Kryzys związany z ogłoszoną pandemią koronawirusa przyspieszył rozwój wielu technologii, które są wdrażane nie tylko w dużych, ale i w mniejszych firmach. Podpis elektroniczny może pomóc przedsiębiorcom, którzy borykają się z ogromem biurokratycznych obowiązków oraz nadmiarem papierowej dokumentacji. Istnieją również inne formy poświadczania zgody nie na dokumencie papierowym, lecz drogą elektroniczną.

lukasbieri/Pixabay

Masz umowę do podpisania? Zrobienie tego przy pomocy podpisu elektronicznego jest proste, wygodne i skuteczne. Przedsiębiorca odbiera i podpisuje dokument na swoim urządzeniu, a prawnie obowiązująca umowa może być zawarta nawet w kwadrans – bez drukowania, kopiowania, wysyłania jej pocztą oraz czekania w nieskończoność na złożenie podpisu przez wszystkie strony i odesłanie. By to zrobić skutecznie, wystarczy mieć smartfona, tablet lub laptop z dostępem do internetu.

Małe firmy są zainteresowane

Digitalizacją swoich procesów są zainteresowane szczególnie firmy działające w takich obszarach jak finanse, sprzedaż, HR leasing itd. Według danych Europejskiego Funduszu Leasingowego z podpisu elektronicznego korzysta obecnie już 22 proc. firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, a kolejnych 64 proc. planuje go wdrożyć w ciągu najbliższych trzech lat. Można więc z powodzeniem mówić o zbliżającej się cyfrowej rewolucji także w mniejszych firmach.

Rzadziej tą formą poświadczania umów zainteresowane są firmy transportowe (53 proc.) oraz produkcyjne (43 proc.), ale też nie wykluczają wdrożenia podpisu elektronicznego w perspektywie najbliższych 2-3 lat.

Co interesujące, przedsiębiorcy uważający podpis elektroniczny za dobrą opcję reprezentują częściej mikrofirmy niż małe firmy. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw jest to odpowiednio: 18 i 22 proc. wszystkich firm.

Zadbać o bezpieczeństwo

Trzeba przy tym pamiętać, by podpisywane drogą elektroniczną dokumenty były dobrze zabezpieczone. Jest to niezwykle ważne, bo firmowe dokumenty najczęściej zawierają wrażliwe dane – m.in. osobowe i finansowe. Bezpieczeństwem powinien kierować się przedsiębiorca na każdym etapie zawierania umowy – od jej spisania, przez przedstawienie kontrahentowi, a potem przy zawieraniu oraz archiwizowaniu umowy. Dobre praktyki dotyczące bezpieczeństwa obejmują m.in. szyfrowanie plików, tworzenie kopii zapasowych i przetwarzanie danych wyłącznie w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Przedsiębiorcy, którzy nie uważają stosowania podpisu elektronicznego (wiążącego się z okresową koniecznością certyfikacji) za potrzebne, mogą korzystać też z Profilu Zaufanego. Jego wyrobienie nie jest żadnym problemem – w prosty sposób można to zrobić za pośrednictwem swojego banku.

Poprzedni artykułSamoloty „duchy” nad Europą
Następny artykułFinlandia stawia się Unii