W jednej z interpretacji podatkowych, którą zajmował się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (nr 0111-KDIB3-1.4012.142.2021.2.IK) czynny podatnik VAT wynajmuje krótkoterminowo podesty i podnośniki wykorzystywane do prac na wysokościach. Często korzysta z opcji wpłat zaliczki/przedpłaty na poczet zawartej umowy najmu. Pojawiła się więc wątpliwość, kiedy w takim przypadku należy rozliczyć VAT.
Zaliczka, czyli co
Według Dyrektora KIS należy się zastanowić, czym jest zaliczka. Pomoże to ustalić powstanie obowiązku podatkowego.
W analizowanej sprawie, z chwilą wpłaty środków pieniężnych klient określa jednoznacznie, z jakiego świadczenia chce skorzystać – usługi najmu urządzenia. Tym samym obie strony transakcji uczestniczą w niej z konkretnym zamiarem. Uiszczenie zaliczki przez najemcę warunkuje wydanie mu wynajmowanego sprzętu. Zaliczka nie jest płatnością dokonywaną na poczet niesprecyzowanego, nieokreślonego świadczenia, a płatnością za skonkretyzowaną wyświadczoną przez podatnika usługę najmu danego urządzenia.
Obowiązek podatkowy
Na podstawie art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje nie później niż z chwilą upływu terminu płatności. Przy usługach najmu faktury wystawia się nie później niż z upływem terminu płatności.
Zdaniem Dyrektora KIS, otrzymanie przed wykonaniem usługi całości lub części zapłaty nie powoduje powstania obowiązku podatkowego. Zasada opodatkowania płatności przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi została bowiem w tym przypadkach wyłączona.
Zatem w okolicznościach, gdy zapłata za najem urządzenia, zgodnie z umową następuje jeszcze przed jego wydaniem klientowi, z uwagi na fakt, że podatnik każdorazowo sprzedaż dokumentuje przez wystawienie faktury, obowiązek podatkowy z tytułu usługi najmu krótkoterminowego urządzenia powstaje na zasadach wynikających zacytowanego art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b ustawy o VAT, tj. z chwilą wystawienia faktury. Natomiast podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą tę zapłatę umownie zwaną zaliczką, która musi być przez najemcę zapłacona najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia okresu najmu, nie później niż z upływem terminu płatności zaliczki.
WAŻNE: Obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi najmu powstaje z chwilą wystawienia faktury. Natomiast w sytuacji, gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje nie później niż z chwilą upływu terminu płatności.
Faktura nie jest dowolnym dokumentem
Dodatkowo – o czym również przypomniał Dyrektor KIS – faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie tego dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.
Faktura powinna też zawierać określone w przepisach elementy. Są to:
– data wystawienia;
– kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
– imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
– numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (z pewnymi włączeniami);
– numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (z pewnymi włączeniami);
– datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
– nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
– miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
– cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
– kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
– wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
– stawkę podatku;
– sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
– kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
– kwotę należności ogółem.
Zachowanie nazwy „faktura VAT” czy „faktura zaliczkowa” nie wiąże się z żadnymi negatywnymi konsekwencjami dla żadnej ze stron przeprowadzanej transakcji. Zapis „faktura zaliczkowa” na wystawionej i doręczonej klientowi fakturze nie eliminuje jej z obrotu prawnego.
W konsekwencji, wystawiona przez podatnika faktura z nazwą „faktura zaliczkowa” potwierdza zaistnienie zdarzenia gospodarczego i stanowi podstawę do zapłaty podatku w niej wykazanego.
