Czas firmowych spotkań świątecznych można uznać za otwarty. To oznacza, że pracownicy wielu firm w tym czasie mogą liczyć na udział w imprezie integracyjnej, którą zorganizuje i opłaci pracodawca. Taka aktywność przedsiębiorców musi jednak znaleźć odzwierciedlenie w rozliczeniach ze skarbówką. Aby nie popełnić błędu w tym zakresie, podpowiadamy dziś, na co zwrócić uwagę.
Po pierwsze – lista gości
– Możliwość zaliczenia wydatków na świąteczne spotkane wigilijne do kosztów podatkowych przedsiębiorcy zależy w pierwszej kolejności od listy gości. Przychylnym okiem organy podatkowe patrzą na przedświąteczne inicjatywy integracyjne adresowane do pracowników i członków zarządu, czy też ich rodzin, a nawet partnerów. Utarło się, że w przypadku tych kategorii uczestników celem organizacji spotkań integracyjnych, jest przede wszystkim poprawa efektywności i organizacji pracy poprzez bliższe poznanie się pracowników, większą identyfikację pracowników ze spółką i jej działalnością, poprawę atmosfery pracy oraz promowanie szczególnie pożądanych wzorców zachowań – wyjaśnia nam Dominika Gliwa, konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego BDO.
Dominika Gliwa dodaje, że świadczenia takie na rzecz pracowników budują pozytywne relacje, m.in. zwiększają zaangażowanie oraz wzmacniają ich lojalność wobec pracodawcy. Mają również działanie motywujące i wpływające na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekłada się na wysokość uzyskanych przez spółkę przychodów (takie podejście potwierdził np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 16 sierpnia 2021 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.203.2021.1.AP). Nie ma więc przeszkód by przedsiębiorca mógł zaliczyć wydatki na organizację spotkania wigilijnego dla pracowników do tzw. kosztów pracowniczych. To samo dotyczy wydatków poniesionych na rzecz członków rodzin pracowników czy byłych pracowników. Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy mogą zaliczyć także koszty udziału w spotkaniu integracyjnym członków zarządu i ich osób najbliższych (np. interpretacja Dyrektora KIS z 10 maja 2023 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM).
– Niestety organy nie zgadzają się na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na spotkania wigilijne w części dotyczącej kontrahentów, współpracowników, pracowników spółek powiązanych z organizatorem, przedstawicieli mediów czy władzy. Niezależnie od tego jak wyszukane argumenty przedstawialiby podatnicy, organy stoją na stanowisku, że uczestnictwo w spotkaniu wigilijnym tych kategorii osób nosi znamiona reprezentacji. Na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych są wykluczone z kosztów uzyskania przychodów (np. stanowisko Dyrektora KIS w obu wyżej cytowanych interpretacjach indywidualnych) – zastrzega Dominika Gliwa.
Zastanówmy się teraz, jak tego typu spotkanie rozliczyć na gruncie VAT. Jak zauważa Dominika Gliwa, organizatorzy imprez wigilijnych zainteresowani są możliwością odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez podmioty trzecie za organizację takich spotkań. Podobnie jak na gruncie CIT, organy podatkowe różnicują możliwość skorzystania z odliczenia zależnie od kategorii uczestników imprezy. O ile nie widzą przeciwwskazań do pomniejszenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur dotyczących spotkań, w których wzięli udział pracownicy i współpracownicy B2B, to prawa tego odmawiają wobec wydatków w części przypadającej na członków ich rodzin czy też przedstawicieli władz i stowarzyszeń (np. interpretacje Dyrektora KIS z 9 stycznia 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.726.2022.2.AMA; z 17 stycznia 2023 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.519.2022.2.HW, z 30 grudnia 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.704.2022.4.ICZ).
– Nie tylko jednak lista uczestników firmowej wigilii ma dla organów kluczowe znaczenie przy ocenie podstaw do zastosowania odliczenia podatku naliczonego, ale i cel takiego spotkania – dodaje nasza rozmówczyni z BDO.
