Jednym z obowiązków jednostek prowadzących księgi rachunkowe jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji jest powiązany ściśle z innym obowiązkiem wynikającym z przepisów o rachunkowości, a mianowicie z obowiązkiem rzetelnego i jasnego przedstawiania swojej sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. To właśnie z tej zasady wynika obligatoryjność przeprowadzania inwentaryzacji, ponieważ dane prezentowane w sprawozdaniach finansowych mogą być wiarygodne tylko wtedy, gdy dane księgowe zostały skonfrontowane ze stanem faktycznym.
Zasady inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów określają przepisy rozdziału 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Zgodnie z tymi przepisami inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadza się co do zasady na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości wprowadza jednak ułatwienia polegające na wskazaniu terminów szczególnych, których zachowanie pozwala uznać termin (ostatni dzień roku) i częstotliwość (każdego roku) przeprowadzonej inwentaryzacji za dotrzymane w odniesieniu do poszczególnych składników podlegających inwentaryzacji. I tak termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymany, jeżeli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych. Przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
W konsekwencji w jednostkach, dla których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym inwentaryzacja może się rozpocząć nie wcześniej niż 1 października, a musi się zakończyć najpóźniej do 15 stycznia następnego roku.
Należy jednak podkreślić, że ułatwienie polegające na rozpoczęciu inwentaryzacji nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończenie do 15. dnia następnego roku dotyczą tylko dwóch z trzech metod przeprowadzania inwentaryzacji, tj. spisu z natury i potwierdzenia sald. Inwentaryzacja prowadzona drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników powinna zostać przeprowadzona na ostatni dzień roku obrotowego. Oznacza to, że w przypadku jednostek, w których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, inwentaryzacja składników aktywów drogą weryfikacji powinna zostać przeprowadzona na dzień 31 grudnia danego roku obrotowego (kalendarzowego).
Ustawa o rachunkowości nie reguluje zagadnień szczegółowego sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, zasad jej udokumentowania, w tym dat sporządzenia protokołów z inwentaryzacji i dat wydruków zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych czy też dat zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów. Są to bowiem zagadnienia techniczno-organizacyjne i powinny zostać ustalone przez kierownika jednostki. Elementy te powinny być oczywiście ustalone i przyjęte przed datą rozpoczęcia inwentaryzacji.
Za inwentaryzację odpowiada kierownik jednostki. Ustawa o rachunkowości wymaga przy tym, aby inwentaryzacja przeprowadzona została na podstawie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji oraz instrukcji inwentaryzacyjnej. Powinna ona zawierać m.in. informacje o: organizacji i przebiegu inwentaryzacji, jej zasadach, metodach oraz sposobach rozliczania i wyceny wyników; wyborze procedur liczenia i zapisywania poszczególnych rodzajów zapasów (liczenie, ważenie, obmiar, szacunek) oraz ustalonych harmonogramach; zasadach powoływania członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych oraz ich kompetencjach; oddzielnym inwentaryzowaniu wszystkich aktywów: wolnostojących, o obniżonej przydatności gospodarczej lub będących własnością stron trzecich; sposobie kontroli formularzy inwentaryzacyjnych; zagwarantowaniu kontroli obrotu w czasie spisu z natury, aby wynik inwentaryzacji nie był zniekształcony przez prowadzone na bieżąco czynności; ustaleniu stopnia zaawansowania produkcji niezakończonej; ewentualnych uproszczeniach stosowanych w trakcie inwentaryzacji; opisie niezbędnych dokumentów, czyli zarządzenia o wdrożeniu instrukcji inwentaryzacyjnej, zarządzenia zarządu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji, oświadczenia osoby materialnie odpowiedzialnej przed inwentaryzacją oraz protokołu z przebiegu inwentaryzacji.
