeczno-gospodarcze wywołane kryzysem ewidentnie wpłyną na nowe modele na rynku pracy i oraz w stylu życia (…) na szczególne wysokie ryzyko narażony jest segment budownictwa powierzchni biurowych oraz dużych centrów handlowo-usługowych”.

Zarządcy budynków biurowych dwoją się więc i troją, by zatrzymać u siebie firmy. Oferują np. dopłaty do kosztów nowych, „epidemiologicznych” aranżacji wnętrz i okresy abolicji z płacenia czynszu. W wielu wypadkach ich wysiłki trafiają w próżnię.

Według analityków REDD Real Estate, stoi już ponad 4 tys. wolnych biur – o 18 proc. więcej w porównaniu z końcem marca 2020 roku. Biura zwalniają szczególnie małe i średnie firmy, które przeważnie są najemcami powierzchni poniżej 500 mkw. Trudno się temu dziwić, bo – jak wynika z prognozy Europejskiego Funduszu Leasingowego (EFL) – nawet 2-3 lata będzie potrzebowała branża MŚP, by wrócić do pełnej kondycji ekonomicznej sprzed epidemii koronawirusa. Tak zapewne będzie i to pomimo odradzającego się optymizmu pośród części przedsiębiorców.

– Po prawie trzech miesiącach epidemii widzimy uspokojenie nastrojów wśród mikro, małych i średnich firm – ocenia sytuację Radosław Woźniak, prezes EFL.

Dobre perspektywy dla MŚP rysują się też w raporcie Krajowego Rejestru Długów (KRD). – Przedsiębiorcy odczuwają już pozytywne skutki odmrażania gospodarki. Ich bieżące oceny sytuacji ekonomicznej są bardziej optymistyczne niż miesiąc temu. Z większą nadzieją patrzą także w przyszłość – tak komentuje wyniki ogólnopolskiego badania „Korona Bilansu MŚP” Adam Łącki, prezes KRD. Optymizmem napawa szczególnie fakt, że coraz mniej MIŚ-ów twierdzi, że ich sytuacja ekonomiczna jest zła.

Przeprowadzka, a może coworking?
To, że coraz więcej właścicieli małych i średnich firm z większym optymizmem patrzy w przyszłość, nie oznacza tym samym, że nie szukają oszczędności. W wielu sytuacjach nie da się już więcej zaoszczędzić na ludziach – na płacach czy na wielkości zatrudnienia. Co więc robić? Oczywiście oszczędności szuka się ich także w czynszu i innych opłatach za lokal. Tak jak w przypadku mikroprzedsiębiorstw praca całkowicie zdalna jest czymś naturalnym i „załatwia” prawie wszystko, tak inne firmy szukają tańszych lokalizacji na stałe siedziby, np. na peryferiach miast, tam gdzie jest dobry dojazd z centrum.

Innym sposobem na znalezienie oszczędności jest tzw. coworking. Coworking oznacza z języka angielskiego „pracować razem”. Wbrew może utartej opinii nie jest to tylko propozycja dla freelancerów, ale także dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw. Właściciel firmy może podnająć nie tylko salkę dla większego zespołu ludzi, ale także oddzielne pokoje lub nawet zażyczyć sobie pojedynczych biurek. Oczywiście wraz z gotowym do pracy sprzętem. Także czas wynajmu może dopasować do swoich potrzeb, bo takie miejsce pracy można wynająć na godziny, dni czy tygodnie. Właściciel firmy negocjuje umowę z właścicielem biurowca czy innej przestrzeni, która została przystosowana do pracy. Koszty wynajmu dużej sali, oddzielnego pomieszczenia, czy biurka zależą od tego, jak często i jak długo będzie się z nich korzystać. Firma udostępniająca pracę w systemie coworkingu bierze przy tym na siebie formalności związane z prowadzeniem i utrzymaniem biura, zapewniając w ramach ustalonego, miesięcznego abonamentu dostęp do sieci elektrycznej i Internetu, do zaplecza sanitarnego oraz kuchni, a niekiedy umożliwia najemcy zarejestrowanie swojej firmy na adres coworku. Wadą dla części pracowników bywa to, że najchętniej wynajmowane są duże powierzchnie. Nie wszyscy lubią tak pracować a niektórzy nawet nie potrafią pracować na wielkich salach z wydzielonymi miejscami na biurka, w tzw. openspace. Niemniej coraz więcej startupów i mikroprzedsiębiorstw korzysta z coworkingowego modelu pracy.

Żadna decyzja o wyborze nowego miejsca i modelu pracy nie powinna być podejmowana za plecami pracowników. Optymalnie jest tak przygotowywać i komunikować działania, by czuli się oni współautorami zmiany.