Przekonał się o tym pewien podatnik, który nabrał wątpliwości, czy może odliczyć VAT od wydatków na wyjazd integracyjny dla pracowników i członków ich rodzin. We wniosku o wydanie interpretacji przyznał, że cele integracyjne i motywacyjne takich wyjazdów mogą, ale nie muszą wystąpić. Nie mają one też wymiaru szkoleniowego czy promocyjnego względem działalności spółki. Takie przedstawienie intencji przez organizatora wyjazdów przełożyło się na rozstrzygnięcie wydane przez Dyrektora KIS, który dopatrzył się w tej sprawie wynikających z dobrej woli spółki nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników niepodlegających w ogóle VAT. Oznacza to, że organizatorowi nie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 10 kwietnia 2019 r., nr KDIL4.4012.687.2018.2.HW). WSA w Poznaniu rozpatrując skargę na interpretację, przyjął natomiast, że usługi świadczone dobrowolnie na rzecz pracowników, choć niezwiązane z jakąkolwiek odpłatnością ze strony pracowników, stanowią odpłatne świadczenia w rozumieniu art. 8 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT, a przez to podlegają opodatkowaniu tym podatkiem. Taka interpretacja sądu wiąże się jednocześnie z możliwością skorzystania z prawa do odliczenia VAT z faktury za organizację wyjazdu dla pracowników i ich rodzin (wyrok WSA w Poznaniu z 6 listopada 2019 r., sygn. akt.: I SA/Po 504/19). W wyższej instancji sprawą zajmował się NSA, który przyznał rację organom podatkowym. NSA uznał, że skoro spółka nabyła usługi organizacji wyjazdu i nie świadczyła ich w ramach własnej działalności gospodarczej z własnych zasobów, to nie można jej uznać za podatnika z tytułu przekazania nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników, a co za tym idzie nie ma prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z faktur dotyczących nabycia przedmiotowych usług (wyrok NSA z 6 kwietnia 2023 r., sygn. akt I FSK 239/20).
– Zatem podatnicy przy organizacji spotkań wigilijnych powinni zadbać o ich motywacyjny i integracyjny wymiar, jak i odpowiednie tego dowody, by w przyszłości organy nie dopatrzyły się wyłącznie ich konsumpcyjnego charakteru, odmawiając przy tym prawa do odliczenia VAT – radzi ekspert BDO.
Po drugie – oprawa imprezy
Skoro firma już imprezę zaplanowała, zorganizowała i poniosła w związku z tym wydatki – czasem wcale niemałe – powstaje pytanie, co do kosztów podatkowych firma będzie miało prawo zaliczyć. Jak wyjaśnia nam Dominika Gliwa, w świetle poglądów prezentowanych przez organy podatkowe, przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów takie wydatki na organizację spotkania wigilijnego jak: usługi cateringowe, zakup żywności i napojów, najem i dekoracje sali czy innego miejsca, w którym odbywa się spotkanie wigilijne, zaproszenia, śpiewniki, identyfikatory, kufle, odznaczenia, dyplomy i medale, oprawę artystyczną i muzyczną oraz obsługę techniczną (np. konferansjera). Oczywiście dotyczy to tej części wydatków, która przypada na pracowników, byłych pracowników, członków zarządu czy członków rodzin tych osób.
– Warto i tu wspomnieć o zasadach obowiązujących na gruncie VAT. Ustawodawca wyłączył bowiem prawo do odliczenia podatku naliczonego w stosunku do usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób oraz usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży. Należy też pamiętać, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest też uzależnione od posiadania statusu czynnego podatnika VAT i związku z nabyciem danej usługi z wykonywaniem przez niego czynności opodatkowanych – tłumaczy Dominika Gliwa.
Jej zdaniem, w przypadku więc, gdy na fakturze widniałaby sama usługa gastronomiczna związana z organizacją firmowej wigilii, podatnik nie ma możliwości dokonania odliczenia. Inaczej jednak organy podatkowe podchodzą do tzw. usług kompleksowych organizacji spotkań integracyjnych, w skład których wchodzą usługi wykluczone na podstawie art. 88 ust.1 ustawy o VAT. W tej sytuacji najczęściej zezwalają przedsiębiorcom na dokonanie odliczenia VAT z takich faktur, jeśli wydatki te dotyczą działalności opodatkowanej organizatora. Argumenty podnoszone przez podatników, iż poprawa atmosfery w pracy i zintegrowanie zespołu mają pośredni związek w czynnościami opodatkowanymi trafiają jak widać na podatny grunt (np. interpretacje Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 13 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPP3.4512.774.2016.1.PC, Dyrektora KIS z 23 stycznia 2018 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.778.2017.1.ICz). Jeśli dodatkowo dana impreza wiąże się z promocją produktów czy usług spółki i jej marki, czy też realizacją celów szkoleniowych, tym wyraźniejszy jest związek wydatków na ich organizację z działalnością opodatkowaną danego podmiotu.
– Niestety z kosztów uzyskania przychodów wykluczone są wydatki na alkohol, niezależnie komu byłby on serwowany (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 2 grudnia 2019 r., nr 0111-KDIB1-2.4010.381.2019.3.SK). Również w VAT organy odmawiają prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur dotyczących zakupu napojów alkoholowych dla uczestników spotkania integracyjnego z uwagi na brak związku (nawet pośredniego) pomiędzy ich poniesieniem a czynnościami opodatkowanymi (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 grudnia 2022 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.704.2022.4.ICZ) – tłumaczy nasza rozmówczyni.
