Krajowy System e-Faktur został stworzony przez Ministerstwo Finansów i jest on jedną z kolejnych, dopuszczalnych form dokumentowania sprzedaży obok faktur tradycyjnych (czyli papierowych) i faktur elektronicznych. W październiku 2021 r. MF uruchomiło pilotaż tego rozwiązania, by nowy system od 1 stycznia jak najpełniej odzwierciedlał oczekiwania przedsiębiorców. Aby system wdrożyć płynnie i w sposób bardziej ewolucyjny w tym roku przedsiębiorcy mogą sami zdecydować, czy chcą z KSeF korzystać, czy też nie. Dodatkową zachętą do jego stosowania mają być pewne udogodnienia.
Od 1 stycznia 2023 r. KSeF będzie już obowiązkowy. Pozwoli to po pierwsze na uszczelnienie systemu, a po drugie na wprowadzenie powszechności stosowania faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym.
Nowy system to nowy proces wystawiania oraz odbierania faktur, a także uproszczone przepisy dotyczące fakturowania. Dodatkowo przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na KSeF będą mogli skorzystać z usługi przechowywania i archiwizowania faktur. Według resortu finansów Krajowy System e-Faktur pozwoli jeszcze skuteczniej zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze podatków nie tylko w zakresie VAT, podatku akcyzowego, ale również w podatkach dochodowych.
Co zatem ma zachęcić przedsiębiorców, aby już w tym roku przeszli na ministerialny system? Przede wszystkim dla takich firm zostanie przyspieszony zwrot VAT. Podatnicy wybierający e-fakturę otrzymają zwrot VAT o jedną trzecią szybciej – termin zwrotu skróci się dla nich o 20 dni (z 60 na 40). Ponadto faktury będą przechowywane w systemie MF, co ma gwarantować ich bezpieczeństwo – nie zostaną zniszczone, nie zginą, co w efekcie wyeliminuje duplikaty faktur.
System MF ma być też gwarancją, że faktura zawsze trafi do kontrahenta, co ma wpłynąć na dynamikę obrotu, a konkretnie na jego przyspieszenie.
Co ważne, wszystkie faktury w KSeF będą miały jeden wzorzec, co oznacza, że zawsze będą wyglądać w ten sam sposób, co ujednolici ten element dokumentacji przedsiębiorstw. Ma się to też przełożyć na standaryzację wzajemnych rozliczeń, a księgowanie faktur w systemach FK ma być dużo łatwiejsze.
Ważną korzyścią z korzystania z KSeF wydaje się być fakt braku konieczności archiwizowania faktur. Zrobi to system MF i przechowa dokumenty przez 10 lat. Dla firm, które wystawiają setki faktur miesięcznie to z pewnością duże ułatwienie.
I ostatnią z korzyści, o którą zadbał resort finansów jest fakt, że podatnik wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF, a zatem ich dodatkowe przesyłanie nie miałoby uzasadnienia.
Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu do przepisów, które KSeF wprowadziły e-Faktura to nowoczesne narzędzie i kolejny etap cyfryzacji usług fiskusa. Ma ona znacznie ułatwić rozliczanie obrotu pomiędzy przedsiębiorcami oraz zapewnić bezpieczeństwo ich wzajemnych rozliczeń. To również kolejny krok do uszczelnienia systemu podatkowego, a tym samym ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu VAT.
Rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur zostało opublikowane 30 grudnia 2021 r. pod poz. 2481 w Dzienniku Ustaw.
