Epidemia usypia czujność firm, szczególnie małych i średnich. Nie sprawdzają dokładnie, z kim robią interesy, zabiegając przede wszystkim o podtrzymanie współpracy lub szybkie zdobycie nowego klienta. Warto jednak to robić, korzystając z kilku sprawdzonych i skutecznych sposobów.

Fot. Pixabay

Aż o jedną czwartą – w porównaniu z początkiem roku – spadła wśród MŚP skłonność firm do weryfikowania kontrahentów – wynika z badania „Priorytety płatności firm” Krajowego Rejestru Długów. Sprawdza ich obecnie nieco więcej niż połowa, bo 57,6 proc. mikro, małych i średnich firm. Jeszcze w styczniu było ich 76,2 proc. Co się stało?

Przedsiębiorcy zachowują się tak, jakby przestali się bać złych należności i weryfikują swoich kontrahentów głównie ze strachu przed urzędem skarbowym. Jeśli w ogóle to robią, sprawdzają dokumenty rejestrowe spółki (11,8 proc.) oraz odpytują urząd skarbowy, czy partner biznesowy nie zalega z VAT-em lub innym podatkiem (7,3 proc.). Trzykrotnie częściej niż przed epidemią oczekują też zaliczki. Generalnie jednak wiele firm zanadto spieszy się do podpisania umowy, chcąc jak najszybciej „odkuć się” ze strat poniesionych w okresie zamrożenia gospodarki.

Jest kilka sprawdzonych sposobów, pozwalających prześwietlić partnera biznesowego, unikając potem kłopotów z często mało skuteczną windykacją należności.

Pomaga „Biała księga”
Warto przypomnieć, że od 1 września 2019 r. funkcjonuje wykaz informacji o podatnikach VAT, który do pewnego stopnia pozwala zweryfikować kontrahentów. Listę prowadzoną przez szefa KAS znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów oraz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Tak zwana „Biała księga” pozwala dowiedzieć się, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, czy kiedykolwiek odmówiono mu rejestracji, wykreślono z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT, a także poznać podstawy prawnej tych decyzji. Pozwala też zweryfikować prawdziwość numeru rachunku bankowego wskazanego do zapłaty należności.

To jednak może nie wystarczyć. Trzeba bowiem pamiętać, że tego rodzaju weryfikacja nie daje pewności co do kondycji finansowej firmy. W stale zmieniającej się rzeczywistości gospodarczej, na którą nałożyła się epidemia, sytuacja finansowa biznesowego partnera może ulegać gwałtownym zmianom. Dzieje się to zdecydowanie szybciej niż w „spokojnych” czasach.

Najpierw firma powinna określić, jaka wartość transakcji stanowi zagrożenie dla jej działalności. Pozwoli to podjąć kierunkową, o ile nie strategiczną decyzję, czy w ogóle będzie weryfikować swoich klientów pod względem ich wiarygodności. Jeśli odpowiedź na to pytanie jest pozytywna, należy odpowiedzieć sobie wtedy na jeszcze inne: czy zrobi to tylko raz, czy też partner biznesowy będzie sprawdzany systematycznie.

Co powinno się sprawdzać? Przede wszystkim, czy kontrahent faktycznie prowadzi działalność gospodarczą, jak długo funkcjonuje na rynku i czy nie próbuje nas oszukać. Także to, czy jest rzetelnym płatnikiem zarówno wobec budżetu państwa. Daje to bowiem pewne wyobrażenie o zdolności firmy do regulowania jej zobowiązań, chociaż cześć przedsiębiorstw woli płacić kontrahentowi, a dopiero potem martwi się o urząd skarbowy i ZUS. Ostatecznie chodzi o ustalenie, w jakiej kondycji finansowej jest kontrahent i czy nie dzieje się z nim coś niepokojącego, co mogłoby w przyszłości zarzutować na finanse firmy.