Po trzecie – sposób finansowania
I ostatni ważny element rozliczeń firmowych wigilii dotyczy tego, w jaki sposób zostały one sfinansowane. Przedsiębiorcy mogą bowiem do tego celu użyć środków obrotowych firmy, bądź skorzystać z Funduszu Pracowniczych Świadczeń Socjalnych. Przepisy art. 23 ust.1 pkt. 42 ustawy o PIT oraz art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT stanowią, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o ZFŚS. Do tej kategorii należy zaliczyć koszty imprez integracyjnych organizowanych ze środków ZFŚS (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 13 lutego 2019 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.515.2018.5.JK).
– Kosztem uzyskania przychodów mogą więc być wydatki na spotkanie wigilijne pokryte ze środków obrotowych przedsiębiorcy – potwierdza Dominika Gliwa.
W kwestii VAT organy od dawna stoją na stanowisku, że pokrycie kosztów spotkania integracyjnego, w tym firmowej wigilii, wyklucza możliwość odliczenia VAT z faktur wystawionych za ich organizację jako niezwiązane z działalnością opodatkowaną VAT (np. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z 14 marca 2016 r., nr ILPP5/4512-1-298/15-4/PG).
Po czwarte – upominki i nagrody
Przy organizacji spotkań świątecznych miłym dodatkiem do takiego wydarzenia są upominki dla pracowników. Są one dość popularne i mają różną postać, np. symbolicznych pierników, ale mogą być też bardziej wystawne – wszystko zależy od możliwości, ale i wyobraźni firmowych organizatorów. Dominika Gliwa w rozmowie z nami podkreśla, że organy podatkowe inaczej traktują wydatki na nagrody rzeczowe wygrywane w konkursach organizowanych w czasie firmowych spotkań (w tym wigilijnych), a inaczej upominki, które firma zdecyduje się wręczyć pracownikom z okazji świąt Bożego Narodzenia. Te pierwsze organy traktują na gruncie CIT tak jak inne wydatki związane z organizacją imprez integracyjnych. O ile danej imprezie rzeczywiście przyświecają team building’owe motywacje po stronie organizatora, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w części odnoszącej się do pracowników, byłych pracowników, członków zarządu, jak i członków rodzin tych osób. Wynika stąd, że przekazanie współpracownikowi wygranej w wigilijnym konkursie w postaci np. telewizora za koszt podatkowy już uznane zostać nie może (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 10 maja 2023 r., znak: 0111-KDIB1-1.4010.30.2023.5.KM).
– W zakresie przekazywania pracownikom upominków, przedsiębiorcy muszą zachować szczególną ostrożność. Intuicyjnie wydatki poniesione na ich zakup wydają się nie różnić w praktyce od kosztów zakupu nagród wręczanych w konkursach organizowanych w trakcie spotkań wigilijnych, jednak diabeł tkwi w szczegółach. Jeśli umowa o pracę czy żaden wewnętrzny akt prawny regulujący zasady wynagradzania w spółce nie przewiduje upominków jako elementu wynagrodzenia, organy widzą w takich świadczeniach dobrowolne darowizny na rzecz pracowników wykluczone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 4 kwietnia 2022 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.629.2021.4.PB) – zastrzega Ekspert BDO.
Dodaje, że wydatki na prezenty dla kontrahentów i współpracowników w ocenie organów stanowią koszty reprezentacji i na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT są wykluczone z kosztów uzyskania przychodów, chyba że są to drobne gadżety opatrzone firmowym logo, jak np. długopisy, kalendarze i kubki (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5 kwietnia 2023 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.103.2023.2.KW).
Dominika Gliwa wyjaśnia nam jeszcze rozliczenie upominków na gruncie VAT. W tym zakresie organy podkreślają konsumpcyjny charakter takich świadczeń, nakierowany na zaspokojenie prywatnych potrzeb pracowników. W związku z tym podobnie jak w przypadku wyjazdów niemających wyraźnie integracyjnego charakteru, przekazanie takich upominków nie podlega opodatkowaniu VAT jako niewypełniające dyspozycji art. 7 ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. Nie ma więc możliwości odliczenia VAT naliczonego od zakupu takich prezentów dla pracowników (np. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 31 marca 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.842.2021.4.EB). Nie inaczej należy traktować upominki wręczane kontrahentom czy współpracownikom, o ile wręczane im prezenty są w rozumieniu art. 7 ust.4 ustawy o VAT prezentami małej wartości, tj. ich łączna wartość na rzecz jednej osoby w roku podatkowym nie przekracza 100 zł, a podatnik prowadzi odpowiednią ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości obdarowanych, a w razie jej nieprowadzenia wartość jednostkowa takiego prezentu nie przekracza 20 zł. Samo zaś przekazanie prezentów kontrahentom czy współpracownikom musi mieć związek z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy.
