Wydawać by się mogło, że do 1 lipca 2024 r. jeszcze jest sporo czasu i przedsiębiorcy nie muszą się spieszyć z przygotowaniami do przejścia na obligatoryjny KSeF. Niestety nic bardziej mylnego. Przygotowania w tym obszarze przedsiębiorcy powinni rozpocząć najlepiej już dziś. Dlaczego?
Kwestie techniczne…
– Przygotowanie do wdrożenia w organizacji obligatoryjnego KSeF należy skoordynować w kilku obszarach. Niewątpliwie ważny jest aspekt techniczny i przygotowanie specjalnego narzędzia. W tym celu warto już teraz skontaktować się dostawcą oprogramowania komercyjnego (księgowego i fakturowania) w celu ustalenia, czy przewiduje stosowne modyfikacje i jak może nas wesprzeć. Zasadne jest też rozważenie, w jakim zakresie wykorzystać można bezpłatne narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów – wyjaśnia Emilia Wolnowska, doradca podatkowy, starszy menedżer w dziale doradztwa podatkowego BDO, biuro w Poznaniu.
… księgowe i merytoryczne
Kolejne obszary to aspekt księgowy i merytoryczny. Jak podkreśla Emilia Wolnowska, warto zwrócić uwagę na rodzaj transakcji podlegających obligatoryjnemu KSeF, szczegółowy zakres wymaganych danych ze wskazaniem ich obligatoryjności albo opcjonalności, procedurę wystawiania faktur, obieg dokumentów i ich powiązań w organizacji, a w szczególności, jaki jest wpływ KSeF na księgowanie faktur i rozliczenia VAT.
– Obligatoryjny KSeF może mieć również wpływ na działalność podmiotów zagranicznych w Polsce. Dotyczyć to będzie podatników zagranicznych posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (tzw. fixed establishment). Obowiązek ten będzie jednak dotyczył tylko przypadków, gdy stałe miejsce prowadzenia działalności będzie uczestniczyło w transakcji dokumentowanej fakturą – zauważa ekspert BDO.
Jednocześnie podpowiada, że warto przygotować sobie plan działania pozwalający na bieżąco monitorować wdrożenie, aby nie pominąć najważniejszych kroków. Istotne są kwestie uprawnień i stosownych dostępów do KSeF. Podmioty niebędące osobami fizycznymi powinny również pamiętać o wyznaczeniu i stosowanym zgłoszeniu (zawiadomienie ZAW-FA) osoby uprawnionej przez podatnika do korzystania w jego imieniu z KSeF.
Ostatnimi krokami w procesie wdrożenia będą testy poprawności struktury oraz nauka obsługi platformy KSeF.
Jeszcze dobrowolny
Od stycznia 2022 r. KSeF może być stosowany przez firmy dobrowolnie, obok innych form dokumentowania sprzedaży (dziś funkcjonują jeszcze faktury papierowe i elektroniczne). Jeśli zatem firma uważa, że jest już gotowa na KseF, w każdej chwili może spróbować korzystać z tego systemu.
Od 1 lipca 2024 r. dokumenty poza KSeF nie będą uznawane za faktury
Warto wiedzieć, że KSeF umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Faktury mają jedną postać i bazują na ministerialnym wzorcu na podstawie struktury logicznej XSD. W KSeF faktury są także przetwarzane i przechowywane. System KSeF sprawdza poprawność przesyłanych faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Faktura z FSeF ma format xml zgodny ze strukturą logiczną e-faktury opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych na platformie ePUAP.
