fbpx
piątek, 12 lipca, 2024
Strona głównaBiznesJak skutecznie prowadzić projekt firmowy

Jak skutecznie prowadzić projekt firmowy [WYWIAD]

Realizacja projektów w przedsiębiorstwach to naturalny proces, który wspiera rozwój kompetencji i całej organizacji – mówi w rozmowie z nami Jarosław Sobkowiak, prezes BDO Advisory.

W wielu firmach realizacja projektów to chleb powszedni. W praktyce jednak nie w każdej efekty realizacji danego projektu są takie, jakich się oczekuje. Z czego może to wynikać?

Jarosław Sobkowiak

Chciałbym zacząć od tego, że realizacja projektów, a w konsekwencji rozwój kompetencji i rozwiązań organizacyjnych wspierających efektywną realizację, jest koniecznością i wpisuje się w dwa wymiary aktywności każdego przedsiębiorstwa – obok działalności operacyjnej. Projekty (według definicji PMI PMBOK Guide) to tymczasowe przedsięwzięcia podejmowane w celu stworzenia unikalnego produktu, usługi lub rezultatu. W obecnych czasach każda organizacja publiczna czy prywatna musi umieć realizować projekty. To po pierwsze.

Po drugie, oczywiście nie w każdej sytuacji kompetencje i rozwiązania organizacyjne są rozwinięte w sposób wystarczający do realizacji projektów, szczególnie bardziej złożonych. Warto pamiętać, że wiedza związana z zarządzaniem projektami jest bardzo obszerna i obejmuje nie tylko techniki zarządzania projektami ale również, a może przede wszystkim, kwestie zarządzania zmianą i przywództwa. Szczególna rola przypada tutaj liderom projektów, a więc project managerom i sponsorom projektów.

Po trzecie, nie każdy projekt zakończy się sukcesem. Jest to wpisane w ideę projektu. Projekty możemy na podstawie ich złożoności i ryzyka zaliczyć do jednego z trzech rodzajów:
– projekty efektywnościowe o najniższym poziomie złożoności i ryzyka, które w 100 proc. powinny kończyć się sukcesem,
– projekty utrzymaniowe – pośrednie pod względem złożoności i ryzyka, około 75 proc. projektów tego typu powinno kończyć się sukcesem,
– i wreszcie projekty transformacyjne – najbardziej złożone, ryzykowne, przełomowe – około 30 proc. tego typu powinno kończyć się sukcesem.

Nie należy jednak zapominać, że także projekt nieudany może przynieść korzyści na przyszłość. Kluczowa jest analiza przyczyn porażki i wyciągnięcie właściwych wniosków.

Czy jest jakieś uniwersalne podejście co do tego, jakie etapy powinna zawierać każda realizacja projektu?

Oczywiście, cykl życia projektu dzieli się na następujące etapy: idea – inicjacja – planowanie – implementacja – zamknięcie – uruchomienie. Pierwszy i ostatni nie jest najczęściej brany pod uwagę w tradycyjnym podejściu do zarządzania projektami, gdyż uwaga skupiona jest na pozostałych, podczas których główną rolę pełni project manager i sponsor projektu, a więc jego liderzy. Na bazie własnego doświadczenia mogę też podkreślić rolę etapów inicjacji i planowania – ich prawidłowa realizacja jest kluczowa dla minimalizacji ryzyka projektu.

Każdy projekt to oczywiście dobry plan, w tym zaplanowanie zespołu i budżetu. Czy precyzyjne określenie tych elementów to podstawy, aby projekt zakończył się sukcesem?

Oczywiście, tak jak już powiedziałem etapy inicjacji i planowania w mojej ocenie są kluczowe. Bez budżetu i planu nie ma projektu, ale trzeba również pamiętać o uwzględnieniu szkoleń (jeżeli są potrzebne), planie komunikacji, właściwym zdefiniowaniu oczekiwań interesariuszy w kontekście celu projektu, zdefiniowaniu mierników i poziomu sukcesu oraz analizie ryzyka. Wiele z tych elementów jest pomijana lub niedoceniana, co może powodować problemy z realizacją projektu na etapie implementacji lub z jego odbiorem i akceptacją w fazie zamknięcia projektu.

Czy wdrożenie projektu kończy pracę nad nim, czy należy przeprowadzić jeszcze jakieś kroki?

Jeżeli chodzi o sam projekt, to z jego definicji wynika, iż jest on przedsięwzięciem zamkniętym, określonym w czasie i ma swój początek i koniec. Inną sprawą jest to, że często efekty projektu są wdrażane do działalności operacyjnej i stają się one nowym standardem podlegającym ciągłemu doskonaleniu w przyszłości. To doskonalenie może także przyjąć formę nowego projektu.

