fbpx
czwartek, 13 czerwca, 2024
Strona głównaPodatkiFiskus zmienia podejście ws. zwrotu wydatków za noclegi w delegacji

Fiskus zmienia podejście ws. zwrotu wydatków za noclegi w delegacji

Jeśli firma zwraca pracownikom wydatki poniesione na noclegi w delegacji, u pracowników tych nie powstanie przychód ze stosunku pracy, a pracodawca nie ma w tym zakresie obowiązków płatnika.

Kwestia prawidłowego rozliczania wydatków związanych z wyjazdem służbowym pracowników była przedmiotem wielu interpretacji podatkowych. Rozstrzygnięciu zazwyczaj poddawane są dwie kwestie. Pierwsza dotyczy klasyfikacji zwrotu wydatków pracownikom jako ich przychodu, a druga jest konsekwencją tej pierwszej, czyli w zależności od tego, czy dany zwrot jest przychodem pracownika, czy nie – określenie obowiązków pracodawcy jako płatnika. Chodzi bowiem o konieczność naliczenia i odprowadzenia zaliczek na PIT od takiego przychodu.

W jednej z ostatnich interpretacji podatkowych fiskus prezentuje odmienne od wcześniejszego stanowisko w tym zakresie. Co ważne, jest ono korzystne dla pracowników. Czy to oznacza zmianę w podejściu do klasyfikacji zwrotów pracownikom kosztów związanych z podróżami służbowymi? Pierwsza jaskółka wiosny nie czyni, ale może jest nadzieja.

Sprzedaż rządzi się swoimi prawami

Zacznijmy od wyjaśnienia, jaki stan faktyczny był przedmiotem analizy Dyrektora KIS w interpretacji z 29 listopada 2023 r. W tej sprawie chodziło o wyjazdy służbowe regionalnych kierowników sprzedaży. Spółka zatrudnia na podstawie umowy o pracę 3 regionalnych kierowników sprzedaży, którzy są pracownikami mobilnymi i każdy z nich odpowiada za wydzielone regiony, tj.: południe, północny-zachód, północny-wschód. Miejscem ich pracy jest więc region. Jednym z zasadniczych zadań realizowanych przez regionalnych kierowników sprzedaży jest współpraca z krajowymi odbiorcami i dystrybutorami oferującymi wyroby z oferty, jak również poszukiwanie nowych odbiorców. Do realizacji tych zadań kierownicy zobowiązani są do osobistych wyjazdów samochodami służbowymi do kontrahentów. Z uwagi na rozległy obszar pracy niejednokrotnie pracownicy nie mają możliwości powrotu do miejsca zamieszkania na nocleg w danym dniu. Wtedy są zmuszeni do pozostania na nocleg z konieczności wykonywania obowiązków służbowych poza miejscem zamieszkania. Wydatki na noclegi w trasie, paliwo do samochodów służbowych, przejazdy płatnymi drogami i opłaty parkingowe mają bezpośredni związek z wykonywaniem obowiązków służbowych i są niezbędne do ich wykonywania. Pracownicy dostarczają na potwierdzenie wydatków faktury lub rachunki, które są weryfikowane przez odpowiednich pracowników firmy i zatwierdzane przez zarząd, a wydatki zwracane pracownikom. Pojawiła się więc wątpliwość o klasyfikację tego typu zwrotów – będą przychodem pracowników czy nie.

Do spełnienia pewne warunki

Dyrektor KIS analizując opisany stan faktyczny przypomniał pojęcia takie jak: przychód w rozumieniu ustawy o PIT, pracownik czy nieodpłatne świadczenia. W wydanej interpretacji powołał się również na liczne orzeczenia zarówno NSA (m.in. uchwały o sygn. akt: FPS 9/02, FPS 1/06, II FPS 1/10), jak i Trybunału Konstytucyjnego (sygn. akt K 7/13).

Jego zdaniem z orzeczeń tych płynie wniosek, zgodnie z którym dla uznania świadczenia za przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnik musi świadczenie otrzymać, świadczenie musi być spełnione w jego interesie i za jego zgodą, musi być korzystne dla pracownika, a uzyskana korzyść musi być wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi.

W rozpatrywanej sprawie miejscem wykonywania pracy przez zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, regionalnych kierowników sprzedaży, jest obszar zdefiniowany w umowie (np. jako region).

Z kolei zgodnie z orzecznictwem sądów administracyjnych, za pracownika mobilnego uważa się pracownika pracującego w warunkach stałego przemieszczania się (podróży), dla którego podróż nie stanowi zjawiska wyjątkowego, lecz jest normalnym wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Pracownikami mobilnymi są w szczególności kierowcy transportu międzynarodowego oraz przedstawiciele handlowi, których miejscem pracy jest określony w umowie o pracę obszar (np. województwo, kraj), a nie stałe skonkretyzowane miejsce.

