Na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji opublikowano projekt rozporządzenia ministra infrastruktury zmieniające rozporządzenie w sprawie używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy w celu realizacji przez pracownika czynności służbowych. Rozporządzenie określa stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, według których pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów prywatnych używanych przez pracowników do celów służbowych. Projekt jest już na etapie opiniowania. Warto odnotować, że stawki, których dotyczy rozporządzenie nie zmieniały się od 2007 roku.
Nowe przepisy wejdą w życie od pierwszego dnia miesiąca po tym, w którym nowe stawki trafią do Dziennika Ustaw. Wiele wskazuje na to, że rozporządzenie zostanie opublikowane jeszcze w grudniu, a to oznacza, że zacznie obowiązywać od stycznia 2023 roku.
Nowe przepisy przewidują, że maksymalna wysokość poszczególnych stawek za 1 km przebiegu będzie wynosić – dla samochodu osobowego o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,89 zł (obecnie jest to 0,5214 zł), dla samochodu osobowego o pojemności silnika powyżej 900 cm3 – 1,038 zł (obecnie 0,8385 zł), dla motocykla – 0,69 zł (obecnie 2302 zł), dla motoroweru – 0,42 zł (obecnie 0,1382 zł).
Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Przypomnijmy, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych pojazdów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej między pracodawcą a pracownikiem o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu. Z kolei zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.
Zgodnie z przepisami miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca, przy czym limit ten (ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, gdzie pracownik jest zatrudniony) nie może przekroczyć: 300 km – do 100 tys. mieszkańców, 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców, 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców. Odrębne limity obowiązują dla pracowników służby leśnej, parków narodowych oraz w służbach ratowniczych.
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie pracownika powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
Otrzymany przez pracownika zwrot poniesionych kosztów za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracodawca, jako płatnik ma obowiązek (z art. 31 i art. 38 ustawy o PIT) potrącania i odprowadzania zaliczek na PIT także z tytułu zwrotu pracownikom kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych.
Równocześnie zgodnie z przepisami o PIT wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy i w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw – do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika.