KRS kopalnią informacji
O kondycji finansowej przyszłego, ale i obecnego partnera, dają pewne pojęcie sprawozdania finansowych ogłaszanych w Monitorze Polskim B lub ze sprawozdawczości GUS (sprawozdania F-01). Bardziej przydatny jest jednak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS). Składa się aż z 6 działów, które mogą dostarczyć istotnych informacji z punktu widzenia wiarygodności partnera biznesowego jako płatnika, a także na temat jego kondycji finansowej oraz powiązaniach kapitałowych i personalnych. Należy maksymalnie wykorzystać, „wycisnąć”, zawarte w nim informacje. KRS ma status publicznej informacji, może do niego zajrzeć każdy. Samo przeglądanie akt rejestrowych danej spółki jest bezpłatne, ale już za odpis pełny, wyciąg, czy zaświadczenie trzeba wnieść opłatę na rachunek Ministerstwa Sprawiedliwości. Z KRS można uzyskać też informację o dłużnikach niewypłacalnych, czyli o tym, czy kontrahent firmy nie jest wpisany do rejestru dłużników. Analogicznie należy zrobić, jeśli klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. W tym przypadku można ją sprawdzić w Ewidencji Działalności Gospodarczej (EDG).

W pozyskaniu informacji nt. wiarygodności partnera biznesowego, czy kontrahenta, pomagają także Biura Informacji Gospodarczej (np. KRD, InfoMonitor BIG).

W sytuacji, gdy szczególnie mała lub średniej wielkości firma stoi przed perspektywą nawiązania współpracy znaczących rozmiarów lub podpisania ważnej umowy, warto poprosić kontrahenta o wydanie zaświadczeń z ZUS oraz z urzędu skarbowego o niezaleganiu w zapłacie składek oraz podatków. Aktualne dokumenty, czyli z datą najbliżej podpisanej umowy o współpracy czy kontraktu, mówią o tym, czy sytuacja finansowa „drugiej strony” pozwala jej na terminowe regulowanie zobowiązań, bardzo możliwe, że nie tylko wobec Skarbu Państwa.

Nadal nie wiadomo, co będzie
Eksperci Polskiego Instytutu Ekonomicznego (PIE) oraz Polskiego Funduszu Rozwoju (PFR) regularnie badają nastroje w polskich firmach, także w małych i średniej wielkości. Okazuje się, że odmrażanie kolejnych gałęzi gospodarki nie wpłynęło na razie radykalnie na sytuację finansową firm. W maju co prawda 31 proc. badanych firm oceniło, że ich sytuacja się poprawiła, ale aż 10 proc., że się pogorszyła. PIE zwraca uwagę, że wśród podmiotów, które zauważyły poprawę swojej sytuacji finansowej podczas odmrażania gospodarki, stosunkowo wysoki był udział firm średniej wielkości i mikrofirm. Określenie „stosunkowo” wydaje się być tu dobrze użyte. Odsetek firm średnich mówiących o poprawie sytuacji wyniósł 35 proc., natomiast mikrofirm – 34 proc. Badania PIE i PFR pokazuje, że na razie tylko 1/5 firm jest przekonana, że ich sytuacja finansowa odbudowała się do stanu sprzed pandemii ale aż 1/4 nie jest w stanie określić, kiedy to nastąpi. Firmy nie są przy tym zgodne w ocenie, kiedy dokładnie powrócą do poprzedniej kondycji. Prawie 30 proc. liczy, że nastąpi to w okresie między wrześniem a grudniem tego roku, ale aż 10 proc. uważa, że dopiero w maju 2021 r.

Zatory ograniczone ustawowo
Warto też przypomnieć, że od 1 stycznia 2020 r. „działa” ustawa o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych. Przedsiębiorcy otrzymali do dyspozycji nowe narzędzia, dzięki którym będą oni mogli zabezpieczyć się przed nieuczciwymi kontrahentami i skutecznie dochodzić swoich roszczeń. Skrócone zostały terminy płatności, co powinno pomagać szczególnie firmom z sektora MŚP. Uzyskały one możliwość odstąpienia lub wypowiedzenia umowy, gdy termin zapłaty przekracza 120 dni i postrzegają taką sytuację jako rażąco nieuczciwą. Wzrosły odsetki za opóźnienia w regulowaniu faktury.

Przedsiębiorca może też sprawdzić, jakie terminy płatności (do 30, 60, 120 dni i powyżej 120 dni) stosuje kontrahent, z którym zamierza rozpocząć współpracę. Korzystne jest także to, że firma, której nie zapłacono, może zmniejszyć podstawę opodatkowania o kwotę wierzytelności – o ile nie została ona opłacona ani zbyta w ciągu 90 dni, licząc od dnia upływu terminu płatności. Z drugiej strony nieuczciwy kontrahent musi podwyższyć podlegający opodatkowaniu przychód o kwoty z nieopłaconych faktur.