Rodzaj pracy determinuje konsekwencje

W konsekwencji – według Dyrektora KIS – rodzaj pracy regionalnych kierowników sprzedaży należy utożsamić z mobilnym rodzajem pracy, w związku z tym zapewnienie im bezpłatnego zakwaterowania (opłacenie noclegów w hotelach) leży wyłącznie w interesie pracodawcy oraz służy wyłącznie realizacji obowiązku pracowniczego.

Koszty noclegu ponoszone są w interesie pracodawcy, a co za tym idzie pracownik nie otrzymuje od pracodawcy jakiegokolwiek przysporzenia majątkowego. Ponadto pracownicy nie odbywają podróży służbowych w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy, a ponoszone wydatki są nieodłącznym elementem prawidłowego i efektywnego wykonywania obowiązków powierzonych im przez spółkę.

Jak wyjaśnił Dyrektor KIS, skorzystanie przez pracowników ze świadczenia w postaci bezpłatnego noclegu zorganizowanego przez spółkę (opłacenie noclegów w hotelach) niewątpliwie następować będzie za zgodą pracownika, ale świadczenie to nie będzie spełnione w interesie pracownika, ale w interesie pracodawcy oraz nie przyniesie pracownikowi korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatków, które musiałby ponieść. Udostępnienie pracownikom noclegów leżeć będzie wyłącznie w interesie pracodawcy, a nie samych pracowników, którzy – gdyby nie konieczność wywiązania się z obowiązków służbowych – nie mieliby powodu do korzystania z zapewnianych przez spółkę miejsc noclegowych.

Podsumowując: Dyrektor KIS uznał, że finansowanie noclegów regionalnym kierownikom sprzedaży nie stanowi dla nich przychodu ze stosunku pracy, zaś na spółce nie ciążą z tego tytułu obowiązki płatnika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. obowiązek pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

(Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 listopada 2023 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.719.2023.1.GG.)
Ewa Konderak
Ewa Konderak
Od ponad 20 lat dziennikarka zajmująca się tematyką podatkową. Swoje artykuły publikowała na łamach ogólnopolskich dzienników prawno-gospodarczych, jak np. „Dziennik Gazeta Prawna” oraz portali gospodarczych, jak np. rp.pl. Ma także bogate doświadczenie w redagowaniu publikacji książkowych, współpracując z największymi wydawnictwami w Polsce. Ukończyła studia na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Społecznych na Uniwersytecie Warszawskim oraz podyplomowo Prawo Unii Europejskiej na tym samym Uniwersytecie.

INNE Z TEJ KATEGORII

Szykują nam nowy podatek. Efektem będą drastyczne podwyżki cen gazu, węgla i paliwa

Jak informuje „Rzeczpospolita”, węgiel będzie droższy nawet o połowę, a olej napędowy o ponad 50 gr na litrze. Taki będzie efekt wprowadzenia przez rząd nowego podatku wynikającego z unijnej dyrektywy o systemie handlu emisjami gazów cieplarnianych. Jej uchwalenie ma nastąpić do końca 2024 r.
2 MIN CZYTANIA

Apel rzecznika MŚP do premiera w sprawie składki zdrowotnej

Adam Abramowicz, rzecznik małych i średnich przedsiębiorców, zwrócił się do premiera Donalda Tuska z listem dotyczącym dwóch szczególnie ważnych dla przedsiębiorców zapowiedzi rządu.
2 MIN CZYTANIA

Będzie ZUS od wszystkich umów cywilnoprawnych?

Rząd prowadzi prace nad ozusowaniem wszystkich umów cywilnoprawnych oraz likwidacją tak zwanych zbiegów tytułów do ubezpieczeń społecznych.
2 MIN CZYTANIA

INNE TEGO AUTORA

Do końca marca roczne rozliczenie CIT

Podatnicy CIT mają do końca marca czas na rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych za 2023 rok. Trzeba tego dokonać na druku CIT-8.
3 MIN CZYTANIA

Urlop i choroba w kosztach kwalifikowanych

Przedsiębiorcy mogą ująć w kosztach kwalifikowanych na działalność badawczo-rozwojową wydatki poniesione na pracownika z tytułu urlopu, choroby i składek ZUS – potwierdza minister finansów w interpretacji ogólnej.
4 MIN CZYTANIA

Część firm będzie upubliczniać informacje o podatku dochodowym

Największe przedsiębiorstwa międzynarodowe będą musiały publikować sprawozdania o podatku dochodowym. To kolejny z elementów, który ma uszczelnić system podatkowy.
4 MIN CZYTANIA