Koniec roku w każdej firmie to obowiązki związane m.in. z zakończeniem roku obrotowego. Przed sporządzeniem sprawozdania finansowego trzeba wykonać wiele czynności. O jakich obowiązkach trzeba pamiętać? Załóżmy, że rok kalendarzowy pokrywa się z obrotowym.
Przełom roku to okres intensywnych prac w firmach, których rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy. Jest wiele czynności, które zgodnie z ustawą o rachunkowości powinny być wykonane w ramach procesu sporządzania sprawozdania finansowego i zamykania ksiąg na koniec roku.
Na ostatni dzień każdego roku obrotowego, zgodnie z art. 26 ustawy o rachunkowości, należy przeprowadzić inwentaryzację aktywów. Zgodnie z art. 28 tej ustawy należy odpowiednio wycenić składniki aktywów i pasywów, w tym w walutach obcych, aby ująć je w sprawozdaniu we właściwej wartości. Jednostki sporządzające sprawozdania finansowe muszą również ustalić wysokość kosztów i przychodów przypadających na dany okres sprawozdawczy, aby prawidłowo zaprezentować w rachunku zysków i strat wynik finansowy wypracowany w okresie sprawozdawczym. Aby ustalić wynik finansów netto, należy również skalkulować podatek dochodowy, a także inne obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego.
Jednym z elementów kluczowych dla zamknięcia roku jest inwentaryzacja. Kiedy, jak i w jakim terminie powinna być przeprowadzona?
Inwentaryzacji można dokonać na różne sposoby. Aktywa na rachunkach bankowych przechowywane w innych jednostkach, w tym należności i pożyczki inwentaryzowane są drogą potwierdzeń sald. Jeśli potwierdzenia wykazują niezgodności, należy je wyjaśnić.
Inne aktywa pieniężne, papiery wartościowe w postaci materialnej, rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe i nieruchomości inwentaryzuje się drogą spisu z natury. Następnie dokonuje się ich wyceny i porównuje te wartości z danymi ksiąg rachunkowych. Wszelkie różnice wyjaśnia się i rozlicza.
Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, grunty i prawa zakwalifikowane do nieruchomości inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników. W podobny sposób należy zinwentaryzować należności sporne i wątpliwe i z tytułów publicznoprawnych. Również inne aktywa i pasywa należy inwentaryzować w ten sposób, jeśli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe.
Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostce składniki aktywów będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Inwentaryzację należy przeprowadzić według stanu na ostatni dzień każdego roku obrotowego, zgadza się?
Tak, jednak w świetle ustawy termin ten uważa się za dotrzymany, jeśli inwentaryzację składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych – rozpoczęto nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, zaś ustalenie stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych; przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
W przypadku zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową inwentaryzację wystarczy przeprowadzić raz na dwa lata.
Raz na cztery lata należy przeprowadzić inwentaryzację środków trwałych, nieruchomości zaliczonych do środków trwałych i inwestycji oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną należy zinwentaryzować raz w roku.
Kolejny etap to wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy. Na czym polega ten element prac do wykonania?
Na tym etapie należy się przyjrzeć aktywom i pasywom, które będą wykazane w sprawozdaniu finansowym pod kątem prawidłowości ich wyceny. Ustawa o rachunkowości wskazuje, jak należy wycenić poszczególne kategorie aktywów i pasywów. Zgodnie z nią środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wycenione są według cen nabycia lub kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych), pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. Nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji można wycenić również według ceny rynkowej bądź inaczej określonej wartości godziwej.
Zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, natomiast zobowiązania finansowe mogą być wyceniane według skorygowanej ceny nabycia, a jeśli przeznaczone są do sprzedaży w okresie do trzech miesięcy – według wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej. Aby zapewnić kompletność zobowiązań na dzień bilansowy, tworzone są rezerwy, które należy wykazać w uzasadnionej, wiarygodnie oszacowanej wartości. Zgodnie z art. 35b ustawy o rachunkowości rezerwy tworzy się przede wszystkim na pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postępowania sądowego.
Właściwe oszacowanie rezerw może stanowić spore wyzwanie dla jednostek.
To prawda. W przypadku rezerw pracowniczych spółki często korzystają z usług aktuariuszy. W przypadku spraw sądowych, których skutki trudno jest ocenić (szczególnie w początkowej fazie postępowania) zarządy wspomagają się opiniami prawnymi przy określeniu kwoty, która powinna zostać ujęta w bilansie.
A jak postąpić, jeśli spółka ma aktywa i pasywa wyrażone w innej walucie niż złoty?
Jeśli jednostka posiada aktywa i pasywa wyrażone w walutach obcych, to zgodnie z art. 30 ustawy o rachunkowości należy je, nie rzadziej niż na dzień bilansowy, wycenić, aby w bilansie zaprezentować ich wartość w walucie polskiej. Składniki aktywów (z wyłączeniem udziałów w jednostkach podporządkowanych wycenianych metodą praw własności) i pasywów wycenia się po obowiązującym na dzień bilansowy średnim kursie ogłaszanym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski. Jeżeli aktywa i pasywa są wyrażone w walutach, dla których NBP nie ogłasza kursu, to kurs tych walut określa się w relacji do wskazanej przez jednostkę waluty odniesienia, której kurs jest ogłaszany przez NBP.
Aby mogło powstać sprawozdanie finansowe, muszą zostać zamknięte księgi rachunkowe. Czy to prawda?
Zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości księgi zamyka się na dzień kończący rok obrotowy. Przy sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego należy więc zamknąć księgi rachunkowe. Ważne jest, żeby księgi rzeczywiście zostały zamknięte po sporządzeniu i zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, aby bezwzględnie nie było możliwości dokonania zmian w okresie, za który sporządzono sprawozdanie finansowe. Ewentualne błędy koryguje się wówczas w okresie bieżącym.
Czy w firmach, których sprawozdanie finansowe jest badane przez biegłego rewidenta, wszystkie te etapy są przez niego sprawdzane?
W przypadku objęcia sprawozdania finansowego badaniem wszystkie etapy sporządzenia sprawozdania finansowego przebiegają bardzo podobnie. Biegły rewident powinien uczestniczyć w spisie z natury zapasów, gdyż wymagają tego standardy badania. Należy o tym pamiętać, aby uniknąć zastrzeżenia w opinii. Po sporządzeniu wersji sprawozdania finansowego do badania nie zamyka się ksiąg rachunkowych, gdyż badanie przez biegłego rewidenta zwykle skutkuje korektami. Po badaniu sprawozdania finansowego biegły rewident przedstawia korekty, które jednostka ujmuje w księgach i sporządza ostatecznie sprawozdanie finansowe. Do tego sprawozdania biegły rewident wydaje sprawozdanie zawierające opinię. Następnie ostateczne sprawozdanie finansowe zbadane przez biegłego rewidenta jest zatwierdzane przez odpowiednie organy jednostki.
Choć badanie sprawozdania finansowego nie wpływa istotnie na sam proces jego sporządzenia, to związane jest z przygotowaniem licznych dokumentów i wyjaśnień. W toku badania biegły rewident pozyskuje dowody badania. Przedstawienie takich wewnętrznych dowodów bądź pomoc w pozyskaniu dowodów zewnętrznych (na przykład listów z banków lub od kancelarii prawnych) wymaga dodatkowej pracy ze strony służb księgowych i zarządów spółek.
