fbpx
piątek, 1 marca, 2024
Strona głównaBiznesPoprawa efektywności procesów biurowych może sięgnąć nawet 50 proc.

Poprawa efektywności procesów biurowych może sięgnąć nawet 50 proc. [WYWIAD]

Wiele firm nigdy nie zmierzyło działania procesów biurowych uznając je za niemożliwe do zoptymalizowania. To błąd. Poprawa działania w tym zakresie jest możliwa i czasem można go ulepszyć nawet o 50 proc. – mówi Jarosław Sobkowiak, prezes zarządu BDO Advisory.

Z prowadzeniem każdej firmy nierozerwalnie wiążą się procesy biurowe. Czy jest to taki element działalności firmy, który może znacząco wpływać na efektywność organizacji?

Jarosław Sobkowiak

Oczywiście – choć skala uzyskiwanych oszczędności i korzyści z optymalizacji procesów biurowych, procesów wspierających jest uzależniona od danej organizacji. Im bardziej te procesy są złożone i im większą liczbę pracowników angażują, tym efekt systematycznego doskonalenia jest większy. To co zauważyłem w mojej praktyce to fakt, że kultura i narzędzia ciągłego doskonalenia i zarządzania procesowego w środowisku usługowym, biurowym są znacznie mniej rozpowszechnione niż w procesach produkcyjnych. Z jednej strony daje to większe możliwości, jeżeli chodzi o potencjał poprawy, z drugiej należy się spodziewać większych trudności i oporu przed zmianą – po prostu jest to często dziewiczy teren, jeżeli chodzi o oszczędności i optymalizację.

Co wpływa na pogorszenie procesów biurowych: zła organizacja czy np. brak potrzebnych narzędzi?

W mojej ocenie jedno i drugie, choć bardzo często spotykam się z sytuacją, że pomimo stosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych, robotyzacji procesów i skomplikowanych rozwiązań cyfrowych procesy niedomagają. Być może przyczyną jest wspominany już przeze mnie niedostateczny stan wiedzy, jeżeli chodzi o optymalizację i organizację procesów. Często rozwiązania mające na celu poprawę efektywności realizowane są lokalnie, bez świadomości wpływu na całość działania organizacji albo całego procesu. Mogą one przynieść lokalną poprawę, a mimo to nie wpłynąć na sprawność procesu mierzoną czasem przejścia czy produktywnością, gdyż nie rozwiążą wszystkich istniejących wąskich gardeł.

Czy ten element działalności firmy można usprawnić?

Oczywiście. Jak każdy inny proces procesy biurowe i usługowe poddają się optymalizacji oraz ciągłemu doskonaleniu. Aby to zrobić rekomendowałbym pomiar niezbędnych zmiennych – gdyż bez pomiaru nie ma doskonalenia i poprawy – oraz przeprowadzenie audytu początkowego pozwalającego na przygotowanie programu działań mających na celu uzyskanie wymiernych usprawnień. Jeżeli chodzi o pomiar, to minimum powinno obejmować pomiar: czasu cyklu, czasu przejścia, kolejek powstających przed poszczególnymi krokami procesu oraz wskaźnika RFT (Right First Time) dla każdego kroku procesu.

Jakie są na to metody?

W skrócie poprawa procesów biurowych powinna obejmować wspomniany już przeze mnie system pomiarowy pozwalający na ocenę aktualnej sytuacji oraz wpływu podejmowanych działań na funkcjonowanie procesu. Działania te powinny uwzględniać standaryzację pracy, organizację strumienia wartości i przepływu, wdrożenie systemu ssącego i zarządzania wizualnego.

Jakie Wy macie doświadczenie w poprawie efektywności tego obszaru?

Nasze doświadczenia poparte realizowanymi projektami oraz wiedzą teoretyczną pozwalają przewidywać możliwości poprawy, jeżeli chodzi o produktywność (10-20 proc.), skrócenie czasu (20-40 proc.) i poprawę jakości (25-50 proc.).

Na koniec rada dla właścicieli firm?

Jeżeli miałbym wybrać tylko jedno narzędzie, które miałoby mi dać wymierne efekty w firmie, to skupiłbym się na uruchomieniu systemu ciągłego doskonalenia zgodnie z cyklem PDCA popartym wdrożeniem systemu pomiarowego pozwalającego na pomiar wyników. Te dwa czynniki są dla mnie kluczowe, choć kompleksowe podejście powinno dać szybsze i większe efekty.

Ewa Konderak
Ewa Konderak
Od ponad 20 lat dziennikarka zajmująca się tematyką podatkową. Swoje artykuły publikowała na łamach ogólnopolskich dzienników prawno-gospodarczych, jak np. „Dziennik Gazeta Prawna” oraz portali gospodarczych, jak np. rp.pl. Ma także bogate doświadczenie w redagowaniu publikacji książkowych, współpracując z największymi wydawnictwami w Polsce. Ukończyła studia na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Społecznych na Uniwersytecie Warszawskim oraz podyplomowo Prawo Unii Europejskiej na tym samym Uniwersytecie.

INNE Z TEJ KATEGORII

Rekordowe polskie drobiarstwo

Polska jest największym producentem mięsa drobiowego w Europie i siódmym graczem na światowym rynku, co powinno napawać nas dumą. Już dziś jesteśmy europejskim czempionem, a cyfry jednoznacznie świadczą o dobrych perspektywach na przyszłość. O ile branża nie padnie ofiarą politycznych gier.
3 MIN CZYTANIA

Czy polskie firmy respektują sankcje na Rosję?

Zdecydowana większość polskich przedsiębiorstw stara się respektować sankcje nałożone na Rosję po jej ataku na Ukrainę w lutym 2022 roku.
2 MIN CZYTANIA

Ukraiński cement wjeżdża do Polski po bardzo „korzystnych” cenach

Nie tylko zboże oraz inne towary i produkty rolne po niskich cenach, o charakterze dumpingowym, są eksportowane z Ukrainy do Polski. Zalewa nas również ukraiński cement.
3 MIN CZYTANIA

INNE TEGO AUTORA

Zwrot za dojazd i nocleg pracownika będzie kosztem

Pracodawca, który pracownikom zdalnym zwraca wydatki za dojazd do biura i nocleg może zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest, aby były spełnione ustawowe warunki rozliczania ponoszonych kwot w kosztach.
3 MIN CZYTANIA

Dochody spółki cywilnej w fundacji rodzinnej pozbawią preferencji

Przystąpienie przez fundację rodzinną do spółki cywilnej wykracza poza zakres ustawy o fundacji rodzinnej. To oznacza utratę preferencji dla fundacji i bez znaczenia jest rodzaj działalności wykonywanej przez spółkę cywilną.
4 MIN CZYTANIA

Przy rozliczeniu VAT od najmu ważny jest moment wystawienia faktury

O tym, kiedy ma być rozliczony VAT należny z tytułu usług najmu urządzenia decyduje moment wystawienia faktury, jednak nieprzekraczalnym momentem jest termin płatności ustalony pomiędzy stronami.
4 MIN CZYTANIA