Pandemia znacznie zmieniła tryb pracy. Praca zdalna czy hybrydowa to już jest norma. Część firm idzie jednak dalej i próbuje sprawdzić efektywność pracowników przy krótszym tygodniu pracy. Czy warto w firmie testować np. czterodniowy tydzień pracy i jakie może to dać korzyści?
Jak najbardziej jestem za testowaniem nowych rozwiązań. Daleko idąca automatyzacja i poprawa efektywności pracy musi powodować mniejsze zapotrzebowanie na czas. Oczywiście pociągnie to za sobą wiele konsekwencji, a być może najważniejszą będzie konieczność zmierzenia się z dodatkowym dniem wolnym. Z perspektywy organizacji jednak pewnym wyzwaniem organizacyjnym na pewno będzie zapewnienie odpowiedniego poziomu obsługi we wszystkich dniach tygodnia, w których przedsiębiorstwo pracuje.
Na co warto zwrócić uwagę, jeśli firma myśli o skróceniu tygodnia pracy?
W mojej ocenie takie przedsiębiorstwo będzie musiało się zmierzyć z pracą w różnych dniach, a więc z jednej strony ważne będzie właściwy pomiar czasu dla celów rozliczeniowych. Jednak znacznie ważniejszym problemem będzie kwestia właściwej komunikacji, delegacji zadań, koordynacji, kierowania. Choćby system zarządzania, a w szczególności struktura spotkań zarządczych i raportowania będą musiały być rozważnie przemyślane i przeorganizowane, aby praca została wykonana na dotychczasowym poziomie.
Czy przy tego typu testach ważny będzie pomiar czasu pracy?
Jak najbardziej. Pomiar, a w szczególności pomiar czasu w przypadku procesów usługowych lub wspierających, jest zmienną kluczową. Bez pomiaru nie ma możliwości wyciągnięcia wniosków z testowania krótszego tygodnia pracy, a tym samym nie ma szans na ciągłe doskonalenie.
Czy krótszy tydzień pracy może wpłynąć na wydajność?
Nie posiadam żadnych mierzalnych danych w tym zakresie. Jednak sądząc wyłącznie na podstawie doświadczenia myślę, że krótszy tydzień pracy może poprawić wydajność pracy. Z jednej strony możemy oczekiwać, że pracownicy będą bardziej wypoczęci, zrelaksowani, będą w stanie załatwić wszystkie tematy prywatne w ciągu dni wolnych i wreszcie zwykle ograniczenie jakiegoś zasobu wymusza taką adaptację, która wykorzystuje go w lepszym stopniu. Nie mam pewności co do efektów, dlatego zdecydowanie opowiadam się za przetestowaniem tego rozwiązania. Zresztą zawsze rekomenduję działania zgodnie z cyklem PDCA (Plan-Do-Check-Act) – zaplanuj, zrób eksperyment (czyli przetestuj), sprawdź i zinterpretuj wyniki. Jeżeli wszystko jest zgodnie z oczekiwaniami, wdróż rozwiązanie na pełną skalę. Taki sposób zawsze działa.
Czy są narzędzia, które mogą pomóc w takich testach?
Oczywiście, jeżeli chodzi o pomiar czasu pracy na potrzeby wnioskowania co do jego efektywnego wykorzystania i ciągłego doskonalenia procesów, to mogę choćby wspomnieć nasze rozwiązanie jakim jest WPS (Work Performance System). Stosujemy to narzędzie właśnie w celu analizy i interpretacji tego, jak wykorzystujemy czas pracowników i w jaki sposób powinniśmy skorygować procesy żeby wykorzystywać go efektywniej.
