Na rynku pojawił się interesujący e-book wydany przez „Mecenas.iT” firmy JMK Computerate, w którym znajdujemy użyteczne porady, jak radzić sobie z obecnym kryzysem. Chociaż napisany został z myślą przede wszystkim o kancelariach prawnych, które borykają się z różnymi problemami, ma on uniwersalny charakter. Wskazówki w nim zawarte mogą być bardzo użyteczne także dla małych i średnich przedsiębiorców z innych branż i sektorów.
Przede wszystkim – z dbałości o koszty – nie powinno się pochopnie zwalniać ludzi. Pierwszym bowiem odruchem w firmie najczęściej bywa cięcie kosztów zaczynające się zwykle od wydatków na administrację. Autorzy e-booka ostrzegają przed pułapką związaną z pochopnymi ograniczeniami kosztów osobowych: przejęcie przez specjalistów w swojej dziedzinie czynności typowo administracyjnych może doprowadzić do ich przeciążenia i do zmniejszenia przestrzeni na pracę z klientami. Ostateczny rezultat tego może być tylko jeden – spadek dochodów firmy.
Zanim zwolnisz ludzi
Stojąc przed perspektywą cięcia kosztów osobowych w mniejszej firmie należy najpierw poszukać odpowiedzi na kilka pytań. A zatem: kto wykona pracę zwalnianej osoby? Czy mamy siły i środki, aby tę pracę przejąć? Czy zwolnienie tej, a nie innej osoby, nie spowoduje odejścia części klientów? I wreszcie: czy po okresie kryzysu będę w stanie odbudować stosowne kompetencje w sensownym czasie?
Przy świadczeniu profesjonalnych usług liczą się wiedza i doświadczenie specjalistów oraz wypracowane relacje z klientami. „Zwykle zatrudnienie i wyszkolenie pracownika o porównywalnych umiejętnościach do zwolnionej uprzednio osoby jest znacznie droższe i bardziej czasochłonne niż utrzymanie zatrudnienia” – czytamy w e-booku.
Jak podejść do wydatków firmy?
Jak zatem poradzić sobie z koniecznym cięciem kosztów? Jak zrobić to tak, żeby sobie nie zaszkodzić? Tu znajdujemy praktyczne i szczegółowe porady. W pierwszym rzędzie należy przeprowadzić specyfikację wszelkich wydatków firmy z podziałem na te niezbędne (typu księgowość, biuro, telefony, utrzymanie strony internetowej), te „ułatwiające pracę”, czyli dotyczące obsługi i rozliczania klientów, te „inne”, czyli np. marketing czy wspomagające rozwój osobisty oraz wydatki „zbędne”, za które przedsiębiorca płaci, a często z nich nie korzysta (prenumeraty, karty SIM, wynajmowane maszyny wielofunkcyjne itp.). Zredukować należy przede wszystkim wydatki z pozycji „inne” i – oczywiście – „zbędne”. Zwłaszcza, jeśli właściciel firmy nie jest do nich w pełni przekonany. „To dobry powód do rozmowy z podwykonawcami (dostawcami produktów/usług) o efektywności tych kosztów” – czytamy.
Należy jednak unikać przy tym pochopnych decyzji: choć zakup i utrzymanie serwerów w firmie często niemało kosztuje, należy zabezpieczyć profesjonalne zarządzanie serwerem, by nie stać się celem coraz sprytniej działających hakerów. Niemniej i tu można zmniejszyć koszty np. wynajmując serwer wraz z jego obsługą w zewnętrznej firmie (czyli utrzymując go w outsourcingu).
Oszczędności przy zarządzaniu firmą
Zdaniem autorów e-booka warto też przyjrzeć się bliżej organizacji pracy przedsiębiorstwa wypisując wszystkie podejmowane działania oraz przypisując do nich niezbędny czas na ich realizację. Tu należałoby dokonać podziału na działania o charakterze merytorycznym (obsługa klientów) i administracyjnym. Które czynności są niezbędne, pomagają prowadzić biznes i sprzedawać? A które stanowią może tylko stratę czasu? Te drugie można śmiało wyeliminować.
W dalszej części opracowania znajdujemy konkretne i napisane przystępnym językiem rady, w jaki sposób zwiększyć efektywność pracy firmy, w tym jak właściwie zarządzać płynnością. Nie ujawniając szczegółów, szczerze zachęcamy do sięgnięcia po ten darmowy e-book (pod nazwą „Porady na kryzys – wskazówki dla kancelarii prawnych”). Można go ściągnąć ze strony: https://mecenasit.pl/tag/ebook-kancelariawkryzysie/.
