Krajowy System e-Faktur to uruchomiona 1 stycznia 2022 r. (początkowo na zasadzie dobrowolności) platforma, która umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. KSeF stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców 1 lipca 2024 r. Jednak od początku 2022 r. wszyscy ci, którzy chcą z niego korzystać, mogą to robić, gdyż KSeF jest jedną z form dokumentowania sprzedaży, obok faktur tradycyjnych i elektronicznych.
Ministerstwo Finansów rozpoczęło promocję systemu namawiając przedsiębiorców do testowania tego rozwiązania, aby poznać jego funkcjonalności i być gotowym na jego stosowanie w przyszłym roku. Jak podkreśla resort, dostęp do systemu nie wymaga specjalnego oprogramowania. Można stosować bezpłatne narzędzia przygotowane przez ministerstwo. Dzięki nim można testować e-fakturowanie zarówno samodzielnie, jak i z partnerem biznesowym.
Możliwe opcje KSeF
Aby z ministerialnego systemu do fakturowania skorzystać, można wybrać różny sposób łączenia się z nim. Jednym z nich jest API udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Za jego pomocą można zintegrować posiadane oprogramowanie finansowo-księgowe. Można też korzystać z bezpłatnych narzędzi przygotowanych przez resort: Aplikacji Podatnika KSeF i e-mikrofirmy.
Ta ostatnia opcja jest dostępna w ramach e-Urzędu Skarbowego. Dzięki aplikacji e-mikrofirma dedykowanej dla osób fizycznych prowadzących firmy można powiązać istniejące konto z KSeF i wystawić fakturę w KSeF. Można też odebrać fakturę z KSeF i przenieść bezpośrednio do ewidencji VAT. Nie ma tu konieczności ręcznego przepisywania danych.
Co istotne, obecnie wystawiając faktury w KSeF, potrzebna jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur w KSeF. Zgoda może zostać wyrażona w dowolnej formie. Jeżeli odbiorca faktury jej nie wyrazi, to sprzedawca może wystawić fakturę w KSeF, ale musi ją przesłać w formie uzgodnionej z nabywcą, np. mailowo w postaci pliku pdf.
Zalety KSeF
Resort finansów, namawiając przedsiębiorców do jak najszybszego testowania KSeF, wskazuje na korzyści z tego płynące. Zdaniem przedstawicieli ministerstwa podatnicy, którzy będą stosować KSeF, przede wszystkim zaczną używać jednego, jednolitego standardu faktury. Dodatkowo mogą liczyć na zwrot VAT 20 dni wcześniej (w ciągu 40 zamiast 60 dni). Nie muszą martwić się archiwizacją faktur, bo to robi system przez 10 lat (tu jednak ważna uwaga, po upływie tych 10 lat to podatnik będzie musiał zadbać o archiwizację faktur, jeśli taka będzie potrzeba, np. nie upłynie termin przedawnienia).
Kolejna korzyść podawana przez MF to brak konieczności wystawiania duplikatów faktur i łatwiejsze ich korygowanie – wszystko jest w jednym systemie, a także mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktury.
Komentarz
Emilia WOLNOWSKA – doradca podatkowy, starszy menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO.
Zacznijmy od strefy testowej, którą udostępniło Ministerstwo Finansów. Ministerstwo udostępniło środowisko testowe oraz środowisko przedprodukcyjne zwane Demo. Czynności wykonywane w tych środowiskach nie wywołują skutków prawnych. Wersje te są podobne, z istotną różnicą polegającą na tym, że w wersji Demo stosuje się faktyczne dane uwierzytelniające analogiczne jak dla środowiska produkcyjnego. Natomiast należy uważać, aby w środowisku testowym nie udostępniać prawdziwych danych. W obu wersjach można przetestować przekazanie faktur do KSeF oraz pobranie UPO z listą faktur wysłanych we wsadowej paczce lub w trakcie trwania interaktywnej sesji.
Przechodząc do omówienia bezpłatnych narzędzi dla właściwego środowiska KSeF, tj. środowiska produkcyjnego, w pierwszej kolejności należy wskazać na Aplikację Podatnika KSeF, która dostępna jest dla wszystkich podatników. Kolejne bezpłatne narzędzie, tj. e-mikrofirma przeznaczone jest dla osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą. Na koniec należy wymienić API, które umożliwia integrację KSeF z systemami finansowo-księgowymi podatników. Niewątpliwie korzystanie z API będzie najwygodniejsze, a nawet może okazać się niezbędne dla większych podmiotów. Korzystanie z API wiąże się również z kosztami wdrożenia KSeF ponoszonymi bezpośrednio przez podatników. Niezbędne bowiem może okazać się dostosowanie programów finansowo-księgowych do wymogów KSeF.
Zaleca się jak najszybsze rozpoczęcie przygotowań do wdrożenia KSeF, bowiem wiążą się one z czasochłonnymi czynnościami dostosowywania procedur w organizacji oraz testowaniem. Wdrożenie KSeF niewątpliwie wymagać będzie wsparcia księgowego i informatycznego. Należy mieć na uwadze, że KSeF wpływać będzie również na inne obszary, takie jak magazyn, logistyka, działy sprzedaży i zakupów czy obsługę płatności. Warto zatem przyjrzeć się temu zagadnieniu w szerszym kontekście, przygotowując się do jego wdrożenia.
