Kwestia prawidłowego rozliczania wydatków związanych z wyjazdem służbowym pracowników była przedmiotem wielu interpretacji podatkowych. Rozstrzygnięciu zazwyczaj poddawane są dwie kwestie. Pierwsza dotyczy klasyfikacji zwrotu wydatków pracownikom jako ich przychodu, a druga jest konsekwencją tej pierwszej, czyli w zależności od tego, czy dany zwrot jest przychodem pracownika, czy nie – określenie obowiązków pracodawcy jako płatnika. Chodzi bowiem o konieczność naliczenia i odprowadzenia zaliczek na PIT od takiego przychodu.
W jednej z ostatnich interpretacji podatkowych fiskus prezentuje odmienne od wcześniejszego stanowisko w tym zakresie. Co ważne, jest ono korzystne dla pracowników. Czy to oznacza zmianę w podejściu do klasyfikacji zwrotów pracownikom kosztów związanych z podróżami służbowymi? Pierwsza jaskółka wiosny nie czyni, ale może jest nadzieja.
Sprzedaż rządzi się swoimi prawami
Zacznijmy od wyjaśnienia, jaki stan faktyczny był przedmiotem analizy Dyrektora KIS w interpretacji z 29 listopada 2023 r. W tej sprawie chodziło o wyjazdy służbowe regionalnych kierowników sprzedaży. Spółka zatrudnia na podstawie umowy o pracę 3 regionalnych kierowników sprzedaży, którzy są pracownikami mobilnymi i każdy z nich odpowiada za wydzielone regiony, tj.: południe, północny-zachód, północny-wschód. Miejscem ich pracy jest więc region. Jednym z zasadniczych zadań realizowanych przez regionalnych kierowników sprzedaży jest współpraca z krajowymi odbiorcami i dystrybutorami oferującymi wyroby z oferty, jak również poszukiwanie nowych odbiorców. Do realizacji tych zadań kierownicy zobowiązani są do osobistych wyjazdów samochodami służbowymi do kontrahentów. Z uwagi na rozległy obszar pracy niejednokrotnie pracownicy nie mają możliwości powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu. Wtedy są zmuszeni do pozostania na nocleg z konieczności wykonywania obowiązków służbowych poza miejscem zamieszkania. Wydatki na noclegi w trasie, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami i opłaty parkingowe mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych i są niezbędne do ich wykonywania. Pracownicy dostarczają na potwierdzenie wydatków faktury lub rachunki, które są weryfikowane przez odpowiednich pracowników firmy i zatwierdzane przez zarząd, a wydatki zwracane pracownikom. Pojawiła się więc wątpliwość o klasyfikację tego typu zwrotów – będą przychodem pracowników czy nie.
Do spełnienia pewne warunki
Dyrektor KIS analizując opisany stan faktyczny przypomniał pojęcia takie jak: przychód w rozumieniu ustawy o PIT, pracownik czy nieodpłatne świadczenia. W wydanej interpretacji powołał się również na liczne orzeczenia zarówno NSA (m.in. uchwały o sygn. akt: FPS 9/02, FPS 1/06, II FPS 1/10), jak i Trybunału Konstytucyjnego (sygn. akt K 7/13).
Jego zdaniem z orzeczeń tych płynie wniosek, zgodnie z którym dla uznania świadczenia za przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik musi świadczenie otrzymać, świadczenie musi być spełnione w jego interesie i za jego zgodą, musi być korzystne dla pracownika, a uzyskana korzyść musi być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.
W rozpatrywanej sprawie miejscem wykonywania pracy przez zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, regionalnych kierowników sprzedaży, jest obszar zdefiniowany w umowie (np. jako region).
Z kolei zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, za pracownika mobilnego uważa się pracownika pracującego w warunkach stałego przemieszczania się (podróży), dla którego podróż nie stanowi zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Pracownikami mobilnymi są w szczególności kierowcy transportu międzynarodowego oraz przedstawiciele handlowi, których miejscem pracy jest określony w umowie o pracę obszar (np. województwo, kraj), a nie stałe skonkretyzowane miejsce.
Rodzaj pracy determinuje konsekwencje
W konsekwencji – według Dyrektora KIS – rodzaj pracy regionalnych kierowników sprzedaży należy utożsamić z mobilnym rodzajem pracy, w związku z tym zapewnienie im bezpłatnego zakwaterowania (opłacenie noclegów w hotelach) leży wyłącznie w interesie pracodawcy oraz służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego.
Koszty noclegu ponoszone są w interesie pracodawcy, a co za tym idzie pracownik nie otrzymuje od pracodawcy jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Ponadto pracownicy nie odbywają podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a ponoszone wydatki są nieodłącznym elementem prawidłowego i efektywnego wykonywania obowiązków powierzonych im przez spółkę.
Jak wyjaśnił Dyrektor KIS, skorzystanie przez pracowników ze świadczenia w postaci bezpłatnego noclegu zorganizowanego przez spółkę (opłacenie noclegów w hotelach) niewątpliwie następować będzie za zgodą pracownika, ale świadczenie to nie będzie spełnione w interesie pracownika, ale w interesie pracodawcy oraz nie przyniesie pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Udostępnienie pracownikom noclegów leżeć będzie wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie samych pracowników, którzy – gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków służbowych – nie mieliby powodu do korzystania z zapewnianych przez spółkę miejsc noclegowych.
Podsumowując: Dyrektor KIS uznał, że finansowanie noclegów regionalnym kierownikom sprzedaży nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, zaś na spółce nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. obowiązek pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.
