Z używaniem służbowych pojazdów w firmie wiąże się konieczność ponoszenia pewnych wydatków eksploatacyjnych i ich odpowiedniego rozliczania. Jednak sposób takich rozliczeń nie zawsze jest dla przedsiębiorców klarowny. Dokładnie z taką sytuacją mieliśmy do czynienia w przypadku spółki, która wystąpiła do Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z wnioskiem o interpretację. W analizowanej sprawie spółka ponosi wydatki eksploatacyjne, związane m.in. z używaniem pojazdów będących własnością spółki lub używanych na podstawie umów najmu lub leasingu (np. miesięczny czynsz lub rata leasingu czy płatności, koszty paliwa i napraw, wymiany ogumienia). Spółka udostępnia pojazdy wspólnikom oraz pracownikom z zastrzeżeniem, że istnieje kilka pojazdów przeznaczonych do wyłącznej dyspozycji wspólników.
I tu pojawiła się wątpliwość, gdyż spółka nie wie, czy podstawę opodatkowania w ryczałcie (estońskim CIT), w danym okresie rozliczeniowym, w związku z używaniem pojazdów oraz pojazdów wspólników, stanowi 50 proc. poniesionych przez spółkę wydatków eksploatacyjnych z wyłączeniem wartości VAT.
Zasady określone w ustawie
Dyrektor KIS w wydanej interpretacji (nr 0111-KDIB1-2.4010.103.2023.1.EJ) stwierdził, że ustalając wartość ukrytych zysków w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT oraz wartość wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą w rozumieniu art. 28m ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych na cele mieszane, należy brać pod uwagę wartość wydatków w kwocie brutto (tj. wraz z naliczonym VAT).
Trzeba również pamiętać, że podatnik opodatkowany ryczałtem ma obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania sprawozdań finansowych na podstawie przepisów o rachunkowości w sposób, który zapewni prawidłowe określenie wysokości zysku (straty) netto, podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku.
Ważne: Ustawa o rachunkowości wskazuje, że cena nabycia czy koszt są pomniejszane o VAT w przypadku, gdy podlega on odliczeniu na podstawie odrębnych przepisów. Natomiast wydatek jest ujmowany w księgach rachunkowych w kwocie brutto.
Przepisy dotyczące estońskiego CIT mówią o wydatkach i odpisach amortyzacyjnych oraz odpisach z tytułu trwałej utraty wartości, które związane są z używaniem samochodów osobowych, środków transportu lotniczego, taboru pływającego oraz innych składników majątku.
Przepisy te regulują również, że 50 proc. wydatków i odpisów amortyzacyjnych oraz odpisów z tytułu trwałej utraty wartości związanych z tzw. użytkiem mieszanym składników majątku podatnika, należy zaliczyć do dochodu z tytułu ukrytych zysków/wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, jeśli beneficjentem takiego świadczenia (tj. prawa do korzystania ze składnika majątku podatnika również do celów prywatnych) jest bezpośrednio lub pośrednio wspólnik lub podmiot powiązany bezpośrednio lub pośrednio z tym podatnikiem lub wspólnikiem bądź pracownik podatnika.
W analizowanej sprawie podstawę opodatkowania stanowi 50 proc. wydatków i odpisów amortyzacyjnych oraz odpisów z tytułu trwałej utraty wartości, w wysokości ustalonej na podstawie przepisów ustawy o rachunkowości.
Jak podkreślił Dyrektor KIS – powołując się na Objaśnienia resortu finansów – ustalając wartość ukrytych zysków w przypadku samochodów osobowych wykorzystywanych przez wspólników oraz pracowników na cele mieszane, należy brać pod uwagę wartość tych wydatków w kwocie brutto.
W konsekwencji, podstawę opodatkowania z tytułu ukrytych zysków/wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą w danym okresie rozliczeniowym, w związku z używaniem pojazdów oraz pojazdów wspólników oraz pracowników, również do celów prywatnych, stanowi 50 proc. poniesionych przez spółkę wydatków eksploatacyjnych, obejmująca również wartość VAT.
Ważna ewidencja
Warto też pamiętać, że przy wykorzystaniu samochodów w firmie do celów związanych z biznesem, jak i do celów prywatnych (wykorzystanie mieszane) ważne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji. W przypadku bowiem nieprowadzenia przez podatnika takiej ewidencji uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.
W przypadku, gdy podatnik opodatkowany ryczałtem od dochodów spółek wykorzystuje samochody osobowe wyłącznie dla celów działalności gospodarczej, wówczas nie jest on zobowiązany do zapłaty podatku od dochodu z tytułu ukrytych zysków ani dochodu z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Jednak ciężar dowodu, że składniki majątku są wykorzystywane na cele działalności gospodarczej, spoczywa na podatniku. Podatnik ma pełną dowolność co do formy i wyboru środków dowodowych.
Jeśli zatem podatnik opodatkowany ryczałtem nie posiada środków dowodowych świadczących o wykorzystywaniu składników majątku wyłącznie na cele działalności gospodarczej, wtedy jest on zobowiązany zaliczyć odpowiednio do dochodu z tytułu ukrytych zysków albo wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą wydatki i odpisy amortyzacyjne oraz odpisy z tytułu trwałej utraty wartości związanej z używaniem składników majątku, w wysokości 50 proc.
