fbpx
wtorek, 11 lutego, 2025
Strona głównaBiznesPoprawa efektywności procesów biurowych może sięgnąć nawet 50 proc.

Poprawa efektywności procesów biurowych może sięgnąć nawet 50 proc. [WYWIAD]

Wiele firm nigdy nie zmierzyło działania procesów biurowych uznając je za niemożliwe do zoptymalizowania. To błąd. Poprawa działania w tym zakresie jest możliwa i czasem można go ulepszyć nawet o 50 proc. – mówi Jarosław Sobkowiak, prezes zarządu BDO Advisory.

Z prowadzeniem każdej firmy nierozerwalnie wiążą się procesy biurowe. Czy jest to taki element działalności firmy, który może znacząco wpływać na efektywność organizacji?

Jarosław Sobkowiak

Oczywiście – choć skala uzyskiwanych oszczędności i korzyści z optymalizacji procesów biurowych, procesów wspierających jest uzależniona od danej organizacji. Im bardziej te procesy są złożone i im większą liczbę pracowników angażują, tym efekt systematycznego doskonalenia jest większy. To co zauważyłem w mojej praktyce to fakt, że kultura i narzędzia ciągłego doskonalenia i zarządzania procesowego w środowisku usługowym, biurowym są znacznie mniej rozpowszechnione niż w procesach produkcyjnych. Z jednej strony daje to większe możliwości, jeżeli chodzi o potencjał poprawy, z drugiej należy się spodziewać większych trudności i oporu przed zmianą – po prostu jest to często dziewiczy teren, jeżeli chodzi o oszczędności i optymalizację.

Co wpływa na pogorszenie procesów biurowych: zła organizacja czy np. brak potrzebnych narzędzi?

W mojej ocenie jedno i drugie, choć bardzo często spotykam się z sytuacją, że pomimo stosowania zaawansowanych rozwiązań technicznych, robotyzacji procesów i skomplikowanych rozwiązań cyfrowych procesy niedomagają. Być może przyczyną jest wspominany już przeze mnie niedostateczny stan wiedzy, jeżeli chodzi o optymalizację i organizację procesów. Często rozwiązania mające na celu poprawę efektywności realizowane są lokalnie, bez świadomości wpływu na całość działania organizacji albo całego procesu. Mogą one przynieść lokalną poprawę, a mimo to nie wpłynąć na sprawność procesu mierzoną czasem przejścia czy produktywnością, gdyż nie rozwiążą wszystkich istniejących wąskich gardeł.

Czy ten element działalności firmy można usprawnić?

Oczywiście. Jak każdy inny proces procesy biurowe i usługowe poddają się optymalizacji oraz ciągłemu doskonaleniu. Aby to zrobić rekomendowałbym pomiar niezbędnych zmiennych – gdyż bez pomiaru nie ma doskonalenia i poprawy – oraz przeprowadzenie audytu początkowego pozwalającego na przygotowanie programu działań mających na celu uzyskanie wymiernych usprawnień. Jeżeli chodzi o pomiar, to minimum powinno obejmować pomiar: czasu cyklu, czasu przejścia, kolejek powstających przed poszczególnymi krokami procesu oraz wskaźnika RFT (Right First Time) dla każdego kroku procesu.

Jakie są na to metody?

W skrócie poprawa procesów biurowych powinna obejmować wspomniany już przeze mnie system pomiarowy pozwalający na ocenę aktualnej sytuacji oraz wpływu podejmowanych działań na funkcjonowanie procesu. Działania te powinny uwzględniać standaryzację pracy, organizację strumienia wartości i przepływu, wdrożenie systemu ssącego i zarządzania wizualnego.

Jakie Wy macie doświadczenie w poprawie efektywności tego obszaru?

Nasze doświadczenia poparte realizowanymi projektami oraz wiedzą teoretyczną pozwalają przewidywać możliwości poprawy, jeżeli chodzi o produktywność (10-20 proc.), skrócenie czasu (20-40 proc.) i poprawę jakości (25-50 proc.).

Na koniec rada dla właścicieli firm?

Jeżeli miałbym wybrać tylko jedno narzędzie, które miałoby mi dać wymierne efekty w firmie, to skupiłbym się na uruchomieniu systemu ciągłego doskonalenia zgodnie z cyklem PDCA popartym wdrożeniem systemu pomiarowego pozwalającego na pomiar wyników. Te dwa czynniki są dla mnie kluczowe, choć kompleksowe podejście powinno dać szybsze i większe efekty.

Ewa Konderak
Ewa Konderak
Od ponad 20 lat dziennikarka zajmująca się tematyką podatkową. Swoje artykuły publikowała na łamach ogólnopolskich dzienników prawno-gospodarczych, jak np. „Dziennik Gazeta Prawna” oraz portali gospodarczych, jak np. rp.pl. Ma także bogate doświadczenie w redagowaniu publikacji książkowych, współpracując z największymi wydawnictwami w Polsce. Ukończyła studia na Wydziale Dziennikarstwa i Nauk Społecznych na Uniwersytecie Warszawskim oraz podyplomowo Prawo Unii Europejskiej na tym samym Uniwersytecie.

INNE Z TEJ KATEGORII

Strefa komfortu, czyli śmiertelna pułapka dla przedsiębiorcy [WYWIAD]

„Ceną wolności jest wieczna czujność” – ten cytat pasuje idealnie do naszych czasów, które – jak dla mnie – są bardziej niż przerażające. Mimo faktu, że z pewnością nie należę do osób strachliwych – mówi nam Krzysztof Oppenheim. Z naszym ekspertem finansowym, wieloletnim przedsiębiorcą znanym Czytelnikom naszego portalu autorem cyklu „Poradnik Oppenheima” rozmawiamy o śmiertlenej pułapce, jaką nie tylko dla ludzi biznesu jest pozostawanie w „strefie komfortu”.
10 MIN CZYTANIA

Branża noclegowa liczy długi i wypatruje gości

Rusza sezon dla turystycznych obiektów noclegowych. Bez wątpienia przedsiębiorcy oferujący zakwaterowanie liczą, że w nadchodzących miesiącach utrzyma się tendencja z zeszłego roku, gdy liczba turystów, którym udzielono noclegów wzrosła o blisko 6 proc.
5 MIN CZYTANIA

„Drapieżne koty” z Polski sprawdziły się na polu walki. Ukraińcy zwiększają zamówienia

Polskie wozy bojowe Oncilla, wyprodukowane przez firmę Mista ze Stalowej Woli, doskonale sprawdziły się na polu walki. Na froncie walczy już setka transporterów. Ukraińska armia zamówiła kolejną partię „drapieżnych kotów”.
2 MIN CZYTANIA

INNE TEGO AUTORA

Do końca marca roczne rozliczenie CIT

Podatnicy CIT mają do końca marca czas na rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych za 2023 rok. Trzeba tego dokonać na druku CIT-8.
3 MIN CZYTANIA

Urlop i choroba w kosztach kwalifikowanych

Przedsiębiorcy mogą ująć w kosztach kwalifikowanych na działalność badawczo-rozwojową wydatki poniesione na pracownika z tytułu urlopu, choroby i składek ZUS – potwierdza minister finansów w interpretacji ogólnej.
4 MIN CZYTANIA

Część firm będzie upubliczniać informacje o podatku dochodowym

Największe przedsiębiorstwa międzynarodowe będą musiały publikować sprawozdania o podatku dochodowym. To kolejny z elementów, który ma uszczelnić system podatkowy.
4 MIN CZYTANIA