Czy ma Pan radę, która ulepszyłaby w firmie realizację danego projektu – o czym warto pamiętać?

Myślę, że warto pamiętać o 12 fundamentalnych warunkach sukcesu projektu:
Każdy projekt wymaga jasnego uzasadnienia biznesowego i powiązania z wyższym celem.
Kluczowe znaczenie dla sukcesu ma aktywny sponsor projektu.
Projekty zmieniają status quo. Należy spodziewać się oporu i od początku zarządzać zmianą.
Skuteczni kierownicy projektów muszą być prawdziwymi liderami.
Do skutecznej realizacji projektu potrzebny jest zmotywowany i zaangażowany zespół.
Niepowodzenie projektu nie zawsze jest złe, gdyż może pozwolić na wyciągnięcie wniosków.
Niepewność jest nieodłącznym aspektem projektu. Zarządzanie projektami to także zarządzanie ryzykiem.
W projekcie zwykle występują zmiany. Większość projektów ulega korekcie, adaptacji w trakcie ich trwania.
Organizacje projektowe zwykle przezwyciężają silosy organizacyjne i są bardziej elastyczne i szybsze w działaniu.
Zarządzanie portfelem projektów i ich priorytetyzacja są konieczne w celu efektywnego wykorzystania zasobów i skutecznej realizacji projektów w organizacji.
Wskaźniki sukcesu projektu powinny skupiać się na efektach/korzyściach.
Projekty nie mogą trwać wiecznie, muszą zostać zakończone, nawet jeżeli nie wszystko udało się osiągnąć.

Ewa Konderak
Ewa Konderak
Od ponad 20 lat dziennikarka zajmująca się tematyką podatkową. Swoje artykuły publikowała na łamach ogólnopolskich dzienników prawno-gospodarczych, jak np. „Dziennik Gazeta Prawna” oraz portali gospodarczych, jak np. rp.pl. Ma także bogate doświadczenie w redagowaniu publikacji książkowych, współpracując z największymi wydawnictwami w Polsce. Ukończyła studia na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Społecznych na Uniwersytecie Warszawskim oraz podyplomowo Prawo Unii Europejskiej na tym samym Uniwersytecie.

INNE Z TEJ KATEGORII

Branża noclegowa liczy długi i wypatruje gości

Rusza sezon dla turystycznych obiektów noclegowych. Bez wątpienia przedsiębiorcy oferujący zakwaterowanie liczą, że w nadchodzących miesiącach utrzyma się tendencja z zeszłego roku, gdy liczba turystów, którym udzielono noclegów wzrosła o blisko 6 proc.
5 MIN CZYTANIA

„Drapieżne koty” z Polski sprawdziły się na polu walki. Ukraińcy zwiększają zamówienia

Polskie wozy bojowe Oncilla, wyprodukowane przez firmę Mista ze Stalowej Woli, doskonale sprawdziły się na polu walki. Na froncie walczy już setka transporterów. Ukraińska armia zamówiła kolejną partię „drapieżnych kotów”.
2 MIN CZYTANIA

Polski drób niedługo znajdzie się na azjatyckich stołach

– Produkujemy rocznie trzy miliony ton mięsa drobiowego. To najwięcej w UE – zaznacza Dariusz Goszczyński, prezes zarządu Krajowej Rady Drobiarstwa – Izba Gospodarcza (KRD-IG). Według niego, wysoka jakość rodzimego drobiu predestynuje go do sprzedaży nawet na tak wymagających rynkach jak Japonia czy Hongkong.
4 MIN CZYTANIA

INNE TEGO AUTORA

Do końca marca roczne rozliczenie CIT

Podatnicy CIT mają do końca marca czas na rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych za 2023 rok. Trzeba tego dokonać na druku CIT-8.
3 MIN CZYTANIA

Urlop i choroba w kosztach kwalifikowanych

Przedsiębiorcy mogą ująć w kosztach kwalifikowanych na działalność badawczo-rozwojową wydatki poniesione na pracownika z tytułu urlopu, choroby i składek ZUS – potwierdza minister finansów w interpretacji ogólnej.
4 MIN CZYTANIA

Część firm będzie upubliczniać informacje o podatku dochodowym

Największe przedsiębiorstwa międzynarodowe będą musiały publikować sprawozdania o podatku dochodowym. To kolejny z elementów, który ma uszczelnić system podatkowy.
4 MIN CZYTANIA