Nowa wersja projektu przewiduje, że wejście w życie obligatoryjnego e-fakturowania i obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) nastąpi 1 lipca 2024 r., czyli o pół roku później niż pierwotnie zakładano. Wprowadzenie obowiązku e-fakturowania dla podmiotów zwolnionych z VAT zostało przesunięte na 1 stycznia 2025 r. Przez pierwsze pół roku funkcjonowania obowiązkowego e-fakturowania nie będą nakładane żadne kary za nieprzestrzeganie przepisów.
Obowiązkowe e-fakturowanie będzie dotyczyło głównie czynności podlegających opodatkowaniu VAT w Polsce, w tym dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) oraz na rzecz organów publicznych (B2G).
Faktury konsumenckie pozostaną poza systemem e-fakturowania. To istotna zmiana w stosunku do pierwotnej wersji przepisów przedstawionej przez resort finansów kilka miesięcy temu.
Istotne zmiany dotyczą także kar przewidzianych w nowych przepisach. Sankcje za nieprawidłowości przy wystawianiu e-faktur zostaną złagodzone i wprowadzone dopiero od 1 stycznia 2025 r. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę pieniężną do 100 proc. wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze lub do 18,7 proc. kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze, jeśli nie ma wykazanego podatku.
Przypomnijmy, że pierwotnie projekt przewidywał, że kara pieniężna nie będzie mogła być mniejsza niż 1000 zł w przypadku jeśli podatnik nie wystawił e-faktury lub wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem, a w przypadku gdy podatnik nie przesłałby faktury do KSeF w terminie kara pieniężna miała wynosić nie mniej niż 500 zł.
W tym przypadku szczególnie interesujące wydaje się to, że fiskus zrezygnował z karania podatników za błędy związane z e-fakturowaniem w okresie pierwszych sześciu miesięcy funkcjonowania obowiązkowego KSeF. Powinno to dać przedsiębiorcom czas niezbędny do tego, by nauczyć się nowego systemu, stworzyć potrzebne procedury i nabrać nawyku posługiwania się systemem.
Warto przy tym pamiętać, że docelowo karą pieniężną zostaną objęte przypadki, gdy: podatnik nie wystawił faktury przy użyciu KSeF mimo ciążącego na nim obowiązku; podatnik w okresie awarii KSeF i w trybie offline wystawił fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem; podatnik nie przesłał do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii i w trybie offline. Na zapłatę kary podatnik będzie miał 14 dni. Będą to jednak jedyne kary, ponieważ projekt przewiduje, że w takich przypadkach nie będzie stosowany Kodeks karny skarbowy.
W najnowszej wersji projektu wprowadzono opcję umożliwiającą wystawienie faktury w trybie offline, czyli w sytuacji, gdy przedsiębiorca napotka na trudności związane z wystawieniem faktury ustrukturyzowanej. Rozwiązanie to ma zastosowanie w sytuacji, gdy podatnik nie jest w stanie przesłać faktury do KSeF w chwili jej wystawienia, a jednocześnie nie ma informacji o awarii systemu KSeF (w przypadku awarii systemu odpowiednie rozwiązania przewidziano już w pierwotnej wersji projektu).
W takiej sytuacji, podatnik będzie musiał dodać do wystawionej faktury kod weryfikacyjny i przesłać ją do nabywcy za pomocą wcześniej ustalonego kanału komunikacji (tzw. tryb offline). Następnie podatnik będzie zobligowany do przesłania faktury do KSeF – najpóźniej do końca kolejnego dnia roboczego. Niezrealizowanie tego obowiązku w określonym terminie będzie skutkować nałożeniem kary takiej samej jak za nieprzesłanie faktury po okresie awarii KSeF.
Data wystawienia e-faktury będzie równoznaczna z dniem przesłania do KSeF. Numer KSeF będzie zawierać w swojej strukturze m.in. datę wystawienia. Urzędowe poświadczenie dokumentu elektronicznego KSeF (UPO) również będzie przyjmować datę wystawienia zgodną z datą przesłania faktury do KSeF. Gdy e-faktura otrzyma numer KSeF, zyska ona obowiązujący status prawny zgodnie z datą przesłania do systemu. Dzień nadania fakturze numeru KSeF będzie uznawany za datę jej otrzymania przez odbiorcę, co będzie widoczne w systemie.
Fiskus zapowiedział, że w sytuacji awarii lub ogłoszonej niedostępności KSeF, a także braku możliwości wystawienia faktur ustrukturyzowanych z przyczyn leżących po stronie podatnika (tryb offline), podatnik będzie mógł samodzielnie wypełnić pole P1 „data wystawienia” we wzorze faktury. Wskazana przez podatnika data będzie uznawana za datę wystawienia faktury oraz będzie widoczna w numerze identyfikacyjnym KSeF, który zostanie nadany po wprowadzeniu faktury do systemu KSeF po ustaniu awarii.
W nowym wariancie projektu zrezygnowano ponadto ze stosowania not korygujących – wystawianych w KSeF i poza KSeF – przez nabywców. Jak tłumaczy resort finansów, propozycja ta jest wynikiem uwag zgłoszonych w trakcie konsultacji publicznych projektu, gdzie wskazywano na nadmiarowość takiego rozwiązania (zbyt wiele dokumentów księgowych). Po zmianach, bez względu na przyczynę konieczności zmiany danych na fakturze, będzie wystawiana faktura korygująca. Resort jest przy tym przekonany, że wprowadzenie e-fakturowania i rozwinięcie procesu digitalizacji rozliczeń u podatników, przyczyni się do ogólnej poprawy jakości danych wprowadzanych na fakturach, które to dane z uwagi na błędy podlegały dotychczas poprawianiu na podstawie wystawianych przez nabywców not korygujących. Trzeba przy tym pamiętać, że zgodnie z nowymi przepisami przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące. Faktury korygujące wystawione po wejściu w życie ustawy – bez względu na to, czy pierwotne faktury zostały wystawione przy użyciu KSeF, czy poza KSeF (w związku z tym, że zostały wystawione przed wejściem przepisów o obligatoryjnym e-fakturowaniu), będą wystawiane w KSeF.
To oczywiście tylko najważniejsze ze zmian wynikających z nowej wersji projektu dotyczącego KSeF. Na marginesie warto zauważyć, że większość internetowych systemów księgowych już dziś chwali się integracją z KSeF. Wiele wskazuje na to, że będą to jednak opcje płatne w ramach abonamentów. Wydaje mi się, że to dość ryzykowna strategia. Z ideą wprowadzenia KSeF można się bowiem nie godzić, można też zarzucać skarbówce nie do końca dobre intencje (KSeF to system, który ułatwi skarbówce nie tylko bieżące kontrole, ale także planowanie zmian w przepisach, które mogłyby np. ograniczyć najbardziej popularne pozycje kosztowe), ma on jednak tą niezaprzeczalną zaletę, że jest dla podatników bezpłatny. Oczywiście, przy założeniu, że włoży się w jego samodzielną obsługę nieco wysiłku.
